働き方が多様化する現代のビジネスパーソンにとって、生産性をどう保つかは重要な問題です。
Evernote はメモを記録するだけでなく、生産性を高めるための機能が用意されています。
今回は「フリーランスの Web ディレクターとして活動する、江波野ハナコさん」の 1 日をなぞりながら、Evernote の便利な機能をご紹介します。
予定を確認しスムーズに仕事に取りかかる
8:30、今日 1 日の予定を確認して、仕事をスタート。
ディレクターとして携わる複数のプロジェクトを効率良く進めるためには、スケジュール管理が欠かせません。スムーズに仕事に取りかかるため、朝は予定の確認からスタートです。
Evernote を立ち上げホーム画面を開けば、Google カレンダーと連携可能なカレンダーのウィジェットで、その場で今日の予定が確認できます。表示された予定から関連するノートを検索したり、簡単に新規ノートを作成したりできます。
ディレクターとして携わる複数のプロジェクトを効率良く進めるためには、スケジュール管理が欠かせません。スムーズに仕事に取りかかるため、朝は予定の確認からスタートです。
Evernote を立ち上げホーム画面を開けば、Google カレンダーと連携可能なカレンダーのウィジェットで、その場で今日の予定が確認できます。表示された予定から関連するノートを検索したり、簡単に新規ノートを作成したりできます。
PROFESSIONAL、TEAMS のプランでは、複数の Google カレンダーと連携して予定を表示することができます。例えば、プロジェクトごとに複数の Google アカウントを使い分けている場合でも、わざわざ画面を切り替えずに、一か所ですべての予定を確認することが可能です。
タスクを漏れなく管理する
11:00、チームメンバーとの定例ミーティング。
プロジェクトにはさまざまなメンバーが関わります。デザイナーやコーダーなど、各メンバーの状況を把握することも Web ディレクターの大切な仕事です。
定例ミーティングで進捗を確認し、次にやるべきタスクが明らかになったら、ミーティングの議事録でそのままタスクを管理することができます。
いろいろなノートにタスクが散らばっていても心配ありません。サイドバーからアクセスできるタスクビューでは、ノートやノートブックをまたいでタスクを一覧でき、期限やフラグの有無などでソートすることも可能です。
もちろん、タスクビューから元のノートへスムーズにアクセスできます。（タスクビューは、PERSONAL、PROFESSIONAL、TEAMS のプランで利用可能です。）
PROFESSIONAL、TEAMS のプランでは、タスクを他の人に割り当てして進捗を管理することもできます。
相手が Evernote を使っていなくてもメールアドレスによる割り当てが可能で、割り当てられた側は、メールからアクセス可能な専用の画面でタスクをチェックし、完了のマークを付けることもできます。
ちょっとしたこともすばやくメモに残す
12:30、お客様と電話にて打ち合わせ。
お客様から電話を受けたときなど「ちょっとしたことを・すばやく」メモしたいシーンでは、スクラッチパッドのウィジェットが役立ちます。
ホーム画面からすぐにメモを取れるので、電話メモ以外にも、例えば「思い付いたアイデアを忘れる前に書き留めておきたい」というときにも便利です。
PROFESSIONAL、TEAMS のプランでは、ホーム画面に複数のスクラッチパッドを設置できます。ウィジェット名や、ウィジェットの色を変更することができるので、例えば「水色のスクラッチパッドは電話メモ」「黄色のスクラッチパッドはアイデアメモ」というように、用途に応じて使い分けることも可能です。
スクラッチパッドで取ったメモは、後からノートに変換することもできます。
状況を常に把握する
17:00、1 日の最後にプロジェクトの進捗状況をチェック。
仕事とは、キャッチボールのようなものです。誰かにボールを投げたら、そのボールがちゃんと戻ってきているか確認することも、Web ディレクターの大切な役割です。
フィルタ済みのノートのウィジェットを使えば、状況把握に役立ちます。
例えば、先方に何かの確認を依頼している場合、関連するノートに “確認中” のタグを付けておきます。フィルタ済みウィジェットでタグが付いたノートを指定すれば、「現在、確認中のノートがどれだけあるか」を常にホーム画面に表示しておくことが可能です。
スクラッチパッドと同様、PROFESSIONAL、TEAMS のプランではフィルタ済みのノートのウィジェットも複数追加することができます。“確認中” の他にも、“保留中” や “納期打診中” というようにステータス別でタグを付け、それぞれウィジェットに表示すれば、ホーム画面で常に最新のステータスをチェックすることができます。
Evernote をチームでお使いなら、「ステータスが変わった際にはタグを付け替える」というルールにすることで、チーム内の業務の状況を把握するのにも活用できます。
現代のプロフェッショナルにとって、IT ツールはいわば「大工の七つ道具」のように大切な、仕事のためのアイテムです。
Evernote には、用途に応じて選べる複数のプランが用意されています。皆さまの生産性を上げる仕事道具として、Evernote がお役に立てましたら幸いです。
プランの比較はこちら： プランを比較して無料で利用開始 | Evernote
さらに詳しいプランごとの機能の比較はこちら： Evernote 登録プランの比較 – Evernote ヘルプ＆参考情報
