メール業務を効率化する Evernote を使ったテンプレート仕事術

Evernote

5 years ago

チャットや Web ミーティングなど、ビジネスにおけるコミュニケーション方法が多様化している現代ですが、今でも「メール」はビジネスに欠かすことができないツールです。

毎日、何十通ものメールを処理していると「もう少し、効率よくできないかな……」と思いますよね。

繰り返しやっている仕事はテンプレートを作るとスピードアップできますが、メールは意外と、同じもの・似たようなものを繰り返し送っていることが多いものです。今回は、ビジネスであると便利な「メールのテンプレート（定型文）」をご紹介します。

請求書と言えば、必ず毎月処理しなければならないものの代表格。「送らなければならない日付」や「送り先の担当者」が決まっていることが多いので、注意事項として一緒にメモしておくと便利です。
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「セミナーなどのイベントを定期的に行っている」というときは、申し込みの受付確認や、開催●日前のリマインドなどを定型文にして保存しておきましょう。日付や場所を空欄にしておけば、使い回すのも簡単です。
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郊外の工場や研究所の場合、「部署によって入場場所が分かれていたり、入館手続きが分かりづらくて、説明の PDF ファイルを送っている」ということも多いのでは。

Evernote なら、定型文と一緒に添付ファイルも保存しておくことができます。

また、スマートフォンで Google マップを確認して移動する方も多いと思いますので、 Google マップで自社の場所を示したリンクを記載しておくと、相手にとっても便利でしょう。
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商談の後には、すばやい対応で相手に良い印象を与えたいですよね。御礼メールのテンプレートを Evernote に保存しておけば、スマートフォンのメールアプリにコピー＆ペーストして、商談後にすばやくメールを送ることができます。
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応用編ですが、商談後に決まって送る資料がある場合は、資料をまとめたノートを 1 つ作っておくと便利。「公開リンク」というノート固有の URL を相手と共有することができるので、メールの添付ファイル容量を気にせずに、資料を送ることができます。

作ったメールテンプレートをノートブックにまとめて共有すれば、チームで共通のテンプレートを使うときに便利です。

テンプレートの更新も簡単。例えば「署名欄の部署名が変わった」というとき、誰かがテンプレートを更新すればデータは自動的に同期され、毎回変更する手間がかかりません。

また、PC・スマートフォン・タブレットなど、どのデバイスからでも同じデータを見ることができるので、会社のデスクトップから送るときも、移動中のスマホから送るときも、いつでも同じテンプレートを使うことができます。

Evernote の「表」の機能を使って、メールの宛先・題名・本文などの項目別に整理しておくと、見ためにも分かりやすくなります。

また、表にすることでテンプレートに書いておくべき項目が整理されるので、チームで共有するときに書き方が統一されて、使いやすくなります。

Evernote を使ったメールテンプレートの管理、ぜひお試しください。