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使い方と事例

チームの情報共有をもっとわかりやすくする

Evernote Business の「スペース」は、チームの中で何が起こっているのか、何が重要なのかを一目で確認できる作業場です。様々な使い方ができますが、今日はいくつかの例をご紹介します。

マニュアルに

新入社員や新しいチームメンバーに会社の規則や様々なプロセスを共有するとき、みなさんはどうしていますか?

「あのフォルダ見ておいて」と言われて見たものの、欲しい情報を見つけるまでにたくさんの書類を開く必要があった…そんな経験はありませんか?

Evernote Business のスペースを使うと、テキスト・写真・様々な形式のファイルを使って、読みやすく分かりやすいマニュアルを作成できます。

ここがポイント

・共有したら相手の Evernote にすぐ表示:スペースを共有すると、共有相手の Evernote にすぐそのスペースが表示されるようになります。忙しい日々の業務の中で「招待メールを見逃して大切な情報を見逃してしまった」といったことがなくなります。


・ノートを固定表示できる:Evernote Business のスペースでは、特定のノートを固定表示することができます。必ず見てほしい情報や、まずはじめに見るノートなどは、常に目につく固定表示エリアにピン留めしておきましょう。

様々なプロセス管理に

Evernote はプロジェクト管理の専用ツールではありませんが、スペースを上手に活用すると簡易的な進捗管理ができます。

プロジェクトのスペースを用意し、進捗状況ごとにノートブックを用意します。ノートを状況ごとのノートブックを移動させていくことで、プロジェクトの全容が把握しやすくなります。

例えば、採用活動にスペースを活用する場合を考えてみましょう。「営業担当採用」というスペースを作成し、「書類選考」「電話面接」「対面面接」「採用」「不採用」といったノートブックを作ります。

人事の担当者は応募があったら履歴書などの書類をもとにノートを作成し、「書類選考」ノートブックに候補者を加えていきます。採用部署の責任者は「書類選考」ノートブックを確認し、次のステップに進めたい候補者を「電話面接」へ移動。人事担当者は、この情報を元に電話面接を設定します。

このようにメールをやりとりすることなく、ノートを移動することをきっかけとして、仕事を進めることも可能です。

この方法は様々なプロセスに使うことができます。ブログ記事を作るという仕事では「アイデア」「執筆中」「レビュー中」「完成」など。タスク管理では「未整理」「待機中」「作業中」「完了」など。

ここがポイント

・最新情報がわかりやすい:Evernote Business のスペースでは、新着情報が常に見やすい場所に表示されます。このことにより、新しい候補者が上がってきたり、ノートに変更が加えられたことを一目で知ることができます。

・関係者がアクセスできる情報を常に最新に:これまでは進捗状況を知るためには各候補者の書類ややりとりのメールを追っていく必要がありました。関係者間で適切な情報を共有することで、すべてのメンバーが持つ情報を最新のもので統一することができます。

顧客管理に

多くの顧客を抱える会社では、お客様の情報を管理したいという希望があるでしょう。例えばSalesforce は CRM サービスとしては大変優れていますが、こんな場合はどうでしょう。

例えば、お客様の要望に応じてハンドメイドで商品を作っているという作家さんや職人さんのお仕事。あるいは注文建築で家を建てる工務店でのお仕事はどうでしょう?様々な写真や打ち合わせでのメモなど、非構造化データといわれるテンプレートで管理しにくい情報が山ほどあります。こうした情報にもってこいなのが Evernote です。

スペースを活用すると、複数部署にまたがる情報管理が簡単です。先ほど例にあげた注文建築で家を作る例でいえば、営業や経理、設計士、現場監督など複数部署にまたがる人と常に最新の情報を共有することができます。こうすることで、営業はお客様対応をより迅速にすることができますし、現場はよりスムーズに作業が進められるようになります。

お客様ごとにノートブックを作成し、スペースは地域別、あるいはカテゴリー別で作成するなど、自分のチームの働き方に合わせるとよいでしょう。また、大きなプロジェクトの場合はお客様ごとにスペースを作成することもできます。

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