使い方と事例

Evernote でペーパーレス会議?効率的なプレゼン資料の作成方法とは

docomo_2016may_4

この記事は NTTドコモによる寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business

資料の作成時間は週の半分以上?

みなさんは社内資料の作成にどれくらい時間をかけていますか?

Evernote を使いこなしているような、情報を扱う仕事をしている人(ナレッジワーカー)が文書作成に費やしている時間は、1 週間あたり約 12 時間もあると言われています。文書作成に関係するその他の作業(調査、整理、検索)を合わせると合計で約 26 時間、なんと週の半分( 8 × 5 日= 40 時間)以上を文書の作業に費やしています。

docomo_2016may_1

この作業時間をもっと効率化するために、Evernote では、文書の整理と検索を効率化できる機能として、ノートブックやタグでの整理、画像の文字認識が可能ですが、社内プレゼンなどの資料も作成できることをご存知でしょうか?

文書の作業の中でも、もっとも時間のかかる作成作業と情報収集で Evernote を活用し、効率的なペーパーレス会議を実現してみましょう。

情報収集は Web クリッパーで

資料作成に関わる情報収集は Web クリッパーが便利です。Web ページはもちろん、Web で公開されている PDF についてもそのまま、あるいは、必要な部分だけ切り抜いて保存することができるので、情報収集には最適です。

Web クリッパーで集めた情報を Evernote にストックし、タグで整理をしておけばデータの再利用もすばやく可能になります。

docomo_2016may_2

資料作成は簡潔な文章とイメージで

口頭で説明を加える資料には、簡潔なメッセージとイメージ図があれば十分です。タイトルと小見出し、それに説明文を 2 〜 3 行ほど書いたら、あとはこれまでストックしておいたグラフやイメージを貼り付けます。また、Evernote なら文章を書いていくと、関連する情報がコンテキストに表示されますので、さらに良いデータが得られることも。コンテキストは Evernote プレミアム・Evernote Business の機能です。

docomo_2016may_3

プレゼンテーションモードで一工夫

こうやって作った資料をそのままプレゼンテーションモードで投影すると、区切れ目がなく、ややわかりづらくなってしまいます。パワーポイント等のスライドのように、ページを区切って表示させるには、一工夫加えます。ノートのメニューからプレゼンテーションモードに入り、レイアウトモードで区切りたいところを簡単に編集する機能があります。あらかじめ文章の中に水平線を入れておくと、レイアウトモードでページ区切りに一括変換することも可能です。ぜひお試しください。

docomo_2016may_4

このように、紙をスキャンして取り込むだけではなく、ペーパーレスな会議にも活用できる Evernote。会社で利用するには Evernote Business がおすすめです。お申し込みは Evernote の Web から、もしくは NTTドコモのビジネスプラス から。ビジネスプラスでは1アカウントから請求書払いにも対応していますので、クレジットカードがなくてもお手続き可能です。
まずはプレミアムから試してみたいという方には、ドコモの Android 端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンも継続しておりますので、この機会にぜひお試し下さい。

Evernote Business: チーム全員の作業を一ヶ所に集約

無料トライアルを開始