使い方と事例

仕事をより速く、よりスマートに

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介護や子育てとの両立、あるいはワークライフバランスの改善のために、在宅勤務やテレワーク・モバイルワークといった柔軟な働き方が広がってきています。こうした働き方の実現に欠かせないのが、コミュニケーションツールやクラウドサービスといった IT ツール。デバイス問わず、いつでもどこでも情報を引き出すことができる Evernote もその一つです。

今回は、私自身の体験をもとに「Evernote がなかった時と比べて、働き方がこう変わった」という点を、ご紹介したいと思います。

会社のパソコンの前でしか作業ができない!ということがなくなった。

私にとってこれが一番大きな変化でした。これまでは、すべての情報は会社にあり、何か作業をしたければ会社に行く(残る)というのが当たり前。それが、仕事で Evernote を使うようになったことで、より効率的に働けるようになりました。少し具体例を挙げてみましょう。

Evernote はパソコン(Windows・Mac)や、スマートフォン・タブレット(Android・iPhone・iPad)など、主要なプラットフォームでお使いいただけますので、たとえば会社の Windows パソコンで入力した情報を、電車の中で iPhone を使って確認・編集するということが可能です。このおかげで、「移動中にスマホでレポートの下書きを作成し、会社のパソコンで清書する」といったことや、「毎朝、やることリストを電車の中で作成する」といったことができるようになりました。

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また、「いつまでに何をする」という期限付きのタスクを含むノートには、リマインダーを設定しておきます。設定の方法は簡単で、ノート内の目覚まし時計のマークをクリックして、任意の日時を入力するだけ。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットからも設定できます。

「細かいタスクは Evernote が覚えていてくれる」という安心感があり、日々の仕事により専念できるようになりました。

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そして、業務の中で意外と時間がかかるリサーチ作業。ネットで調べられるものは、外出先や移動中のちょっとした空き時間をうまく使います。「これは使えるな」と思ったものは、その場で Evernote に保存しておくと、あとで役立ちます。パソコンをお使いの際は Web クリッパーを使って。スマートフォンでもクリップできます。

ペーパーレス化で、情報を探すための時間が激減した。

訪問先でもらう資料や名刺、契約書、ミーティングのメモなど、オフィスには紙の情報が溢れています。「いつか使うかもしれない」と思うと捨てられないものも多く、机の引き出しやオフィスのキャビネットのスペースはいつも空きがありませんでした。また、どんなに見やすいファイルを心がけていても、情報を探すのにはそれなりの時間がかかっていました。

そんな私も、Evernote を使い始めたのをきっかけに、「紙はスキャンして Evernote に保存」するのが習慣に。ほとんどの資料はスキャンしたら破棄するので、デスクまわりが綺麗になりました。

そして一番のメリットは、「ここを見れば必ず見つかる」という場所ができたこと。Evernote で検索すると、テキスト、画像に含まれた文字、手書き文字のほか、Office ファイル内の文字(Evernote プレミアムの機能)まで検索で引っかかるので、探している情報がすぐ見つかります。

このほか、Evernote が便利なのは、一つのノートに形式の異なる情報をまとめておけるところ。イベントやテーマに紐づいて情報を整理しておけるので、情報を探し回る必要がなくなりました。

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社内外の人とのコラボレーションが楽にできるようになった。

Evernote を使うようになるまで、社内外の人との情報共有の手段でもっとも多かったのが電子メール。たとえば会議の議事録を共有したい場合、Word などで文書を作成→上司からのフィードバック→文書を修正→メールを作成→メールに文書を添付→関係者に送信、というのが一連の流れでした。

それが、Evernote を使うようになって、次のように変わりました。

  • 議事録やレポートなどは、Evernote のノートに記録
  • 「共有」機能で、作ったノートをワンクリックで上司に共有
  • 上司も自分も、ノートに直接書き込むことで内容を修正
  • 「共有」機能で、完成したノートをワンクリックで関係者に共有

上記の作業はすべて Evernote 上で行えるため、アプリを切り替える手間はありません。また、ノートを共有したい相手がもし Evernote を使っていなくても、「公開リンク」を取得してそのリンクを教えるだけで、相手は Evernote のノートを見ることができます。これがかなり便利で、社外の方との情報共有によく使っています。

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ノートの「共有」機能の詳しい使い方についてはこちらをご覧ください。

また、Evernote 社内では Evernote Business を使っていますが、これを使うと「誰がどんな仕事をしているか」をリアルタイムで見ることができます。具体的には、次のとおりです。

  • 誰かが閲覧中のノートの右上に、顔マークのアイコンが表示されます。これによって、「上司は自分が確認を依頼したノートを見てくれているのか」「同僚はいまどのノートを見ているのか」が視覚的に分かります。
  • 新規で作成・更新されたノートがノートリストの上位にくるので、「いま同僚がどんな仕事をしているのか」「頼んだ仕事をきちんと進めてくれているか」を、本人に聞かなくても確認することができます。

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Evernote を使って、「チーム全体の仕事効率を上げたい」「同僚とのコミュニケーションを円滑にしたい」という場合は、Evernote Business が効果を発揮するかもしれません。さらに詳しい機能やセキュリティについて知りたい方は、こちらのブログ記事もご覧になってみてください。

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