仕事で成果を上げていくためには、「急ぎではないが、重要な仕事」にフォーカスすることが大切だと言われます。
しかし、身の回りに様々な情報があふれ、日々たくさんのタスクに追われている状況では、なかなか難しいもの。「もっと集中して、本来、自分が価値を出すべき業務に取り組みたい」と思う方も多いのではないでしょうか。
今回は、忙しい日々の仕事のなかで集中力を高めるためのヒントをお届けします。
スケジューリングする
タスクの処理も、カレンダーに予定として入れる
通常だと、会議やアポイントといった「日時が決まっているもの」だけをカレンダーに入れることが多いと思いますが、タスクの処理も予定に組み込みましょう。
特に「急ぎではないが重要な仕事」は、日々のルーティンや飛び込みタスクによって後回しにされがちです。例えば「1 日 1 時間は重要な仕事に取り組む時間」として「先に」予定を押さえておくことで、少しずつでも確実に、重要なタスクを前に進めることができます。
重要な仕事は午前中に、ルーティンは午後を中心に
集中力も体力と同じで、1 日のスタートのときがもっとも高くなります。頭が冴えている午前中には、「急ぎではないが重要な仕事」や「複雑で難易度の高い仕事」の時間としてスケジュールを押さえましょう。
お昼ご飯を食べたあとは、眠くてなかなか集中できないと感じることはありませんか？ 昼過ぎや、疲れが出てくる夕方は「慣れていて、あまり頭を使わずにできる業務」をスケジューリングしておくと、集中力が下がっている時間も効率よく業務を進めることができます。
メールの通知は切って、確認タイムを設ける
次から次へとメールが届いて処理に追われてしまう……なんてことはありませんか？ せっかく集中しているのに、メールの通知に気を取られて途切れてしまうのはもったいないですよね。
例えば「朝の業務がひと段落した 11 時、昼過ぎの 14 時、ラストスパート前の 16 時」というように、メールは確認タイムを設け、通知を切っておきましょう。
リアルタイムで確認をしていないと心配になるかも知れませんが、タイムラグがあったとしても数時間。もし、本当に緊急の要件の場合は、声をかけられたり電話が掛かってきたりするので、意外に大丈夫なものです。
ツールを活用する
情報をひとつにまとめ、探しもので集中力を切らさない
「あれ、あのデータはどこのフォルダに保存してあったけ……」「こないだの会議のメモ、どこに書いてあったかな……」仕事中、探しものに費やしている時間は意外と多いもの。
探しものの間はタスクが前に進みませんし、探している途中で他のモノ・コトに目移りしてしまう可能性もあり、集中力を切らす原因になります。
こうした時間を減らすコツは「1 カ所にまとめておくこと」。例えば PC なら作業用のフォルダはひとつにする、手書きのメモなら 1 冊の手帳にすべてまとめるなど、「探す場所を 1 カ所にまとめておく」ことで、探しものにかかる時間を減らすことができます。
情報をまとめるために、ツールをうまく活用してみましょう。データをクラウドに保存できるツールなら、 PC からもスマートフォンからも同じデータを参照できるので、会社の内外を問わず、探しものに費やす時間を減らすことができます。例えば Evernote なら、手書きのメモも Word ・ Excel ・ PowerPoint といった PC のデータも 1 ヶ所に集め、検索ですぐに探すことができます。
タイマーを使って、作業時間をカウントダウンする
「やり始めれば集中できるんだけれど、なかなか手を付けられなくて……」ということはありませんか。手間のかかる業務や複雑な作業ほど、作業をやり始めるのに抵抗感を感じてしまいますよね。そんなときには、タイマーを活用してみましょう。
スマートフォンのタイマーアプリや、キッチンタイマーを使って時間を測り、「まずは 5 分間だけ」やるべきタスクに取り組んでみます。たったの 5 分で良いと思うと抵抗感が和らぎますし、5 分だけのつもりがやってみたらエンジンが掛かって、自然と集中モードに入ることができます。
チームで協力する
仕事をする以上、どんなに集中しようと思っても、誰かに話しかけられたり割り込みタスクが発生したりするもの。一人だけで対策を立てるには自ずと限界があります。コアな業務に集中し成果を上げるために、チームで取り組んでみることも大切です。
「集中タイム」であることを宣言する
「今は集中して作業に取り組みたい」ことを宣言しましょう。例えば、チームで共有しているカレンダーに予定として「集中タイム」と入れておく、チャットのステータスで「集中タイム」と表示する、デスクに「今は集中タイム中です（急ぎでなければメールでご連絡ください）」とカンバンを立てておくなど、周りに伝わるように準備しましょう。
「午前中は会議を入れない」「朝の2時間は、メンバー全員が集中タイムにして、話しかけない」など、チームで話し合ってルールを決めておいても良いでしょう。
イヤホンを付ける
受験勉強をしていたときに「イヤホンをすることで集中できた」という経験をお持ちの方もいるのではないでしょうか。一般的なオフィスワークだと仕事中にイヤホンをするというイメージが薄いかも知れませんが、エンジニアやデザイナー、翻訳者といった集中力を必要とするスタッフが多い企業では、イヤホンが普通に活用されている場面も多くあります。
電話や来客応対など、通常の業務に支障が出ないよう、例えば「集中タイムの 2 時間だけは、イヤホンを使わせてもらう」といったルールを作るなど、メンバー同士で無理なくできるように工夫してみましょう。
一人会議を開催する
どうしても一人で集中したいとき、オフィスで一人きりになるのはなかなか難しいもの。そんなときには、場所を変えてみるのも一つの手です。
会議室が比較的自由に使える、という場合におすすめなのは、「自分一人で会議室を予約する」というもの。机に資料を広げたり、ホワイトボードを大きく使ったりできるので、特に、アイデアを練る作業に効果的です。
ただし、ずっとこもりきりではチームワークに支障が出るので、事前にメンバーに許可を取って時間を区切っておきましょう。
忙しい毎日に追われていると、目の前のタスクをさばくことで手一杯になってしまいがちですが、ときには少し立ち止まり「自分は、どの業務にどれだけ時間を使っているのか」「本来自分の価値を発揮すべき仕事の領域は何なのか」を振り返ってみることも大切です。
集中と振り返りを活用して、ぜひ皆さんの「急ぎではないが重要な仕事」に取り組んでみてください。
