昨年のリリース以来、Evernote で最も人気のある機能へと急伸した「タスク」。Evernote Professional のお客様を対象とした最近のアンケートでは、タスク機能をご利用になっている方の実に 88% が「生産性が向上した」と回答しています。それもそのはず。タスク機能はどんなワークフローにも手軽に導入することができ、やるべきことを手間なく管理できるのです。ですから、「すべてを記憶する」だけでなく「実行する」ことへとつなげられます。
そんな「タスク」に、さらに便利な機能が加わりました。皆様から最もご要望の多かった「繰り返しのタスク」です！
私たちの生活の中には、週報の作成から誕生日プレゼントの購入まで、定期的に繰り返される ToDo がたくさんあります。Evernote で管理すればもちろん便利ですが、同じ ToDo が繰り返されるたびに新しいタスクを作るのは大変。そこで「繰り返しのタスク」の出番です。
タスク作成時に繰り返しの設定をしておけば、完了チェックを入れると同時に、タスクの期日が次回の期日へ自動的に更新されます。そのため手動で同じタスクを作成する必要がありません。
「繰り返しのタスク」の使い方
タスクに期日を設定する際、繰り返しのオプションが表示されます。「毎日」や「毎週」など、事前に設定されているものの中から選ぶか、自分の好きな頻度で繰り返すように設定できます。たとえば、4 週間に 1 回、愛犬にノミ取り薬を投与するといった設定も簡単。他にも、毎月 1 日に経費報告書を提出する、毎年 6 月 5 日に誕生日プレゼントを購入するなど、決まった日付にリマインダーを受け取るように設定することもできます。
タスクビューでは、単発のタスクも繰り返しのタスクも、すべて一覧表示できます。繰り返しのタスクには、期日の横に丸い矢印のアイコンが表示されるので、簡単に見分けられます。単発のタスクは完了チェックを入れたらそれでおしまいですが、繰り返しのタスクの場合は完了チェックを入れると、期日が自動的に次の期日へとリセットされます。
繰り返しのタスクでも、単発のタスクと同じように、さまざまなタイミングでリマインダーを設定できます。
プロジェクトを予定通り進める
たとえば、チームの週次ミーティングの効率を高めたいとします。その場合、毎回しっかり準備して臨めるように「アジェンダを更新して、チームの進捗状況をまとめる」という繰り返しのタスクを作成しましょう。ミーティングの 2 日前にリマインダーを設定し、ミーティングの 1 日前に期日を設定しておけば、あなた自身が準備する時間と、チームメンバーが事前に目を通す時間を確保できます。さらにこの繰り返しのタスクを、週次ミーティング用のノート内に作成しておけば、毎週準備する際に手間なくミーティング用ノートを開けます。
繰り返しのタスクは、チームプロジェクトの進捗管理にも役立ちます。たとえば、クライアントから毎月のキャンペーンのパフォーマンスレポートを求められたとします。その場合、チームメンバーにそれぞれ「担当分のデータを提出する」という繰り返しのタスクを割り当てましょう。あなた自身には「提出されたデータを確認してレポートにまとめる」という繰り返しのタスクを割り当てます。こうしておけば、タスクビューの「割り当て済み」タブでチームに割り当てた全タスクを確認することができ、全体の進捗状況を一目で把握することが可能です。
活用方法は無限大
繰り返しのタスクが便利なのは、仕事においてだけではありません。たとえば、子どもの学校の PTA 活動に参加していて、毎月の理事会用に会計報告書を作成しているなら、それも繰り返しのタスクに設定してしまいましょう。そうしておけば、毎回手動でタスクを作成しなくても、事前にリマインダーを受け取ることができます。もし理事会の予定が変わっても大丈夫。一度そのタスクを編集すれば、それ以降のタスクはすべて自動的に更新されます。
ほかにも、毎日の瞑想や履歴書の更新など、生活の中で定期的に行う必要があることを、繰り返しのタスクとして設定しましょう。そうすれば、うっかり忘れてしまうこともなくなります。ご自分のスケジュールとライフスタイルに合わせて、さまざまな使い方をしてみてください。
仕事の生産性を高めるため、プロジェクトを管理するため、あるいは毎日をすっきり整理するため。どんな目的で Evernote を利用しているにせよ、繰り返しのタスクを活用することで、ストレスをかけずに、やるべきことを一貫して管理できます。
繰り返しのタスクは Evernote の最新バージョンでご利用いただけます。
