この記事は NTTドコモによる寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business
チームで案件情報を共有するとき、何をどこまで残すか、ルールを明確に決めているでしょうか。
営業において、一つの案件に対して顧客の検討から導入まで長い時間を要す場合、多くのやりとりと、その情報を履歴として蓄積する必要がありますが、同時期に多くの案件を抱えている場合、その進捗管理も大変です。
Evernote を案件の進捗確認ツールとして利用する
Evernote で管理することで、どこにいても、そこにアクセスすれば情報をしっかりと把握できる状況を作り出すことが可能です。例えば、「案件進捗」という共有ノートブックをつくり、そこには活動履歴、進捗状況、メモといった大小様々な情報をいれていきます。そうすることで案件全体の流れを追うことができ、進捗確認が把握しやすくなります。
集めた情報をきちんと活用できるようするには、ある程度フォーマットを作るのもアイデアです。以下の機能を使って、だれが見てもわかりやすいシンプルな構成にすることで、必要なものだけを探しやすくしてみましょう。
- タグ付け・・・担当者と拠点をつけて誰がどの交渉記録をつけているかが明確になります。
- 日付・・・ショートカット機能を使えば、簡単に今日の日付が可能です。
- リマインダー・・・次のアクションまで日数が空く場合、忘れないように設定ができます。
ノートリンクを使って詳細情報を分別する
名刺や、見積書や提案書といった資料もノートに入れる必要がありますが、何を入れるかルールを決めていない場合、そのノートの内容は作成する人によって差が出てきてしまいます。
進捗を見やすくする工夫として、詳細情報は別のノートブックに分別するのも手段の一つです。そのときに使えるのがノートリンク機能です。例えば、「名刺」「見積書」「提案書」を別のノートブックにいれておき、それらを案件管理ノートに関連づけます。案件管理のノートから貼り付けておいたリンクに飛ぶだけで、検索と確認作業の手間を減らすこともでき、結果として一つの案件を短時間で追えるようになります。
たとえば同じチームでも担当が違う場合、案件進捗の確認をそれぞれが行う必要がありますが、一つのノートに集約すれば、だれがどの段階をどの様に進めているかが把握できます。
営業チームのそうした動きを Evernote で「見える化」することで、営業全体の組織力アップにつなげてはいかがでしょうか。
このように案件管理にも使える Evernote Business は、Evernote の Web もしくは NTTドコモのビジネスプラスからお申し込み可能です。ビジネスプラスでは 1 アカウントからの請求書払いにも対応していますので、スモールスタートから始めたい、という方におすすめです。ぜひ Evernote Business をご利用いただき、便利さを実感してください。
