この記事は NTTドコモによる寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business
Slack や Salesforce、ScanSnap など、様々なツールと簡単に連携できて便利に使えるのが Evernote の魅力ですよね。
そこで、今日は少し異色なツールとの連携による生産性向上術を一つご紹介します。
そのツールとは、「RPA (Robotic Process Automation：ロボットによる業務自動化)」です。
RPA といえば WinActor や UiPath などに代表される PC 操作の自動化ツールのことで、ニュースサイトやセミナーなどで今非常に注目されているものの一つです。
IT に関心のある方であれば、RPA という言葉を日常的に聞いているという方も多いのではないでしょうか。
私自身、普段から RPA には大変お世話になっており、煩雑な事務処理や面倒なルーティンワークをロボットにお任せして仕事効率化に役立てています。
ですが、RPA というのは先ほどのご紹介の通り PC 操作の自動化ツールなので、一般的には指定の PC 上でしか使えず利用シーンが限定されてしまうのが残念な所です。
実はそれを解決するのが Evernote です。
Evernote を連携させることにより、手元のスマートフォンやタブレットからでも、もっと簡単かつ手軽に RPA を使うことができるようになり、あらゆる作業の自動化が可能になります。
具体的な事例をいくつかご紹介しましょう。
1. Evernote の商談メモを社内の CRM に登録
商談のメモや打合せの議事録を PC やタブレットで取っている方も多いでしょう。
そんな時 Evernote であればサクッとメモを取れて検索性も高いので非常に便利です。
しかし、商談のメモとなると会社によって独自の CRM を導入していることが多く、一度 Evernote にメモした内容をわざわざコピペして細かい項目を設定し直す手間が発生します。
そこで登場するのが RPA です。
Evernote の「ノートをメールで送信」という機能を使うことで、Evernote と RPA を簡単に連携させて使うことができます。
実際の画面をみてみましょう。
まずは下図のように Evernote に商談のメモを取ります。
この時、ノートのタイトルは「日付【ユーザー名】 CRM に登録する件名・面会者」にするなど、入力ルールを決めておくことで細かい項目まで RPA で読み込むことが可能になります。これを、あらかじめ RPA 側で設定したメールアドレスに送信します。
すると、待機していた RPA が新着メールを読み込み、先ほどの入力ルールに従って各入力項目を変数として取得します。
あとは、CRM を立ち上げておくと自動的に入力が進んでいくという流れです。
非常に簡単ですよね。
RPA を常に待機状態にしておけば、いちいち実行ボタンを押すような手間もないので、ユーザーとしては Evernote でメモをとってメール送信を実行するだけで面倒な作業が自動で完了してしまうというわけです。
2. Evernote の投稿写真と一言メモから PowerPoint 資料を自動作成
続いては PowerPoint 資料の作成です。
今回も先ほどの例と同じように入力ルールを決めて、画像と一言メモのノートを作ります。
これを同様にメール送信。
すると、RPA がメールで内容を読み込み、あらかじめ準備しておいた PowerPoint のテンプレートに沿って、取得した画像や一言メモを埋め込んでくれます。
わずか 1 分程度で綺麗な PowerPoint 資料が完成。
社内にデジタルサイネージを設置して、行事の際に Evernote から投稿できるようにすれば、社内コミュニケーションも活性化しそうですよね。
3. Evernote のメモから瞬時に見積作成
最後は Evernote から見積作成を実行するという事例です。
RPA で書類の作成や社内システムへの入力を自動化する活用例は一般的だと思いますが、大抵は最初の入力フォーマットが Excel などに限定されてしまうことと思います。
それだとわざわざ指定の PC を使わなければならないので、柔軟性に欠けますよね。そこで、これも先ほどと同様に、入力ルールを決めて Evernote から投稿してみましょう。
この時、既存のノートをテンプレートとして保存できる Evernote の新機能（プレミアム・Business の機能）を利用することで、定型内容を何度も記入する手間が省けるので非常に便利です。
あとは内容をメールで送信。
RPA が内容を読み込み、自動で見積作成を実行してくれます。
いかがでしょうか。
RPA 単体でも非常に便利なツールではありますが、Evernote と RPA を一緒に使うと、活用の幅もぐんと広がりますよね。
もちろん、Evernote × RPA の活用例はこれだけではありません。使う方の発想次第でどんな業務にも応用できますし、使えば使った分だけ生産性向上が見込めます。さらには、RPA を使って、思いついた自動化方法のシナリオを作成するのもとても簡単に行うことができるので、是非チャレンジしてみてくださいね。
RPA で自動化したデータをチームで共有するなら、共有機能が充実した Evernote Business がおすすめです。NTTドコモが提供するビジネスプラス Evernote Businessについて、もっと詳しく知りたい方はぜひこちらをご覧ください。
