Evernote で作成したノートには文字や数字だけでなく、さまざまな形式のファイルを挿入することが可能です。
本記事では、表・区切り・添付ファイル・写真・チェックボックス・音声録音・スケッチ・URLの 6 種類のファイル形式を例にとり、ノートへの挿入方法について詳しく解説します。
プライベートはもちろんビジネスや学習用途など、多種多様な情報が 1 箇所にまとめられるのでぜひ参考にしてみてください。
・「表」の挿入方法
時系列で変化するデータを整理したり、商品やサービスを比較検討したりと、目的に応じて必要な大きさの表を簡単に作れるのが「表」の挿入機能です。
ノート左上にある青い十字の 「挿入ボタン」を押し「表」を選択すると、新規の表が挿入されます。
PC版の Evernote では表の周囲にカーソルを合わせると表示される「・」マークに、カーソルを移動させると「 + 」マークに変わリます。ここをクリックすることで、列や行の数を自由に追加することが可能です。
削除したい場合には任意のセルを選び、セル内右上に表示される下向きの矢印メニューから「選択した列を削除」もしくは「選択した行を削除」をクリックしましょう。
さらに、同じメニュー内からセルの結合や背景色の変更もできるため、内容に合った見やすい表が作成できます。
なお、セルに入力された文字の大きさや色の変更をはじめ、左揃えや中央揃えなどといった操作はノート上部にある書式メニューから実行することが可能です。
・「区切り」の挿入方法
「区切り」はノートのなかに、文字通り区切りとなる横線を入れるシンプルな機能です。
挿入したい場所にカーソルをもっていき、ノートの挿入メニューから「区切り」を選択してクリックします。
長文を入力する場合など、段落と段落の間に区切り線を入れることで文書を読みやすくすることが可能です。
表と添付ファイルや写真と写真の間などにも自由に挿入できるため、ノート内のさまざま情報が見やすく整理できます。
また、パソコンの画面でノートの横幅を変えたり、スマホの画面方向を縦や横に切り替えたりしても、線が途中で途切れたり 2 重に表示されたりするなど、見えにくくなる心配はありません。線の長さが自動的に調節されるのも便利なポイントです。
・「添付ファイル」の挿入方法
PDF やスクリーンショットの画像データなど、多様な形式のファイルを取り込みたいときに便利なのが「添付ファイル」の挿入機能です。
ノートの挿入メニューから「添付ファイル」を選んでクリック。
すると、中央にダイアログボックスが開きます。保存されている場所を指定し、目的のファイルを選択したうえで「開く」をクリックすれば完了です。
また、ファイルのタイトル部分をクリックするとオプションメニューが現れ、表示方法が選べます。
「添付ファイル形式」を選択しておけば、ファイル名だけのスッキリとした表示にすることが可能。たくさんのファイルを挿入する場合など、ノート内が煩雑になりにくいのでおすすめです。
・「写真」の挿入方法
ノートに写真を挿入する方法も、添付ファイルを挿入する場合と手順は同じです。挿入メニューから「写真」を選択するとダイアログボックスが開くので、目的のファイルを選んでみてください。
ただし、ここで選択できるのは JPG や PNG など、ノートに挿入可能な形式の画像ファイルに限られます。この点は、先ほどご紹介した「添付ファイル」の挿入機能と異なるので覚えておきましょう。
スマホの Evernote アプリの場合は、搭載しているカメラで写真を撮影することが可能です。「自動」と「写真」の 2 モードがあり、自動にすると書類部分を自動でスキャンし背景部分をカットするため、紙の書類を挿入する際に重宝します。
家電製品の取扱説明書など、保管場所に困る書類が簡単にペーパーレス化でき、見たいときには素早く検索できるので非常に便利です。
・「チェックボックス」の挿入方法
「チェックボックス」はタスクの進捗や目標の達成状況などが分かりやすく記録できる機能です。挿入メニューから「チェックボックス」を選択することで挿入できます。
コピー & ペーストで自由に追加ができるため、同じものを複数作りたい場合に何度も挿入操作を繰り返す必要はありません。
「チェックボックス」機能はノート上部のメニューから挿入できる「チェックリスト」と似ていますが、文中に複数個並べて挿入できるのと、チェックを入れても文字に斜線の入らない点が異なります。
・「音声録音」の挿入方法
Evernote は音声録音にも対応しています。IC レコーダーやスマホのボイスメモ代わりに利用することが可能です。挿入メニューから「音声録音」をクリックすれば、すぐに録音がはじまります。
録音を停止すると自動的にノートへ挿入されるので、ファイル名を入力したり保存ボタンを押したりする必要はありません。録音した音声はワンクリックで再生できます。
また、録音した日付と時刻がファイル名になるため、目的の音声データを探すときに便利です。
・「スケッチ」の挿入方法
挿入メニューの「スケッチ」をクリックすると入力用のパレットが開きます。ペンの種類・サイズ・カラーを選んだら、後は自由に描き込むだけです。消しゴムツールも備えているので、失敗を気にせずにどんどん描いてみましょう。
キレイな線や図形を描きたいときに便利なのが「図形の自動認識」ボタン。オンにしておくとフリーハンドで描いたグニャグニャの線を、キレイな直線に変換して入力することが可能です。
円・四角・三角といった図形も自動で認識されます。
そのほか、背景色や背景パターンを変更することも可能なので、描く内容や好みに合った入力パレットを試してみてください。
右上の「完了」ボタンをクリックすればノートに画像ファイルとして挿入され、スケッチモードが終了します。
・URL の直接貼付けにも対応
ノートにはウェブサイトの URL を直接貼り付けることも可能です。
リンク先の URL をコピー & ペーストするだけなので非常に簡単。編集メニューから任意のテキストに置き換えることも可能なため、後で見た際にどのサイトのリンクなのか分からなくなる心配はありません。
YouTube 動画の URL ならノート内で再生ができるなど、使い勝手は良好です。プレビュー画面の大きさを変更したり題名のみにしたりと、見やすい表示方法が選択できます。
ノートの内容と関連する動画や後で確認したいウェブサイトの URL を貼り付けておけば、見たいときにワンクリックで開けて便利です。
また「リンクを追加」機能を使えば、テキストに URL を貼り付けることも可能です。任意のテキストを選択し、右クリックで表示されるメニューから「リンクを追加」を選びます。
リンク先の URL を入力するかコピー & ペーストして「適用」ボタンを押せば完了です。簡単にハイパーリンク化できるので試してみてください。
今回ご紹介した形式の異なるファイルは、1 つのノートに混在して挿入することも可能です。
多種多様な情報を一元的に管理できるのが Evernote の魅力。プライベート・ビジネス問わずアイデア次第で活用方法は無限です。
Evernote にはこのほか、カレンダーの予定やタスクが挿入できる機能なども用意されています。本記事も参考に、自分に合った使い方を見つけてみてください。
