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生産性

生産性を向上させる5つのマインドセット

Cartoon of a pocketwatch swinging like a pendulum.

漠然と、でも必死に一日中働いたのに、何も仕事が終わらなかったという日はありませんか? 現代社会では SNS やスマホの通知などに遮られてしまい、生産性を維持するのは簡単ではありません。気が散るようなテジタル機器の電源を切ってしまえればよいのですが、なかなかそうもいきませんよね。そこで、以下の 5 つのヒントを活用して、やるべき仕事を効率よく片付けましょう。

1. カエルを食べてしまう

Forbes 誌の寄稿者(英語記事) で TalentSmart の共同設立者である Travis Bradberry 氏によると、「カエル」とは最もやっかいで気の進まないタスクのことだそうです。先延ばしにすればするほど、そのタスクによるストレスは高まります。思い切って最初に「食べて」(つまり「完了して」)しまえば、それ以上心配する必要もありませんし、残りの時間はやりがいのある仕事に費やすことができます。大きなカエルをすぐに食べるためには、Evernote で ToDo リストを作成し、リマインダーを設定して、一日の最初に片付けてしまいましょう。

2. 走って、休憩して、その繰り返し。

たとえば、あくびが出るほどつまらないプロジェクトがあるとします(誰しも経験ありますよね)。そのプロジェクトでは文章での報告だけでなく、チャートや画像も含めた長文レポートを書かなければなりません。そのときに、「嫌というほど長いレポートを書かなければならない」と思うのではなく、手順を細かく分けてみましょう。「序章だけ書く」「最初のグラフだけ仕上げる」といった小さなタスクに分ければ、先延ばしせず集中して作業できます。そのタスクが終わるまで「走って」、終わったら「休憩して」、それから次のタスクに取り掛かるリズムを作りましょう。

3. 自分の記憶を過信しない

食事会などで初対面の人の名前を聞いて、2 分後にはもう思い出せない、なんて経験はありませんか。あるいは仕事でじっくりプレゼンテーションを聞いたのに、会議室を出たあとはもう重要な内容が思い出せない、なんてこともありますよね。人間の短期記憶には限界(英語記事)があり、だからこそ私たちはメモをとるわけです。ただ頑張ってメモをとっても、そのメモが Word 文書やメモ帳や裏紙など、あちこちに散らばっていたら、必要なときにどこにあるのかわかりません。大切なメモはすべて Evernote に保存しておけば、強力な検索機能で、いつでもすぐに必要な情報が見つかります。

4. その日のゴールを決めておこう

日々の仕事で一番大変なのは「取りかかること」です。いったんタスクを片付ける達成感を味わえば、次のタスクには取りかかりやすくなるものです。午前中なかなかエンジンがかからない人は、重要なタスク(ゴール)を一つ選び、そのタスクが終わったら今日はもう休んでよいと自分に言い聞かせてみましょう。実際にそのタスクが終わってみると、弾みがついて他のタスクにも手をつけやすくなるはずです。たとえ最初のタスクの後に休憩するとしても、最初のタスクを終えた満足感を感じることができます。

5. 集中できる環境にする

スマートフォンが鳴ったり、SNS の通知が届いたりすると、「ちょっとこれだけ見て、仕事に戻ろう」と思うものですが、実際にはそう簡単には意識が仕事に戻りません。ちょっとだけのつもりが、長々とデジタル画面に見入っていたということも珍しくありません。このようにいったん集中力が途切れると、やるべきタスクに再度集中するのが難しくなります。結果として、仕事が遅れたり、そもそも仕事に取りかかれないまま時間が過ぎたりもします。どうしたらいいでしょう? 解決策は簡単です。スマートフォンの電源を切るか、おやすみモードに設定するだけです。こうすることで、通知などに邪魔されることなく仕事だけに集中できます。

現代では、テクノロジー機器を使っているようで縛られていると、自分の生産性を最大限に発揮できません。しかし、上記のヒントを活用して、自分の脳をうまくだまして、時間管理能力を高めれば、着実に目標に近づけるはずです。

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