Evernote Business を会社でも使いたい。自分一人だけではなく、チームとして運用したい。でも具体的にどうすれば良いのか……
社長や役員みずからが Evernote ユーザで「会社で導入したい」という場合には話が早いのですが、現場からボトムアップで導入を進めるには、様々なプロセスが必要になるケースが多いと思います。
そこで今回は、私自身が前職で Evernote Business を導入した経験を踏まえて、社内で導入を進める際のヒントをお伝えします。
情シス部門／ IT 部門との関係を築く
普通に仕事をしていると「PC やネットワークのトラブルがあったときに声をかける」という関係性になってしまいがちですが、会社に新しいツールを導入しようとする際に、情シス部門／ IT 部門の協力は必要不可欠です。
お客さまとの関係もそうですが、相談ができる関係を作るためには、普段のコミュニケーションが欠かせません。
情シス部門／ IT 部門の役割を知る
会社のシステムを管理するうえでの最大のミッションは「システムが安定的に稼働すること」。例えば営業や企画部門だと、何か「新しいこと」が起こっている状況は良いことだという感覚がありますが、システムの運用上は「何も起こっていない状況」こそが最善。何も起きないように日々のチェックやメンテナンスを行い、会社のインフラを支えているのが情シス部門／ IT 部門なのです。
会社の温度感を知る
現代において IT はバックオフィスではなく、企業の成長をフロントで支える存在となりました。システムの保守・運用だけでなく、IT に求められる役割は多岐に渡り、より経営的・戦略的な提案が求められるようになりました。現場を安定稼働させつつ、新しいことを求められるのが、現代の情シス部門／ IT 部門です。
普通に仕事をしているとなかなか知る機会がありませんが、例えば「会社のルールとしてはクラウドを禁止しているけれど、実は上からクラウドを活用して経営を効率化させるような提案を求められている」といったような事情が、往々にしてあるもの。会社がどのような温度感を持っているか知っておくことは、ボトムアップで提案する際に大切なポイントです。
決裁の範囲を知る
導入プロセスにおいて、どこまでの決裁を得る必要があるのかを知ることは重要です。自分が所属するチームのリーダーが許可すれば良いのか、それとも、会社として社長の決裁が必要なのか。それによって、ひと口に導入と言っても複雑さがまったく違います。
Evernote Business は 1 ユーザあたり 1,100 円/月と手軽に始めることはできますが、それでも「導入プロセスにおいて何が必要なのか」という情報を、日々決裁に関わっている部門から得ておくことは大切です。
体制を整える
会社へ導入するためには、受け入れる体制を整えることが重要です。例えば、下記のような項目です。
データの範囲を明確にする
「営業に必要な情報のみをアップロードする」「お客さまからお預かりしたデータはアップロードしない」といったように、 Evernote Business で利用するデータの範囲を明確にしましょう。
使う範囲を明確にする
ユーザーは「外勤の営業だけ」、端末は「会社支給の端末だけとし、私用の端末にはインストールしない」など、使う人や端末の範囲を明確にすることは、会社の規模が大きくなればなるほど、管理上大切なポイントになります。
リスクへの対応を明確にする
例えば、端末紛失時の対策として「データの遠隔消去」ができるソフトをインストールしておくなど、リスクへの対応を明確にしましょう。
会社へ入社するときに結んでいることも多いですが、そもそも会社と従業員が「機密保持契約」を結んでいるかも確認しておきましょう。すでに結んでいる場合には、 Evernote Business を使うメンバーで改めて読み合わせをしてみるなど、メンバーのリテラシーを高めることも大切です。
小さく始める
社内の検討プロセスに上げるとき、関わる人や影響を受ける業務の範囲が大きいほど、プロセスは複雑になり、検討に時間がかかります。ボトムアップで行う場合には「小さく始める」ことが有効かもしれません。具体的には、下記のような方法です。
用途をしぼる
Evernote はいろいろな使い方ができますが、小さく始めるために最初は用途を限定するというのも、ひとつの方法です。
例えば「社内のすべての文書を電子化してペーパーレスにする」ではなく「名刺を管理する」といった形です。名刺はもともと「社外の人に渡すもの」であり、また最近ではスマートフォンのアプリで撮影してクラウド上で名刺を管理するサービスを使っている人も多いので、他の書類よりも「クラウド化する」敷居が低くできるかも知れません。
小さなムーブメントを起こす
会社全体、部門全体という大きな単位ではなく、例えば「営業部門の、国内営業部の、関東エリアチーム」といった小さなチーム単位で始めてみましょう。
自分が所属するチームであれば、サポートもしやすくなります。サポートのしやすさだけでなく「社内で使っている仲間を増やす」という点でも意味があります。
何かモノやサービスを売るときと同じで、導入を推進する本人が売り込むのではなく「Evernote 使ってみたけど、結構便利だよ」とクチコミで伝えてもらうことは、社内において大きな効果があります。
また、仲間を増やすために「同僚を Evernote のセミナーに連れて行く」というのも、一つの方法です。セミナーはリアルなイベントのほか、参加がしやすいオンライン形式のものもあります。
所属するチームや自分の立場にもよるので、「こうすればいい！」という絶対的な正解がないのが、会社への導入での難しいところですが、何かのヒントになれば幸いです。
Evernote Business では、無料のトライアル期間（1 ヶ月） もありますので、ぜひお試しください。
