日々の仕事を管理する際に、うっかり抜けて落ちてしまいがちなのが定期的に発生するタスクです。たとえば、毎週木曜日に行っているタスクがあるとしましょう。でも、木曜の朝に予定外の緊急案件が入ってくれば、そちらに気を取られてしまい、いつものタスクのことは忘れてしまうかもしれません。
リマインダーを設定すれば忘れるおそれはありませんが、毎回手動で設定するのは手間がかかります。しかし自動で設定できるとしたらどうでしょう？ そこで、皆さんの「第 2 の脳」たることを目指す Evernote は、定期的な ToDo を忘れずに実行できるように繰り返しのタスク機能を追加しました。
先延ばししない習慣を作る
ToDo リストが長すぎると、やる気が削がれ、どこから手をつければよいのか分からなくなってしまいます。まずは定期的に行う必要があるタスクを、「繰り返しのタスク」機能を使ってまとめて管理してみましょう。リマインダーを設定すれば、ぎりぎりになって慌てることもありませんし、余裕を持って ToDo に取り組むことができます。仕事の ToDo に限らず、定期的に行う必要がことならどんなものでも、繰り返しのタスクを設定できます。
たとえば、キャリアアップのために勉強をする習慣を身に付けたいと思っているとします。オンラインコースを受講したり、関連書籍を読んだりしなければと思いつつ、目の前の優先事項に追われてなかなか時間を確保できません。そこで、繰り返しのタスクを設定して、1 日に 10 分、勉強時間を作るようにしましょう。どんなに短い時間でも、それが習慣として定着すれば、長期的には大きな成果につながるはずです。
さらに、関連するノート内にタスクを作成すれば、タスクの実行に必要な情報がすぐに参照できるので、迷わずすぐに取りかかることが可能です。たとえば、仕事上のコネクションを広げるために、毎日最低でも 1 本電話をかけると決めたとします。その場合、Evernote の新しいノートに習慣トレッカーテンプレートを適用して、「電話をかける」を繰り返しのタスクとして設定しましょう。こうすれば毎日リマインダーが届くので、電話をかけ忘れることはありません。そして電話をかけたら、トラッカーのチェックボックスにチェックを入れるようにすれば、自然と習慣化できます。
あるいは、毎月のセールス会議の前にいつもバタバタしてしまうなら、忘れることがないように繰り返しのタスクを設定しましょう。会議までの充分な準備時間を加味してリマインダーを設定しておけば、安心してほかのことに集中できます。「繰り返しのタスク」では、毎回リマインダーを手動で設定する必要はありません。タスクに完了マークをつけると、締め切りが次の期日と自動的に更新されます。
タスクを設定して、確実に完了するようにしていれば、良いリズムが生まれ、効率も高まります。そうすれば、先延ばしする癖も克服できるでしょう。
効果的にマネジメントする
大きなチームを率いている人も、フリーランスで働いている人も、繰り返しのタスクを使うことで効率化を図れます。タスクは他の人に割り当てることもできるので、チーム全体の生産性も維持することが可能です。
たとえば、あなたがマネージャーなら、チームメンバーの誕生日や勤続記念日、その他重要なマイルストンを繰り返しのタスクに設定してきましょう。また、四半期ごとの人事考課や定期的な個人面談なども、繰り返しのタスクにしておけば安心です。チームメンバーごとにノートブックを作って、それぞれのノートに繰り返しのタスクを作成するようにするのも良いでしょう。
仕事でも私生活でも、繰り返しのタスクを上手く活用して、生産性を高めましょう。こまごまとしたタスクを頭で覚えておく必要も、手動で管理する手間もなくなるので、その分大事な仕事に集中できます。
余裕を作って、目の前のことに集中する
時間や仕事に追われていると、生産性はどうしても下がってしまいます。これは仕事だけでなく私生活でも同様です。
繰り返しのタスクは、仕事の生産性を高めてくれるだけでなく、私生活の ToDo にも役立ちます。仕事でやるべきことも、私生活でやるべきこともタスクとして作成しておけば、仕事は仕事に時間に、個人的な用事はプライベートの時間に、それぞれ集中して取り組むことができます。すべてのタスクをいちいち頭で覚えておかなくても良いので、脳のキャパシティを無駄遣いしてしまうこともありません。
たとえば、四半期ごとに帳簿をつけなければならないとします。楽しい作業ではありませんが、必要な手順すべてに繰り返しのタスクを設定しておけば、時間が来たらさっと取りかかることができます。さらに、必要な情報も同じノートに保存しておくようにすれば、リマンダーを受け取る→情報を確認する→タスクをこなすという一連の流れがスムーズになります。
今後のブログ記事でも、繰り返しのタスクでワークライフバランスを保つ方法を詳しく説明していきます。繰り返しのタスクは Evernote の最新バージョンでご利用いただけます。
