この記事は株式会社ニックスによる寄稿です。
業績アップに向けた経営者や事業責任者の役割は何でしょうか？目標を設定し、アクションプランを作って PDCA を回すだけでは、その目標達成は難しいのでないでしょうか。
目標達成のための「仕組」づくり、できていますか。
私は株式会社ニックスの小池龍輔と申します。 2013 年度から IT コーディネータ協会、東京商工会議所の IT 活用専門家として、中小企業の IT 活用の取り組みを毎年 5 社ほど支援しています。
主な支援内容は Excel を活用して見積～受注～納品～請求などの定型業務を、身の丈にあったスモールスタート型で取り組む、無駄のない IT 活用で業務カイゼンを推進することです。
中小企業がコストを抑え、時流にあったクラウドツールを活用して定型業務の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を無くすことで、カイゼン効果を生むことができます。
しかしビジネスでもっと大切なこと、業績アップにつなげる何かが足りない！社長や事業責任者が日々思っていることがあります。
コミュニケーションとチーム力
それは「コミュニケーション」と「チーム力」です。これが足りないと昨今話題の「新しい働き方」にも取り組めません。必要なのは、根底にある継続性のある収益確保、生産性向上にむけた取り組みです。
個人でもビジネスでも必要なこと、弊社ニックスにも欠けていたことなど、今回は営業活動を例にとり Evernote Business を活用した仕組みづくりについてお話しします。
弊社では技術者も含め 2008 年から「全員営業」を掲げ取り組んでおり、定型業務以外の時流情報や顧客情報などを様々な場で共有活用できるよう社内環境を整備してきました。
- ファイルサーバでの情報共有とペーパーレス推進
- フリーアドレスでコミュニケーション強化
- 四半期毎に全社員集会を開催し、経営戦略・業績報告・事例等を共有
その結果、社内コミュニケーション密度は向上しましたが
- 部・課等の組織を横断した情報活用に制限がある
- 社外から活用しづらい
- 情報の有無確認に手間取る、見つけれない
- 肝心な情報が共有されない、業務ノウハウの属人化
- 結果情報が多く、現在の状況がわからない
などの課題が残り営業面での弊害にもなっていたため、解決に向けてスピード感のあるビジネス環境変化に対応できるよう、次の 3 つのことを重要視しました。
- ムリ・ムダ・ムラをなくすためにスピード感のある連携ができ情報共有できること
- 活用する人が良質なアウトプットを創出できるよう発信共有できること
- ノウハウや成功プロセスの共有で業務承継、短期育成につながる活用ができること
これまでは部門内や特定個人でのつながり等、狭い範囲での情報共有しかできていませんでしたが、必要とする人に必要な情報を共有できる新しい仕組みとして Evernote Business を活用することにしました。
弊社では「全員営業」を掲げ取り組んでいますので、様々なプロセスでの報連相と状況の共有を優先的に考え取り組んでいます。
メッシュ型連携で必要な時に必要な情報を活用できる仕組み
Evernote Business を使い始めると魔法のように業績が上がるわけではありません。Evernote Business の導入目的は協働しやすい環境を提供することであり、それが最終的に業績向上につながると考えます。
少しの運用ルールづくりと共有する情報の範囲を決める必要がありますが、スモールスタートし、チームでブラッシュアップしながら活用するとより利便性がよくなります。
例えば、商談状況（日報）は従来、定型書式に記入する方式でしたが、形式にこだわらず最低限の必要項目をメモ形式で自由に記入するようにし、それが好結果につながっています。チームで共有することで、報連相も兼ねアドバイスもすぐできます。雑談メモすることでそれがヒントになり、先輩のちょっとしたアドバイスが受注につながったこともあります。
現在弊社ではこのような好結果がでています。
- 顧客対応スピードが速くなり受注率が向上、同様に素早いクレーム対応で高評価をいただく
- 様々な成功、失敗事例に触れることで仕事の「型」が伝わり実践に活かしている（成長）
- 報連相が無駄なくできるようになりコミュニケーションの質が向上している
- 若手主導で自主勉強会が生まれ組織を横断した社員同士の輪が広まっている
- 様々なプロセスで発生する問題もスピード感をもって改善できるようなってきた
社内活用普及のヒント
業績向上に取り組みませんか？社長の思い、活用目的を伝え共有できると、社内での普及は一気に進みます。是非社員のみなさんに直接お話しください。
また弊社の活用事例等を含め IT 活用無料相談を実施しておりますので是非ご活用ください。
