作業のやり直しは、仕事の生産性を下げてしまう大きな原因。また、同じミスを繰り返すことは、自己肯定感を下げてしまうことにもつながります。
でも、注意する・意識するといった心がけだけでは、ミスそのものをなくすことは難しいのではないでしょうか。そこで今回は「仕組み」として同じミスをなくすための仕事術をご紹介します。
メモを取るクセを付ける
ミスの原因には、大きく分けて「そもそも、タスクがあることを忘れてしまった」「タスクがどうなれば完了なのか、ゴールを誤って理解していた」の 2 つがあります。
「そもそも、タスクがあることを忘れてしまった」に対しては、メモを取ることが効果的。上司から指示を受けるとき、お客さまとの商談のとき、電話の応対をしたときなど、メモを取るクセを付けましょう。
ポケットサイズのメモ帳とペンを持ち歩くのがおすすめです。シーンを選ばずサッと取り出してメモするには、デジタル機器よりもアナログのメモ帳に軍配が上がります。
取ったメモは、なくさないように一カ所にまとめておきましょう。 Evernote のスマートフォンアプリなら、ドキュメントカメラ機能を使って手書きのメモをスキャンし、簡単に保存することができます。 Evernote に保存しておけば、なくす心配もなく、過去のメモを検索してすぐに探すことができます。
ゴール設定を明確にする
もう一つのミスの原因、「タスクがどうなれば完了なのか、ゴールを誤って理解していた」への対策としては、タスクが発生したときに「期限」と「アウトプット」の2つのゴール設定を明確にすることが大切です。
期限を明確にする
例えば、上司からタスクを依頼されたときに、締切があいまいなまま引き受けることはありませんか？こちらが「そんなに急ぎではないだろう」と思っていても、依頼者は違うことを考えているかも知れません。
期日を告げられない場合はこちらから確認する、「なるべく早く」など曖昧な期限を提示された場合には「では●月●日でよろしいですか？」とこちらから提案するなど、依頼者と具体的な期限を合意しておきましょう。
アウトプットを明確にする
例えば「来週の会議までに、競合サービスをリサーチして報告するように」と言われた場合に、どのように報告すれば良いのでしょうか。
いくつのサービスを調べれば良いのか。パンフレットや資料を入手しておく必要はあるのか。結論だけが知りたいのか。それとも詳細な報告書が必要なのか。相手の目的によって、どのようなアウトプットを提出すれば良いのかも自ずと変わってきます。
実際に作業を始めてみないと、アウトプットのイメージをつかめないこともあるかも知れません。そのようなときは「着手した直後」と「期限の半分まで進めたとき」の2回、依頼者と状況を共有しましょう。
まず、いったん着手した後、本格的に作業を進める前に自分なりに考えたアウトプットのイメージを依頼者に共有します。もし依頼者のイメージと違っていても、作業の当初で気がつくことができれば軌道修正しやすくなります。
次に、期限の半分まで作業を進めて、もう一度依頼者に共有します。この段階になれば、お互いにゴールのイメージをつかみやすくなっているはずなので、最終アウトプットについての具体的な議論ができるでしょう。
同じミスを繰り返さないよう記録を取る
ミスの記録を取る
ミスを繰り返さないために、記録を取っておきましょう。ポイントは「具体的な対策をセットで記録しておく」ことです。
例えば、書類に記載するお客さまの名前を間違えてしまった場合。「次回から気を付けてチェックする」では、具体的な対策とは言えません。「お客さまからいただいた名刺と照らしてチェックする」「自分でチェックした後に同僚にもチェックしてもらう」など、「どのようにチェックすれば、再発を防ぐことができるのか」というところまで、具体的に落とし込みましょう。
マニュアル化する
繰り返し行う作業は、マニュアル化しておくとミス防止につながります。
マニュアル化というと「ちゃんと文書化しないと」と身構えてしまいがちですが、「作業をした手順を記録しておく」だけでも十分です。前回の手順が分かれば二度目はスピードアップできますし、ミスした部分を併せて書いておけば、注意すべきポイントも明確になります。
どんなに注意していても、誰しもミスはしてしまうもの。大切なのは「発生したミスを再び起こさないために、何ができるか」の仕組みを考えることです。日々の小さな改善を積み重ねて、大きな成果へとつなげましょう。
