使い方と事例

Evernote で社内情報をナレッジ化する

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Evernote の魅力は、自分では覚えきれない様々な情報を保管しておいて、必要な時に簡単に取り出せることです。

多くの方が趣味やプライベートに Evernote をお使いいただいている一方で、仕事の現場で生産性向上ツールとしても使われています。個人の能力を “n” 倍にしてくれる Evernote を “m” 人で使うとその効率は “n” X “m” 倍になるのではないでしょうか?

ナレッジ化の課題

企業向け『Evernote Business』のメリットがいちばんわかりやすいのは、散在する社内情報を『知識』『ノウハウ』に昇華する「ナレッジマネジメントツール」として使った場合です。

社内情報というと、売上情報、顧客情報、商品情報、財務情報、社員情報など機密性の高いものから、議事録、市場調査報告書、企画書、日報、会議用資料、打ち合わせメモ、名刺、ウェブサイトなど多岐に渡ります。そして、その保管先も全社共有サーバー、部門の共有サーバー、イントラ、クラウドストレージなどの外部サービス、メールソフト、ブラウザのブックマーク、個人のパソコンなど社内外に広く散在しています。

このため、「必要な情報がすぐに見つからない」、「最新の情報を共有できない」といった問題が多くの企業で生じており、すでにある”情報”が、”ナレッジ”としてなかなか共有されていないのが現状です。

ナレッジ化の事例

Evernote Business を導入してすべての情報を保存し、「そこに行けば常に最新の情報や知見(=ナレッジ)があるという状態」をつくることで、生産性を高めた事例が多数あります。

金澤兼六製菓様では、営業担当者の日報をすべて Evernote Business に保管しています。これまでは上司と各営業担当者の間だけのやり取りが、担当者同士の情報共有やコミュニケーションへと広がり、互いに勉強になることが増えました。

「営業担当者同士、お互いの動向やお客様からのご要望がよく見えるようになりました。また、参考になるアイデアを見て自分でも試してみたり、大きな案件を獲得した人がいれば負けずに頑張るぞと発奮する者もおり、モチベーションの向上につながっています」
金澤兼六製菓の事例

また、クシタニ様ではイベント情報や商談など、案件が発生するとすぐに Evernote Business にノートを作成して、各地の店舗スタッフまでが閲覧できるように公開しています。社内情報も一部を除き、基本的には見ようと思えば社内のどんな情報でも見えるようになっているため、「誰が何をやっているのか」、「誰が何に興味があるのか」が分かるようになり、メンバー同士もお互いがやっていることに興味を持つようになりました。さらにスタッフが経営そのものに興味を持つようになるなど、情報共有だけでなく社員の意識向上にも役立っています。
クシタニの事例

まとめ

「ナレッジマネジメント」というと敷居が高そうに見えますが、「とにかく Evernote Business に保管する」という方針を決め、その方針の徹底した運用を行うことで、散在していた社内情報を会社の”ナレッジ”として活用できるようになります。また、ナレッジ化はそれ自身が目的ではなく、社員のモチベーションや生産性の向上につながってこそ初めて意味があるのです。

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