使い方と事例

チームの知識を活用する

5 月も半ばを過ぎ、4 月から新しい職場に異動になったというみなさんも、新しい仕事にそろそろ慣れてきている頃でしょうか。

さて、その際引き継ぎはどのように行われたでしょうか?前任者から直接引き継ぎを受けることができたというラッキーな人もいるでしょうが、前任者が別の支店に引っ越してしまったり、全く違う部署で多忙な日々を送っているため、引継書類を見るだけで、あとは周りの人から教えてもらう…、そんな会社も多いはずです。

しかし、引継書には本当にすべての情報が網羅されているでしょうか?長らく同じ仕事に従事した担当者にしか分からないノウハウの多くが詰め込まれているにしても、すべての詳細まで記述することは不可能といえるでしょう。すべての情報が社内サーバに残されているという会社であっても、メールや手書きのノートやメモなどは引き継がれないまま消えてしまいます。

情報共有は時を超える

引き継ぎは情報共有が重要であると感じる瞬間ですが、それ以外にも社内の情報共有が大切である場面があります。

例えば、プレゼン資料を作成したら、社内で別の人が同じような資料を作成していた…、新しく始めようとした企画が実は過去にすでに考えられていた、あるいはすでに実施されていた…、そんな経験はありませんか。

知識がチーム内で共有されれば、過去に同じようなプロジェクトをやっていたことを発見したり、過去のキャンペーンで経験した失敗から学び新しいキャンペーンで活かす、といったことが可能になります。今すぐ必要ではない情報も、後々意味を持ってくる可能性があるのです。会社やチームでは、未来への情報共有も重要なのです。

知識を残す仕組作り

ではどうすればよいのでしょうか。

引継書をわざわざ作るという作業をすることなく、いかに自動的に、自然にこうした知識が会社に残るようにするかの仕組み作りが重要となります。

例えば Evernote Business のスペースにすべての情報を残していけば、部署が変わろうとも、、会社を辞めようとも、その知識はチーム内に確実に継承されていきます。

まずはルール作り

社内で共有する情報の内容・方法について、まずはチームで話し合い、ルールを決めましょう。

Evernote Business をお使いの場合は、スペースをどう使うか、どのスペースに何の情報を入れるか、や、ノートの題名の付け方を標準化する、タグの付け方などの基本のほか、スペース名の付け方でも決まりを作っておくと、必要な情報をより発見しやすくなります。また、現在の社員、現チームメンバーはもちろんですが、新入社員や新規プロジェクトメンバーが参加する度にこのルールをトレーニングし、徹底することが重要です。

透明性を高める

チームワーク成功の鍵は、透明性を高めることです。すべてを共有しましょう。最終的な結果だけでなく、議事録やブレインストーミングででてきたアイデアなど、すべての情報を保存しておきましょう。また成功例だけでなく、ボツになったアイデアや失敗例も、将来チームメンバーが同じ間違いをしないためにも、必ず残しておきましょう。
 

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