控えめに言っても、会議中ずっと集中し続けるのは大変です。ですから記録のために議事録をとることは欠かせません。そして良い議事録とは、後から読んだときに、話し合った内容や決定事項、アクションアイテムが明確に思い出せるものです。曖昧な議事録では誤解が生じたり、チームの焦点がずれてしまったりします。
会議の書記役を務めたことのある方は、おそらくジレンマに陥った経験があるでしょう。簡潔にし過ぎれば重要な情報を取りこぼしてしまうリスクがあり、詳細に書き過ぎれば後から読んだときに要点がわかりづらくて同僚の不評を買うことになります。そこで、今回は要点を的確に押さえて、効果的な議事録をとる秘訣をご紹介します。
1. アジェンダを設定する
会議中に話が散漫になり関係のない議論が延々と続いてしまった経験はありませんか。そうならないためにもアジェンダをしっかり設定しておくことが大切です。サンノゼ州立大学のタビサ・ハート博士 (英語 PDF) によると、アジェンダを決めることで共通の目標が定まるため、話の逸脱がなくなり、参加者も無関係のアイデアを長々と話してしまうことがなくなるそうです。
アジェンダを作成するには、会議で取り上げるべき議題をすべて書き出します。その際は以下の点に注意しましょう。
- その会議が対象とする範囲内で、具体的かつ現実的であること
- 成果指向かつ、議論を促すものであること
- 各議題を話し合うために妥当な時間を割り当てること
2. 信頼できるノートアプリを使う
出席者全員のアイデアをどのようにまとめればいいか、会議中に考えるのは大変です。また手書きにしてしまうと後から整理し直すのに手間がかかるでしょう。そのため、Evernote のような信頼できるノートアプリを使う方が圧倒的に効率がよく、読み返したり編集したりするのも簡単です。また素早く議事録がとれるだけでなく、同僚と共有したり、過去の議事録を検索したりするのも容易です。
3. 議事録の骨組みを決める
議事録はすっきりとまとめ、何日後あるいは何週間後に誰が読んでもすぐに要点がわかるようでなければなりません。そのためには以下を必ず含めるようにします。
- 会議の参加者全員の名前
- アジェンダアイテム（議題）
- アクションアイテムと締め切りのカレンダー
- 議論のポイント
- 会議中に合意された決定事項
4. 先のことを考える
先を見越すことで、詳細に書き過ぎることを防げます。議事録をとるときは、書いている情報が今後重要となるかどうかを考えましょう。重要でないなら書き留めることはありません。話し合いの要旨をまとめ、感情的にならず客観的に書き留めます。
5. 遠慮せずに質問する
議事録をとっているときに、誰かがあなたの知らない略語や隠語を使ったり、曖昧で婉曲的な表現を使ったらどうすればよいでしょうか。そんなときは書記として遠慮せずに質問しましょう。会話を止めるのは気が引けるかもしれませんが、誰かの言っていることがはっきりとわからなかったり、何を話しているか不明なときには、そのまま流してはいけません。またあなたがわからないということは、他にも同じように付いて行けていない人がいるはずです。
以下のようなフレーズを使って質問することで、全員の認識を揃えられます。
- 「今おっしゃったのは [発言の要約] ということだと思うのですが、合っていますか？」
- 「不勉強で申し訳ありませんが、[不明瞭だった部分] についてもう少し説明してしていただけますか？」
- 「今の話がよくわかりませんでした。[不明瞭だった部分] について、もう一度まとめていただけますか？」
- 「基本的な質問で申し訳ないのですが、[不明瞭だった部分/隠語/略語] とはどういう意味ですか？」
これで、一言一句逃すまいと必死にキーボードを叩く必要がなくなるはずです。上記のヒントを活用して、重要なアイデアを簡潔にまとめましょう。きっと同僚に一目置いてもらえるはずです。
