これまで Evernote 日本語版ブログでは、たくさんのユーザの方に Evernote の活用方法を伺ってきました。では、そんな Evernote 日本法人で働く社員自身は、どんな風に Evernote を使っているのでしょうか。今回はマーケティング・広報担当、間島ゆかりの活用法をご紹介します。
一つのノートで日々の ToDo を管理
――マーケティング・広報という業務は、とても幅の広いお仕事ですよね。
間島：はい。こういったインタビュー記事の企画・進行や、SNS 投稿の企画、メディアの取材対応、イベントの運営・レポート、雑誌やネットメディアで出た記事の分析など業務は多岐にわたります。
――その中で Evernote をどのようにお使いなのでしょうか。
間島：主な使い方の一つが ToDo 管理です。別の専用アプリをいろいろと試してみたのですが、どれもしっくりこなくて、それなら普段から使っている Evernote のチェックリストでやってみようと思いました。使ってみると、自分には Evernote が合っていました。
ToDo で使うノートは一つだけです。これをショートカットに設定して、すぐに見られるようにしています。
前日の夜、または朝の通勤中に「今日やるべきタスク」をチェックボックスと一緒にメモしておき、終わったらチェックをつけておきます。チェックをつけたタスクは、その日の仕事終わりか、帰りの電車で消してしまいます。
そして翌日はまた、やるべき仕事を書き込んで、終わったらチェックをつけて移動して……の繰り返しです。
締切はまだ先だけど近い将来やらないといけないことは、同じノートの下の方にリスト化しておき、締切が近づいたら「今日やるべきタスク」に移動して同じように消化していきます。
特に重要なタスクはボールドや赤字にして目立たせるなどの工夫もしています。
――過去の ToDo を残さずに同じノートに上書きしていくというのが面白いですね。
間島：ノートがやたらと増えてしまうのが嫌だったのです。ToDo を後から見返すことはしませんし、いかに効率よくいろいろなことを面倒なく管理できるかを考えて今のやり方にたどり着きました。
取材での広報素材のやりとりは公開リンクを活用
――ToDo 管理以外ではどんな使い方をされていますか。
間島：広報素材の管理にも使っています。メディアから問い合わせを受けた際、会社情報やロゴなどを先方に送ることがあるので、最新のものを Evernote に入れて管理しています。
Evernote でしたらファイルの形式関係なく入れられますし、「この画像は何なのか」という簡単な説明を加えておくこともできます。最新の会社概要、代表の略歴、写真、ロゴ画像、使用規定などを「広報素材」のノートブックにまとめておくと便利です。
たとえばロゴの場合は、このノートの公開リンクを先方に送るだけなので、とても楽ですよ。
これがメールですと、重い写真はクラウドストレージで、テキストは添付して……と素材ごとに送り方を変えなければならず、かなり面倒です。
それに Evernote の公開リンクでしたら、途中で素材が更新されても問題ありません。メールの場合は相手がダウンロードしたものは更新できないので、もう一度送る手間がかかりますよね。
――過去の素材は残してあるのでしょうか？
間島：Archives というノートブックがあり、もう使わなくなった素材などはすべてそちらで保管しています。
こうしたノートブックには社員全員が参加しているので、仮に私以外の者が素材を必要としたときでも、私を通さずにすぐ対応できるのです。
――雑誌などでは記事の確認や校正で何度も相手とやりとりしますよね。
間島：PDF で送られてきた記事をチェックするのですが、修正は Evernote の機能を使って直接 PDF に書き込んでしまいます。文章で指定するよりも、ページに直接書き込んだ方がわかりやすいのです。
そして、そのまま Evernote の公開リンクをメールに張って先方に送ります。もしロゴなどの素材が必要でしたら、それも一緒に入れて返しています。
“連絡”と”それに伴う作業”の両方を一つのアプリで完結できる
――ブログのインタビュー記事の進行管理ではどのように Evernote を使っているのでしょう。
間島：インタビューでは先にヒアリングをして大まかな回答をいただくのですが、それをノートにまとめておき、ライターさんなどの関係者とノートを共有しています。インタビュー本番では、同じノートに受け答えなどを記録しながら、音声の録音も行います。こうすれば、後日改めてライターさんと取材メモを共有する必要もありません。
――雑誌やネットメディアで出た記事の分析にも Evernote を？
間島：機能に関する主要なアップデートなどはメディア向けにプレスリリースとして配信しているのですが、その結果、どのメディアでどういった記事がどれだけ出たのか、反響はどうだったのかなどをチェックして報告書を作ります。
報告書の作成には一般的に PowerPoint などを使うのでしょうけど、私は Evernote のノートで作成しています。社内向けの資料なので、作成にはなるべく手間をかけず、社内での共有もノートを共有するだけです。
社外のセミナーに参加したときや Evernote 社員が登壇するイベントでも同じようにしてレポートを作ります。現地ではスマホを使って記録用の写真を撮り、Evernote にテキストメモと一緒に保存。そのノートをそのまま同僚に共有すれば、メモをもとにもう一度まとめ直す必要もないので楽ですね。
――マーケティング・広報業務で Evernote が便利だと思うポイントはどこでしょう。
間島：マーケティング・広報業務は”連絡・調整”と”それに伴う作業”を頻繁に行います。Evernote の長所は、その二つを一つのツールでできることです。Evernote がなければ、原稿の修正は PDF ビューワーやテキストエディタで、イベントレポートの作成は Office ソフトで、そしてそれらを共有するためにはメールやチャットツールなどを使わなければなりません。Evernote でしたら、そのすべてが一つのアプリで完結できるんです。
Evernote にとりあえず入れることで心的ストレスが減少
――最後にプライベートでの使い方も教えてください。
間島：いろいろなことに使っています。たとえば料理のレシピの保存や、趣味の野球観戦の記録。旅行のときはオフラインノートブックで必要な情報を管理しています。実際、ローミングができない環境でホテルの場所がわからず困った経験があるのですが、Evernote のおかげで助かりました。
女性におすすめなのはストックしてある化粧品の写真を撮って入れておくこと。すでに持っているのに、同じものを買ってしまうことってありますよね。ストックがある化粧品をノートブックにまとめて入れておけば、お店で確認することができるので、無駄遣いを防ぐことができます。面倒に感じるかもしれませんが、長期的にはメリットだと思います。
どんな情報も Evernote にとりあえず入れておくようにすると、心的ストレスが減ると思いますよ。
――ありがとうございました。
