年度末が近づき、増えていく仕事量と書類。ビジネスパーソンにとって、ファイルの管理は生産性に直結します。
しかしながら、ファイルの保管場所を忘れてしまったり、目当ての資料のためにフォルダを行き来したりするのが億劫なこともあります。情報を瞬時に引き出すことができたら、間違いなく生産性が上がるでしょう。
その億劫さは、Evernote でファイルを収集するだけで、すっかり解決するはず。今回は Evernote の強力な検索機能を使った「文書管理術」を紹介します。
Evernote では、Web ページを保存したり、画像、PDF などを添付ファイルとして保存できるほか、Google ドライブとの連携もできます。特に、Evernote Personal になると、Office 書類や PDF ファイル内の文字検索も可能になり、より幅広いファイルの管理ができるでしょう。
「キーワードだけは覚えているが、ファイル名を思い出せない」というときも一安心です。そもそも Evernote の検索機能を使えば、ファイル名や保存場所を正確に覚えておく必要がありません。内容を詳細まで覚えていなくとも、類推したキーワードで検索すればファイルを見つけ出すことができます。
また、ファイルを保存するときファイル名に「20180208」と更新日時を入れたり、「Ver1」とバージョン名を入れたりしている方はいらっしゃいますか？このファイルにさらに変更を加えたいのに、どれが最新版かわからない、また、個人がローカルに持っているバージョンもあったりして困った…、そんな経験はないでしょうか。Evernote でテキストのまま保存しておけば、メンバーは常に最新の内容にアクセスできるので、そんな心配はありません。
Evernote は文字情報で検索する
ビジネスにおいて、文字情報で保存できるものは多岐に渡ります。
Evernote の検索機能を使えば、添付された画像内の文字や手書き文字まで検索可能にします。JPG・GIF・PNG ファイルを添付した場合、画像内の文字も検索の対象になります。
Evernote Personal では、ノートに添付した Office ファイルや PDF ファイルの中身も検索で発見できます。また、デスクトップ版で検索を行った場合、添付ファイルをインライン表示してあれば、添付された Office のファイルの中からキーワードをハイライト表示します。
また、ウェブ記事や SNS の投稿を資料として残すのに「Web クリッパー」は重宝します。Web クリッパーは、閲覧中の Web ページを Evernote にノートとして保存できる、ブラウザ拡張機能です。Gmail や Amazon の商品ページ、仕事にまつわるニュースを保存することもできます。
何度も使うファイルには、テンプレートを利用
文書で保存できるものは、メモに留まりません。議事録、請求書、経費精算書、カレンダー、ニュースなどもあります。今までは紙で保管することが多い書類だったとしても、 Evernote に切り替えていけばペーパーレスに管理できます。
繰り返し使う書類は、テンプレート化すれば何度も新しいファイルをつくる必要がなくなります。また、チームでテンプレートを共有すれば、誰でも同じようにファイルを転用することができます。
定例会議の議事録はその最たる例かもしれません。画像のなかの「【テンプレート】」に会議の名前と日付を上書きすれば、後で検索して見返しやすくなります。また、もし他人に議事録を共有する必要があれば、「共有」からメールやURL発行を通じて、ノートを参照してもらうこともできます。
Evernote では、業務日報、プロジェクト管理、議事録、チェックリストなど幅広いテンプレートを提供しています。用途別にカスタマイズして使うと、より広範囲な問題を解決できるでしょう。
プロジェクトごとにタグを使って管理
プロジェクトに必要な情報は、「タグ」を使って管理するのもひとつの手かもしれません。議事録や提案書類はもちろん、プロジェクトのスケジュール、取引先の名刺までを一元的に管理できるのは Evernote ならでは。
たとえば、タグに「プロジェクトの名前」を入れて保存してみましょう。あとでタグから検索をかければ、情報をワンタップで一覧可能に。いざ会議で必要になったときでも瞬時に取り出せます。また、「プロジェクトにまつわる情報はいつも Evernote にある」と、精神的にも安定した状態でいられそうです。
以下のテンプレートも有効に活用できるので、参考に。
- テンプレートで業務を効率化
- Evernote が提供するテンプレートの一覧はこちらから
様々な情報を保存/検索することができる Evernote。さらに効率的に文書管理をしたい方は、名刺管理、画像からの文書読み取りができる、高機能な Evernote Personal か、情報共有がより強化された Evernote Teams がおすすめです。
