使い方と事例

Evernote の検索機能を使うポイントを紹介します。

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新しいプロジェクトをはじめる際のアイデア出し、自由闊達なブレインストーミング、進行案件の振り返りなど、ビジネスにはさまざまなシーンがあります。どのタイミングであっても「データ」や「資料」を活用、共有しながら進めていくことが多いでしょう。

デジタルデータも、紙やホワイトボードといったアナログな資料も、Evernote に集約をするのが効率化への第一歩です。Evernote の売りのひとつでもある、強力な検索機能を活用すれば、欲しい情報にすぐ出合えて、仕事のスピードをアップできます。

データの集約は簡単です。

Web ページや YouTube 動画は『Evernote Web クリッパー』をインストールすれば、最短 2 クリックで保存できます。

紙資料や名刺はスマートフォンで撮影するか、ScanSnap Evernote Edition スキャナのようなドキュメントスキャナで読み込みましょう。Evernote では添付した画像内の文字も検索対象になりますので、とても便利です。

今回は「仕事で役立つ便利な検索術」と題して、Evernote の検索機能を使うポイントを紹介していきましょう。

1.Evernote、キホンの検索

ノートが集まってきたら、検索してみましょう。iPhone・iPad 版、Android 版の Evernote では、ホーム画面の上部メニューバーに表示される虫眼鏡アイコンをタップすると、検索窓が表示されます。Windows 版、Mac 版では常に右上に検索窓が表示されています。

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見つけたい資料に関するキーワードを打ち込めば、Evernoteがデータの名前、内容、タグから、ヒットする資料を高速でリストにしてくれます。

また、最近の検索履歴を再度利用したり、特定の検索を保存することもできます。

2.知っていると捗る、便利な「検索構文」

Evernote の検索をさらに上手に使うコツがあります。その名も「検索構文」。

特定の文字列をまず検索窓に入力し、その後で検索したいキーワードを打ち込むと、検索する資料の対象を絞り込めたり、任意の資料を省いた上で検索ができたりします。たとえば、以下のように。

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この場合の「intitle:」が検索構文にあたります。「ノートの題名に『プレゼン』を含むデータだけを検索する」という意味です。

多くの検索構文が Evernote には用意されています。ナレッジベースに一覧がありますが、代表的かつ、知っていると捗る検索構文をいくつかピックアップしてみました。

intitle:
ノートの「題名」に絞り込んで検索する。
例)「intitle:プレゼン」と入力すると、題名に「プレゼン」を含むノートだけを検索できます。

notebook:
指定したノートブックに含まれるノートだけに絞り込んで検索する。
例)「notebook:コミュニケーション術」と入力すると、「コミュニケーション術」ノートブック内のノートだけを検索できます。

any:
検索ワードの「いずれか」に一致するノートだけを検索できます。
例)「any:議事録 進捗」と検索すると「議事録」か「進捗」のどちらかを含む、すべてのノートが表示されます(「any:」を書かない場合は、「議事録」と「進捗」の両方を含むノートのみが表示されます)。

resource:
特定の種類のメディア(音声、画像など)を含むノートだけを検索する。
例)「resource:image/jpeg」と入力すると、JPEG画像が含まれたノートだけが表示されます。

3.検索は、こんなときに使える!

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Evernote の検索機能は、あなたのビジネスやプロジェクトを前向きに、素早く進めてくれるだけでなく、時としてアイデアのひらめきを与えてくれることも。活用できるシーンはさまざまですが、こんな使い方はいかがでしょう。

ひとりブレインストーミング
アイデアを求められる場で黙ってしまうのは、チームのためになりません。まずはミーティングに臨む前に、自分の考えをまとめる「ひとりブレインストーミング」をしてみましょう。

新しいプロジェクトの「ノート」を作り、考えたことや思いついたことを書き留めるだけでなく、裏付けとなる資料や先行事例を集めたデータから検索し、まとめていくのです。Web 版の Evernote ならブラウザのタブを 2 つ作り、どちらにも Evernote を表示(いわゆる「2 窓」)をして、片側にメモしていくといいでしょう。画像もコピー&ペーストできます。

会議を盛り上げる「使えるアイデアストック」
ミーティング中には、プロジェクターに PC をつなぐ、またはタブレットで Evernote を利用します。会話の途中で、参考になりそうな資料や事例を思いついたら、早速検索してメンバーに見せて共有しましょう。よく、Facebook や Twitter で「参考になった!」とメモ代わりにポストすることもありますが、SNS は意外に検索が弱いもの。また、うろ覚えの Web ページだと、Google でも目的の資料へたどり着くまで時間がかかることも……。Evernote へのストックが、あなたの頭の中とつながる「本当に使えるメモ」になります。

チームメンバーとのプロジェクト進行
Evernote はノートの共有はもちろん、ノートブック単位での共有もできます。アイデアボードやプロジェクトの議事録を共有ノートブックに集約しましょう。また、「リンクの共有」で生成された URL をメールやメッセージで送信し、そこへメンバーがアクセスするだけで、すぐに共有できます。会議の資料や誰かの発言を振り返る際は、上記の検索構文から「notebook」を使えば、このプロジェクトに関することだけに絞り込めるので、より早くたどり着けますよ。

補足:検索で見つけやすくなるヒント

Evernote はカメラやスキャンで読み込んだものも OCR 機能で検索可能になりますが、データ化する精度によってはうまくいかないこともあります。「見つけるための手がかり」を残しておくとさらに安心です。

よく調べそうな単語にはタグを振ろう
仕事の場面で使うのであれば、調べそうな単語をタグにして登録しておきましょう。また、「プレゼン」「パワーポイント」「リーダー」「アイデア」「企画」など、自分が悩みがちな単語をタイトルや本文に書き入れておくと、検索で引っかかりやすくなります。

ドキュメントスキャナを活用しよう
ネクタイやスーツ、あるいは靴、カバン。ビジネスパーソンの必携アイテムは数あれど、これからは紙データを高精細でデジタルデータとして読み込めるドキュメントスキャナが必携かも。会議資料から、ポストイットに書いたメモまで、アイデアの種は、どこで芽吹き、育つか、わからないものです。ScanSnap Evernote Edition スキャナなら Evernote での使いやすさを考えた仕様になっていますので、よりスマートなデジタル化が進むはずです。

Evernote で日々の業務効率をアップして、本当に使いたいことに時間を使えるようにしていきましょう!

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