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使い方と事例 • 生産性向上

Evernote でつくる家族のつながりのカタチ

新しい生活様式の広がりによって、「人と人とのつながり方」にも、さまざまな変化が現れています。

ネットワーク技術や業務ツールの発展により、仕事においてはメンバーが離れていても効率よく「情報共有」を行い、チームワークを持って働くことができる環境が少しずつ増えてきました。

「チームでの情報共有」というと、このような仕事の文脈で語られることが多いですが、「家族」もまた、私たちの人生にとってかけがえのないチームだと考えると、情報共有の仕方で応用できることがたくさんあります。

今回は Evernote を使って、家族と情報を共有するためのヒントをご紹介します。

パートナーとの情報共有

現代は生活スタイルが多様化したことにより、パートナーとの役割分担も柔軟に変化するようになりました。お互いがそれぞれに働いていれば、普段から家事を分担したり、仕事のスケジュールに合わせて担当を調整したりすることも多くあります。

パートナーとの日常的なコミュニケーションはメールやチャットで行うことが多いと思いますが、「何回も繰り返し使う情報」や「頻度は少ないが一定のタイミングで必ず使う情報」などは、Evernote で情報をストックする場所を作っておくと便利です。

例えば、いつも使っている日用品のメモを作ってパートナーと共有しておけば、買い間違えを防ぐことができますし、仕事帰りに買い物を頼むときにもスムーズです。

また、「年賀状作成」のような毎年行うイベントも、今年どのように送ったかメモしておけば、来年の年賀状を作るときに参考にできます。

頻度が少ないイベントは、時間がたってしまうと「前回どうしていたか」を思い出したり、当時の情報を探したりするのがたいへんです。「たまにしかない」ことほど、メモを残しておくことがオススメです。

兄弟との情報共有

お互いの生活があると「離れて暮らしている兄弟と会う機会がなかなか取れない」ということがあるかも知れません。Evernote を使って、コミュニケーションのきっかけを作ってみましょう。

例えば、ノートブックの共有機能を使って「写真アルバム」を作り、お互いの家族の写真を共有して近況報告してみるのはいかがでしょうか。実家に残っている昔の写真を保存すれば、懐かしい思い出がいつでも見られるデジタル・アルバムにもなります。

写真はスマートフォンアプリのドキュメントカメラ機能を使ってスキャンすることもできますし、量が多いときには ScanSnap を使うと便利です。Evernote の「プレミアム」プランなら、ひと月あたり 10 GB までデータをアップロードすることができるので、写真がたくさんあっても安心です。

また「お互いに共通する情報」を共有しておくのもオススメです。例えば、Excel で親戚の住所録を作り Evernote で共有しておけば「年賀状を出す」「慶事で贈り物をする」といったときに、いちいち実家に住所を聞かなくても済みます。

Windows / Mac のデスクトップ版の Evernote では、ノートに添付されたファイルを直接開いて編集することができ、保存すればそのまま最新の内容が同期されるので、複数人でメンテナンスするのも簡単です。

メンテナンスした際にはファイルと一緒に更新履歴のメモを書いておくと、誰が何を変更していたのかが分かって便利です。

親との情報共有

2020 年末に行われた内閣府の調査によれば、2020〜2021 年のホリデーシーズンは全体の 2 割近くが「例年は帰省していたが今年は帰省しない」と回答しました。

「例年も帰省しておらず、今年も帰省しない」と回答した人と合わせると全体の半数を越えており、「離れて暮らしている親と、会える機会が減ってしまっている」という現状が伺えます。

こういうときこそクラウドのツールを活用したいところですが、世代の違う家族との間では「相手が情報共有のやり方やツールの使い方に慣れていない」という難しさがあります。

いくら便利なツールがあっても、相手にとって使いにくければ意味がありません。そんなときにはツールを使うことにこだわりすぎず、相手に合わせた情報共有の方法を考えてみることが大切です。

親とのやり取りはアナログな手紙や電話であったとしても、もらった手紙をスキャンしたり、電話で話したことをメモしたりして、こちらの手元で Evernote に保存しておくだけでも意味があります。

例えば「どんな親戚付き合いがあるのか」「住んでいる地域にどんな慣習があり、どう関わっているのか」といった情報は、親から直接聞かないと分からないことが多くあります。いざ聞こうと思っても、改めてタイミングを作るのはなかなか難しいものです。手紙や電話など、普段のコミュニケーションの中から情報を記録しておけば、将来的に自分が引き継ぐことになったときに役立ちます。

また、自分の親がこれからどんなライフプランを描いているのか、子どもに対してどうして欲しいのか、話を聞いたときに少しずつメモに残しておけば、後から見返すこともできます。

親とは直接ツールを使った情報共有ができなかったとしても、情報を Evernote でまとめて兄弟と共有し、一緒に家族の将来について考えてノートを更新していくのも良いかも知れません。

相手を想うことこそが「つながり」

先ほどご紹介した内閣府の調査によれば、新しい生活様式の広がりによって「同居家族と過ごす時間が増えた」と回答した人は全体の 70% 以上にのぼり、そのうち「増えた時間を保ちたい」と回答した人は 8 割を越えるという結果になりました。

もしかしたら、家族との「つながり」がこれほど見直されている時代は、今までになかったかも知れません。大切なのは「どのように家族とのコミュニケーションを取るのかを、改めて考えてみること」や「相手のことを想い、連絡を取ってみること」であり、それが家族との「つながり」を作ることに他ならないのではないかと思います。

その「つながり」を助けるものとして、Evernote がお役に立てましたら幸いです。

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