「働き方改革」の背景には、ご存じのとおり労働力不足という切実な問題があります。できるだけ多くの労働力を確保するために、より多くの人にとって働きやすい環境が必要です。仕事と子育てを両立できるような環境の整備も当然その中に含まれ、これに関しては、例えばフレックスタイムや在宅勤務制度の導入など、企業側の努力課題についてはよく話を聞きます。では、実際に働く側はどうでしょうか。
働き手がやるべきこと
私たちが仕事と子育てを両立させるためには、仕事の持ち帰りや残業をできるだけ減らす努力が必要です。ポイントは、労働生産性の向上。しかし、短期間で自分の知識量が 2 倍になったり、今よりも 50 % 多くの仕事を片付けられるようになったりすることはありません。また、1 日の中から睡眠と家事・育児の時間を差し引くと、仕事に使える時間をあまり増やすことはできません。逆に言えば、私たちにできることはシンプルです。自分の集中力を高めること、そして作業の無駄を減らすことで、少しずつ、確実に生産性を上げられます。
集中力を高めるには？
気が散る要素をできるだけ減らさなければなりません。例えば、アプリの通知。作業に集中したい時に、パソコンやスマートフォンの両方にひっきりなしに通知が届いていたら、高い集中力を維持するのは難しくなります。チャット、メール、SNS など色々なアプリから届く通知を一時的にオフにするか、必要最小限に絞るだけで効果を実感できるはずです。
また、複数の作業を同時にこなす「マルチタスク」はよく称賛されますが、それが逆に非効率になってしまうリスクもあります。メールの返信に充てる時間、報告書の作成に充てる時間、今日の優先タスクを整理する時間、といった具合に自分で時間配分を決めながら、今やるべき作業に対して最大限の集中力を発揮できる状況を作りましょう。
無駄な作業をしないためには？
仕事で扱うデータの量は増える一方ですが、それを整理することが大切です。膨大な量のデータを持っていても、その中で本当に必要な情報はほんの一部ではないでしょうか。さらに、最近は用途ごとにアプリを使い分けるのが当たり前なので、データの保存先もバラバラだったりします。大事な情報が埋もれてしまうのが一番怖いことですし、実際に私たちは情報の検索に毎日多くの時間を費やしています。そして例えば、必死に探したけど目的のファイルが見つからないという場合は、もう一度同じ作業をしなくてはならないかもしれません。このような無駄を排除していくには、利用するアプリやサービスの数を極力抑えながら、必要な情報をできるだけ一ヶ所に集めて「迷わない」ようにすることが重要です。
情報を一元化する
つい最近まで新しかった情報が、すぐに古くなってしまう時代です。本来なら、不要なデータを定期的に削除・破棄すればよいはずですが、データの増加スピードを上回る速さでそれを行うのはもはや現実的ではありません。結局のところ、PC やクラウドサービスに散在する大量のデータを緻密に管理するには限界があり、小さなフォルダをたくさん作ってもその状態を維持すること自体に労力がかかります。情報を整理する際のルールをあまり細分化しなくてもよいアプリ・サービスが、一番使いやすいものです。そのためには、保存するデータの形式や端末の種類が制限されないことが 1 つの条件となります。メモや原稿、メール、写真、プレゼン資料、PDF、名刺、Web ページなどの情報をまとめて保存できて、パソコン、スマートフォン、タブレットのどの端末からもアクセスできる場所です。
これは仕事に限らず、育児においても同じことが言えます。子育て中の人なら、例えば子供の出生時の身体データ、予防接種の記録、検診の日程、各種助成金の申請方法と URL、ベビー用品の商品名など、急に必要になる情報がたくさんあるからです。しかしながら、会社で利用するアプリに業務と全く関係のない情報を溜め込むわけにはいきません。
仕事とプライベートでそれぞれ自分にとって最も必要な情報を、1 つのアプリで扱えたら便利だと思いませんか？
仕事 ↔ プライベートを簡単に切り替えられる Evernote
他のアプリではあまり見られない特徴の 1 つとして、会社で法人版の Evernote を利用している場合、仕事とプライベートの領域が完全に分かれた状態で共存することができます。もちろん、それぞれのデータは別の場所に保管されますが、同じ Evernote アプリで会社用アカウントと個人用アカウントを簡単に行き来できるのでとても便利です。アカウントの切り替えにログアウト＆ログイン操作は要りません。
ちなみに Evernote の東京チームには 1〜3 歳以下の子供を持つ社員が半数ほどいますが、全員が Evernote アプリを仕事と子育てにフル活用しています。
