この記事は NTTドコモによる寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business
資料の作成時間は週の半分以上？
みなさんは社内資料の作成にどれくらい時間をかけていますか？
Evernote を使いこなしているような、情報を扱う仕事をしている人（ナレッジワーカー）が文書作成に費やしている時間は、1 週間あたり約 12 時間もあると言われています。文書作成に関係するその他の作業（調査、整理、検索）を合わせると合計で約 26 時間、なんと週の半分（ 8 × 5 日＝ 40 時間）以上を文書の作業に費やしています。
この作業時間をもっと効率化するために、Evernote では、文書の整理と検索を効率化できる機能として、ノートブックやタグでの整理、画像の文字認識が可能ですが、社内プレゼンなどの資料も作成できることをご存知でしょうか？
文書の作業の中でも、もっとも時間のかかる作成作業と情報収集で Evernote を活用し、効率的なペーパーレス会議を実現してみましょう。
情報収集は Web クリッパーで
資料作成に関わる情報収集は Web クリッパーが便利です。Web ページはもちろん、Web で公開されている PDF についてもそのまま、あるいは、必要な部分だけ切り抜いて保存することができるので、情報収集には最適です。
Web クリッパーで集めた情報を Evernote にストックし、タグで整理をしておけばデータの再利用もすばやく可能になります。
資料作成は簡潔な文章とイメージで
口頭で説明を加える資料には、簡潔なメッセージとイメージ図があれば十分です。タイトルと小見出し、それに説明文を 2 〜 3 行ほど書いたら、あとはこれまでストックしておいたグラフやイメージを貼り付けます。また、Evernote なら文章を書いていくと、関連する情報がコンテキストに表示されますので、さらに良いデータが得られることも。コンテキストは Evernote プレミアム・Evernote Business の機能です。
プレゼンテーションモードで一工夫
こうやって作った資料をそのままプレゼンテーションモードで投影すると、区切れ目がなく、ややわかりづらくなってしまいます。パワーポイント等のスライドのように、ページを区切って表示させるには、一工夫加えます。ノートのメニューからプレゼンテーションモードに入り、レイアウトモードで区切りたいところを簡単に編集する機能があります。あらかじめ文章の中に水平線を入れておくと、レイアウトモードでページ区切りに一括変換することも可能です。ぜひお試しください。
このように、紙をスキャンして取り込むだけではなく、ペーパーレスな会議にも活用できる Evernote。会社で利用するには Evernote Business がおすすめです。お申し込みは Evernote の Web から、もしくは NTTドコモのビジネスプラス から。ビジネスプラスでは1アカウントから請求書払いにも対応していますので、クレジットカードがなくてもお手続き可能です。
まずはプレミアムから試してみたいという方には、ドコモの Android 端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンも継続しておりますので、この機会にぜひお試し下さい。
