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生産性向上

身の回りを整理して思考をクリアにする 5 つの方法

片付いていないことのデメリット

リモコンをどこに置いたかわからなくなったり、メールに返信するのを忘れてしまったり。片付いていない環境では、こうした小さな不都合が起こるものです。それだけではありません。2017 年の調査 (英語記事) によると、私たちは、置き場所を忘れてしまったスマートフォンや鍵やリモコンなどを探すのに、実に年間 2 日半も費やしているのです。またアメリカでは毎年失くしてしまったものを買い直すのに全体で年間 27 億ドル(約 2900 億円)も使われており、半数以上の人が探し物のために学校や仕事に遅刻したことがあるそうです。

片付いていないことは精神面にも影響があります。データ (英語) によると、自宅について「散らかっている」「やりかけのことが溜まっている」と答えた人は、「落ち着く」「ゆっくり休養できる」と答えた人に比べて、落ち込みや疲労感が強く、ストレスホルモンであるコルチゾールのレベルが高いことがわかっています。さらに、在宅勤務だったり休職中だったりする場合は、常に片付いていない環境に身を置くことになるので、その影響は一段と大きくなります。

このように、散らかっていることのデメリットは明らかですが、すっきり片付けるのは一筋縄ではいきません。ときめかないものを捨てるというのも一案ですが、持っているものの数に気を取られ過ぎないことも大切です。数を減らすことを目標にするのではなく、持っているものをうまく整理して生産的に活用することを考えましょう。また物理的なモノだけでなく、アプリやファイルなどのデジタルアイテムを整理することも忘れてはいけません。

仕事もプライベートもすっきり片付ける 5 つの方法

片付けの究極のゴールは、毎日に秩序を取り戻し、落ち着いてクリアな思考ができるようにすることです。それをどのような形で実現するかは人によって違います。ミニマリスト的なシンプルさを追求する人もいれば、色分けされたラベルを使ってわかりやすく分類することを好む人もいるでしょう。さまざまなアプローチを試してみて、自分に合った方法を選んでください。

手始めに次の 5 つを試してみましょう。

  1. ラベルやデジタルファイルの命名規則を決める
  2. 「草稿06」や「アイデア」といった漠然としたファイル名をつけてしまったことはありませんか。こうしたファイルも数が少なければ大した害はないのですが、同じようなファイル名が何百、何千と存在すれば、どのファイルがどれなのか区別できなくなってしまいます。検索しても似通ったファイル名が結果に並ぶので、その一つひとつを開いてみるという不毛な作業に時間を費やすことになるでしょう。

    そうならないために、自分なりの命名規則を決めておくとわかりやすく整理できます。難しく考える必要はありません。後から中身がすぐわかるような情報をタイトルやファイル名に含めればよいのです。たとえば、プロジェクト名、プロジェクトの種類、チームメンバーの名前、イニシャル、日付などを含めることが考えられます。「草稿06」とする代わりに、日付、タイトル、作成者名を使って「20200401_片付けの方法_EmilyEsposito」のようにします。

    自分に合ったフォーマットを見つけたら、一貫してそれを使うようにします。チームで使うファイルについては全員で合意し、ノートブックやファイルの階層にも命名規則を適用する必要があります。たとえば、Google ドライブの共有ドライブで「顧客名 > 年度 > プロジェクト名」という階層を作ったり、Evernote のノートブックとタグを組み合わせたりすることで、メンバーの誰もが「2018 年に顧客の○○社用に書いたプロジェクト」を簡単に見つけられるようにします。

    使いこなしのヒント:

    • 並び替えたとき、特殊文字(@、#、! など)は数字(0〜9)の前に、そして数字は文字の前に並びます。重要なノートやファイルは、名前の先頭に特殊文字を入れるとリストの一番上に表示できます。
    • 日付で整理したい場合は、YYYY-MM-DD の形式を使うと、日付順でもあいうえお順でも同じ結果になります。
  3. アプリ間の情報連携を自動化する
  4. 現代では、各種アプリに散らばっている情報を確認するために、アプリ間を行ったり来たりすることは珍しくありません。事実、ある調査によれば、私たちは仕事に必要な 35 個のアプリを 1 日に 1,100 回も行ったり来たりしている (英語記事) そうです。この状態は、仕事の生産性に影響するだけでなく、情報が失われてしまったり、アプリ内でサイロ化されてしまうリスクをはらんでいます。さらに、どのアプリでどのタスクが完了しているか管理するワークフローが煩雑になるため、すっきりとした頭で仕事に取り組むことが難しくなります。

    そこで、ZapierIFTTT というツールを使えば、よく使うアプリ同士を連携させて、情報が自動的に共有されるように設定できます。Zapier では、Evernote などのアプリを検索して、Zap(アプリを連携させる自動化ワークフロー)の一覧から使用したいワークフローを選ぶか、独自の Zap を作成できます。たとえば、Dropbox のファイルが自動で Evernote へ送られるようにしたり、Evernote で新規ノートが作成されたら Trello のカードが自動で作成されるようにしたりできます。

    IFTTT でも「アプレット」という既存のワークフローを検索して利用したり、独自のワークフローを作成して、Evernote の機能を拡張 (英語)できます。たとえば、Google カレンダーの予定に基づいて Evernote のリマインダーを自動作成したり、新しい WordPress の記事を自動で Evernote に保存して一ヶ所に集約したりすることが可能です。

  5. デスクのスペースを最適化する
  6. 紙類やポスト・イット® ノート、筆記具、お菓子など、ついつい置きっぱなしにしてしまい、デスクが乱雑になるのはよくあることです。しかし、デスクが散らかっているとストレスや不安が高まる (英語記事) ため、仕事の生産性に大きく影響します。ですから、捨てることができない必要なものはすっきりと整理しましょう。

    何も置かれていないデスクが最善というわけではありません。最適なデスク周りは一人ひとり異なります。

    整理整頓サービスを提供している STR8N Up のジェニファー・トルゥスデール氏は Money.com (英語サイト) の記事でこう言っています。「視覚的に物事を処理するタイプの人にとっては、すべてが見えないところにしまわれている状態というのは望ましくありません」。もし皆さんが視覚的な合図を必要とするタイプなら、文書や資料をデスクの上に置いておいてかまいません。ただ、色分けするなど何らかの分類方法を使って、何がどの状態なのか一目でわかるようにしましょう。

    デスクを片付けるもう一つの方法は、一日の流れを考えることです。最もよく使うアイテムを 3〜5 個考えて、それらは手の届くところに置き、それ以外はしまうようにします。あるいは、人間の自然な傾向である「線形処理」に合わせてデスクをアレンジするのも良いでしょう。その場合、電話やコンピュータなど「入ってくるアイテム」を左に置き、中央は作業スペースとして空け、ホチキスや完了した書類など「出ていくアイテム」は右側に置くようにします。

    自分が直感的に使えて、仕事の仕方や情報の処理方法にあった形がみつかるまで、さまざまなアレンジを試してみてください。

  7. ペーパーレス化で不要なものやゴミを減らす
  8. 先日、アースデイ (英語) が 50 周年を迎えましたが、無駄な紙類をなくすにはまだまだできることがあります。生活のデジタル化は進む一方でありながら、平均的なオフィスワーカーはいまだに年間 10,000 枚の紙を使っている (英語記事) そうです。その一部はリサイクルされますが、大部分はファイルキャビネットやデスクの上に放置されたりゴミになったりしています。

    紙で書類を管理していると、後から「Ctrl + F」で検索することはできません。ペーパーレス化を進めて、情報を探す手間を省き、物理的なスペースをすっきりさせましょう。

    ペーパーレス化に取り組む際は、まず今ある書類をしっかりと棚卸しして、そこから何が必要で何がリサイクルできるかを判断します。

    ペーパレス化に取り組む時の判断フロー図。手元にある紙類をシュレッド(細断)してしまっても良いのか、それとも紙面で残しておく必要があるのかなどを考慮した上で、紙面での保管が必須ではない書類は Evernote のスキャン機能でデジタル文書化してしまうという手があります。

    ここでのゴールは、できるだけ多くの紙書類をデジタルファイルに変えることです。法的な書類などの重要書類は紙で残しておく必要があるでしょう。ただその場合もスキャンしてデジタル化しておけば、バックアップにもなるので安心です。

    これまでの書類の山を片付けることができたら、今後どうペーパーレス化を進めていくかを計画します。新しいやり方を確立するのにはある程度時間がかかるので、わかりやすい会議の資料から変えてみることをおすすめします。プレゼン資料や議事録を印刷して配る代わりに、すべて Evernote に移動しましょう。プレゼン用のファイルと関連資料をまとめてノートに添付して、そのノートをチーム全員に共有すれば OK です。

    使いこなしのヒント: Evernote へ紙類をスキャンするのは、スマートフォンのカメラで簡単にできます。モバイル端末の Evernote アプリ内でカメラアイコンをタップして、カメラをスキャンしたいアイテムに向けるだけで撮影できます。

  9. 片付けを習慣にする
  10. 新しいオフィスや新居に移ったばかりのときや、半日かけてデジタルスペースを整理したとき、どれほどすっきりしていたかを思いだしてください。それなのに半年も経つと、デスクは散らかり、新しい整理方法や命名規則もいつの間にか使われなくなくなっているということは珍しくありません。常に整理された状態を保つには、継続するためのしっかりとしたプランが必要です。

    ここで紹介したヒントはどれも一度実践したら終わりではありません。日々のルーティンに組み込んだり、定期的に行ったりする必要があります。大きなイベントや会議に時間を割くように、片付けにも時間を割きましょう。リマインダーを設定して、毎日一日の終わりに 10 分間、物理的なスペースとデジタルスペースを片付けてもよいですし、毎週金曜日に 1 時間片付けに集中するのも一案です。

    片付けの時間にすることの例:

    • 職場または自宅にちらばっている書類やメモを集めましょう。それらを物理的な受信箱に入れるか、Evernote にスキャンします。
    • コンピュータのデスクトップを片付け、ダウンロードフォルダとゴミ箱を空にします。
    • デジタルの受信箱(新しい情報を受信するメールや Evernote などのツール)をすべて確認して、アーカイブしたり、特定のフォルダへ移動したり、削除したりします。

    使いこなしのヒント: GTD ウィークリーレビューテンプレートを使うと便利です。

    シンプルな毎日で思考もクリアに

    毎日をすっきりさせるのは片付けだけではありません。片付けは大切な一要素ですが、より包括的なアプローチも考えてみましょう。自分が落ち着いてクリアに考えるためには何が必要かを見極め、それを物理的なスペース、ワークフロー、アプリ、デジタルファイルに応用するようにします。

    また、すべてを捨てる必要はありません。とっておきたいものがあったら、自分が最高の仕事をするのに最適な方法で飾っておきましょう。

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