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使い方と事例

複数のプロジェクトを簡単に見やすく管理する方法

一度に複数のプロジェクトを管理する作業は複雑になりがちです。並行して物事を進めていると次に何をすべきか把握しづらく、大事な詳細が抜け落ちてしまうことも。でも心配はいりません。手間をかけずにしっかりプロジェクトを管理する方法があります。

「フィルタ済みのノート」ウィジェットを使ってみてください。この機能はホーム画面に新しく追加されたもので、各種フィルタを使って必要なノートだけを表示できます。さらに、Evernote Professional プランをご利用の方は、フィルタ済みノートウィジェットを同時に複数追加することが可能です。これにより、進行中のプロジェクトやワークフローをまとめて確認することができ、ホーム画面が仕事の管制室に早変わりします。

仕事で複数のプロジェクトを抱えている方も、仕事とプライベートの両方のプロジェクトを管理したい方も、GTD などの生産性メソッドを使っている方も、フィルタ済みノートウィジェットを活用すれば、ホーム画面で進行中のプロジェクトや締め切りを一目で確認できます。毎日最初にここに目を通すようにすれば、やるべきことがクリアになり、一日を生産的に進められます。

すべてのプロジェクトを一目で

現在の進捗状況ととるべきアクションがすぐにわかるように、ホーム画面でフィルタ済みノートウィジェットをカスタマイズしましょう。進行中のプロジェクトに最も関連性の高いノートを表示するのがポイントです。

たとえば、新規顧客獲得に取り組んでいて、アプローチすべき見込み顧客の連絡先を管理する必要があるとします。その場合、見込み顧客ごとにノートを作り、「見込み顧客」というタグを付けましょう。そして、フィルタ済みノートウィジェットの設定では「見込み顧客」タグでフィルタします。すると、ウィジェットにはこのタグが付いたノートがだけが表示されます。無事に成約に漕ぎ着けたら「見込み顧客」タグを外せば、その顧客のノートはウィジェットに表示されなくなります。

フィルタにはタグ以外にも様々なオプションがあり、必要に応じて使い分けることができます。ノートの題名にキーワードを含めている方であれば、キーワードフィルタを使えます。さらに、そのキーワードを長年使っていて、現在進行中のものだけを表示したければ、キーワードと最近更新したノートでフィルタして絞り込めます。

使いこなしのヒント: フィルタのオプションは数多くありますが、必要な情報を表示するには、フィルタを追加しすぎないようにしましょう。それぞれのフィルタは(OR 演算子ではなく)AND 演算子で追加されるため、フィルタを増やしすぎると、結果に表示される数が極端に少なくなります。

ワークライフバランス

プライベートの計画が仕事のあれこれに埋もれてしまっていませんか? 充実した毎日のためには、プライベートも大切です。これからは個人的なプロジェクトもホーム画面に表示してしっかり管理しましょう。

たとえば、仕事での大きなコンペと同時期に、自宅のバスルームの改装を考えているとします。その場合、それぞれのプロジェクトにフィルタ済みノートウィジェットを設定すると便利です。

すでに「プライベートプロジェクト」という題名のノートブックを作っているとしましょう。ここにはリノベーションに関する様々なノートが保存されていますが、今必要なのはバスルームに関連するノートだけです。このような場合、フィルタ済みノートウィジェットを使えば、バスルーム改装に関するノートだけを表示できるので、いちいちノートブックから探す手間が省けます。ウィジェットのフィルタで「プライベートプロジェクト」というノートブックと「バスルーム」というキーワードを設定するだけで OK。キーワードの記載場所は問いません。ノートのどこかに含まれていれば、そのノートはウィジェットに表示されます。

もう一つのウィジェットでも同じ手順で、仕事のコンペに関するノートだけを表示できます。「コンペ」というキーワードを含むノートをフィルタするか、あるいは関連ノートすべてに「コンペ」というタグをつけておいて、タグでフィルタすることもできます。

プライベート用と仕事用のウィジェットをそれぞれ設定できたら、ホーム画面をカスタマイズしましょう。カレンダーウィジェットやスクラッチパッドなど、関連する情報と一緒に見やすく並べておけば、どちらのプロジェクトも可視化され、取り組みやすくなるはずです。

使いこなしのヒント: Evernote Professional プランでは、位置情報とブール演算子もフィルタ済みノートウィジェットで利用可能です。geodistance 構文を使ってノートが作成された場所の地理情報でフィルタしたり、AND、OR、NOT などのブール演算子で組み合わせたキーワードでフィルタしたりできます。また、引用符を使って複雑な演算条件を作ることもできます。高度な検索構文について詳しくは、こちらをご参照ください。

ワークフローに合わせて整理

タスクを進めるにあたり、段階ごとに様々な種類の情報を参照しながら、複数のオプションをトラッキングしなければならないことがあります。そういった時も、フィルタ済みのノートウィジェットを複数使用するとスムーズです。それぞれの段階に対して専用のフィルタ済みノートウィジェットを設定することで、簡単に状況を把握できます。

たとえば、仕事で新しく経理担当者を雇う必要があるとします。この場合もフィルタ済みノートウィジェットを使って、ホーム画面から採用プロセスをトラッキングして管理できます。

まず、採用プロセスの各段階に対してフィルタ済みノートウィジェットを作成します。「履歴書審査」「電話面接」「対面面接」といった具合です。次に各段階に対応するタグを作成し、それぞれのウィジェットのフィルタとして設定します。「履歴書審査」ウィジェットであれば、「履歴書」というタグを作成してフィルタに設定します。

募集が始まったら、応募者ごとにノートを作り送られてきた履歴書を添付して、「履歴書」タグを追加します。このタグが追加されたノートは「履歴書審査」ウィジェットに表示されるので、どの応募者の履歴書を審査すべきかホーム画面を見るだけですぐにわかります。

履歴書審査に通った応募者については、「履歴書」タグを外して「電話面接」タグをつけます。ウィジェットの内容は自動的に更新されるので、この応募者は「電話面接」ウィジェットに表示されるようになります。こうすることで、次に何をすべきかがホーム画面からすぐにわかり、ワンクリックで各応募者の詳細が記載されたノートに移動できます。

では、将来もう一人経理担当者が必要になった場合はどうでしょう? 同じタグとプロセスを使いたいけれども、前回の採用に関するノートは表示したくありません。その場合は、過去2週間あるいは過去3週間に作成したノートだけを表示するようにフィルタを追加しましょう。そうすれば今回の応募者だけが表示されます。

使いこなしのヒント: 保存した検索条件を使えば、簡単にフィルタ済みノートウィジェットを設定できます。以前に「経理担当者」というキーワードといくつかの条件を検索条件として保存していたとします。これをフィルタ済みノートウィジェットを設定する際に使用すれば、この検索条件に合致するノートのみがウィジェットに表示されます。新しく同じフィルタを作成する必要はありません。

GTD に活用する

GTD(Getting Things Done)などの生産性メソッドと Evernote を組み合わせて使っている方も、フィルタ済みノートウィジェットを使うことで、これまでの取り組みを最大限に活かすことができます。

Inbox、今やること、次やること、いつかやること、資料、ブレインストーミングなど、自分のルーティンに組み込んでいる段階ごとに、既存の GTD ノートブックと保存した検索条件を使ってフィルタ済みノートウィジェットを作成しましょう。

こうすることで、保存した検索条件を随時実行したり、ナビゲーションバーからそれぞれのノートブックを開いたりする必要がなくなります。自分でカスタマイズした GTD プロセスが、重要な情報を含むノートカードとともにホーム画面に表示されるので、いちいちクリックしたりスクロースしたりしなくても、今やるべきことが即座にわかります。ホーム画面には、タスク、スクラッチパッド、カレンダーなどのウィジェットも表示できるので、全体像を把握しやすいのも利点です。

使いこなしのヒント: メールから GTD Inbox に追加すべき情報が多い方は、Evernote 内に Inbox ノートブックを作成して、必要なメールをそこに転送しましょう。次にホーム画面で GTD Inbox 用のフィルタ済みノートウィジェットを作成して、Inbox ノートブック内のノートが表示されるように設定します。これにより転送した大切なメールがウィジェットに自動で表示されます。

一日をさらにスムーズに

ここまで、フィルタ済みノートウィジェットの活用例をご紹介してきましたが、これらはほんの一部にすぎません。他にも多彩な利用方法が考えられます。是非日々のプロセスに活用して、毎日の生産性を高め、目標達成にお役立てください。皆さんの活用方法をお伺いするのをチーム一同楽しみにしております。

Evernote では今後も、皆さんがニーズに応じて柔軟に使えるようにホーム画面を改善していきたいと考えています。フィルタ済みノートウィジェットは、その大きな一歩であり、皆さんが自分に合った方法で生産性を追求し、ユニークなアイデアや目標を実現できるようサポートする機能です。

Evernote Personal プランでは、ホーム画面にフィルタ済みノートウィジェットを 1 つ追加できます。Professional プラン(または Teams プラン)では、フィルタ済みノートウィジェットを複数追加できるので、ワークフローの各段階の進捗を把握したり、重要プロジェクトを複数並行して管理したりできます。

フィルタ済みノートウィジェットをご利用になるには、必ず最新バージョンの Evernote をご利用ください。また、ご利用いただいたご感想を是非 Evernote フォーラムにてお聞かせいただければ幸いです。

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