毎年春と秋は、展示会が多く開催される季節。特に、企業向けに製品・サービスを提供している B to B の企業にとっては、この時期に集中してリソースを割くというところも多いのではないでしょうか。特に、展示会を取り仕切る部門の方々は、山のような ToDo をこなしつつ突発的な作業にも対応しなければならず、忙しさはピークに。
1 つ 1 つの作業をミスなくこなし、展示会を成功に導くために、できるだけ作業の手間は減らしたいもの。そこで今回は、Evernote Business を使って効率よく展示会の準備を行う方法をご紹介したいと思います。
書類も議事録も、必要な情報は Evernote Business に集約
展示会への出展が決まったら、まずはチームメンバーで共有する共通のノートブックを作成します。ここに、展示会への出展に関するさまざまな情報を集約していきますので、チームメンバーとも意識合わせをしておきましょう。
まずは、ミーティングの議事録。展示会の準備を進めるにあたって、社内外の人と何度もミーティングをすると思います。Evernote ならミーティングをしながら議事録が書け、終わったらそのノートを簡単に共有。まとめ直して、書類をメールに添付して…という作業はいりません。しかも、社外の人など相手が Evernote Business のアカウントを持っていない場合でも、ノートに固有の「共有リンク」を教えることで、相手はいつでもノートの最新版が閲覧できます。
次に、さまざまな書類。展示会への出展申込書からレンタル品・電気供給・インターネット回線の申請書など、提出しなくてはいけない書類はたくさんあると思います。原本は取っておくとしても、いざという時サッと確認するためには、やはりデジタル化しておきたいもの。そこで、スマートフォンの Evernote で書類を撮影。画像内の文字も検索できるので、必要なときは検索ですぐに見つけることができます。
制作物のチェックは PDF に直接描き込むことで素早く、正確に
来場者に配布するパンフレットやチラシ、ブースに掲示するパネルなど、展示会に欠かせないのは制作物。多くの場合、社外のデザイン会社、広告代理店などとのやり取りを重ねて、作り上げていくと思います。この制作物のチェック、みなさんはどうやっているでしょうか？もし、「メールの文章だけで伝えている」「プリントアウトしたものに赤入れし、スキャンしたものをメールで送っている」という方は、Evernote を使うことで、もっと正確に、手間なく伝えることができます。
「この部分とこの部分を入れ替えて」「このイラストをもう少し大きく」といったことを、PDF や図形に直接描き込み。テキストだけでなく、矢印や直線、図形なども使って視覚的に伝えられるので、作業の手戻りが少なくなるはず。修正後は、相手にそのままノートを共有すれば、指示出し完了です。
また、展示会では会社のロゴ入りのノベルティを配るというところも多いでしょう。Web サイトやカタログなどをざっと見て、良さそうなものはノートブックにどんどん溜めていくのがおすすめ。ウェブページは Web クリッパーを使うと、ワンクリックで保存できます。このウェブクリッパーは、展示会後の打ち上げのお店候補を探すのにも便利な機能です。
「ここを見れば安心」というノートで事前準備を万全に
準備が終盤に差し掛かると、「ブースデザインの最終版はどれだっけ？」「打ち上げのお店はどこだっけ？」など、社内から質問を受けることも多くなると思います。また、自分自身もどこに何の情報があるのかが一目で分かった方が、作業効率が上がるはず。そこで、大切な情報がまとまった「ここを見れば安心」というノートを作ることをおすすめします。
Evernote のノートには、このようにテキスト、リンク、Office ファイル、画像などを一つのノートに見やすくまとめておくことが可能。
また、ノート間がつながるノートリンクを使えば、一瞬で別のノートに移動できます。この機能を利用することで、このようにまとめノートをスッキリと見せることができます。
上記 2 つのノートは同じまとめノートですが、ノートリンクを使うか、使わないかでレイアウトが大きく異なってきます。お好みに応じて使い分けてみてください。このまとめノートを関係者と共有しておくと、「最新情報はここを見ればいい」という場所ができ、安心してそれぞれの作業を進めることができます。
展示会、イベント準備で大切なのは、コンテンツ作りや集客などの部分。この部分にリソースを投入できるよう、情報の保存・検索・共有には Evernote Business をうまく活用してみてください。
