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生産性

Evernote で資料作成作業を効率化

みなさんはチームで資料を作成するための情報収集をどの様に行われていますか?情報収集をチームで実施する場合、どのような情報をメンバーが集めているかをリアルタイムで把握できず、同じ情報を複数のメンバーが集めてしまったりするなど、作業に無駄が発生しやすくなります。このような作業の重複を避けるために、 Evernote ではノートブックやタグを利用した文書の整理や検索機能のほか、様々な機能で作業を効率化することが可能です。そこで今回は、資料作成を便利にする Evernote の機能をいくつかご紹介したいと思います。

Webクリッパーでインターネット上の情報共有を

情報収集をインターネットを使って行う場合、 Web クリッパーを利用すると、ブラウザから直接ノートを作成・保存することができ、より簡単に情報の共有が行えるようになります。ノートへの保存は、 Web ページ全体や、ページ内の文書とグラフィックのみ、ページ内の文書のみ、スクリーンショット等様々な方法で行うことができ、指定するノートブックのノートとして保存し簡単にチーム内で共有することが可能となります。また、ウェブで公開されている PDF もそのまま、あるいは必要な部分だけ切り抜いて保存し、共有することができます。

スペースを利用して様々な情報の効率的な共有を

さらに、 Evernote Business のスペース機能を利用すれば、特定のプロジェクト、チーム、あるいはトピックに関するスペースを作成し、関連するノートやノートブックを集約してチームと共有することが可能となります。スペースを作成するには、サイドバーの「新規スペース」をクリックしてスペース名を入力します。

作成したスペースには、新規にノートブックを追加したり、すでに Evernote Business をご利用頂いている場合には既存のノートブックを作成したスペースに移動させたりすることが可能です。
ノートブックを作成するには、作成したスペース画面内の「新規ノートブック」をクリックし、ノートブックの名前を設定します。

既存ノートブックを新しいスペースに移動するには、移動したいノートブックのオプション(点線)ボタンをクリックし、「ノートブックを移動…」を選択して、移動先のスペースを選択します。

スペースにまとめることにより、テーマごとに作成された複数のノートブックをチームで同時に共有するなど、多岐にわたる情報を整理した形で簡単に全体の調査状況を全員で把握することができます。

資料作成はプレゼンテーションモードで

Evernote Business のプレゼンテーションモードを利用すれば、収集した情報をノートにまとめてボタンを1つクリックするだけでプレゼンテーションとして発表することが可能です。 Evernote Business なら文書を書いていくと共有するノートブックの関連する情報がコンテキストで表示されますので、さらに良いデータが得られることも。

また、プレゼンテーション用レイアウトエディタを使用してノートの表示方法をカスタマイズしたり、ノートを複数のセクションに分割すれば、パワーポイント等のスライドの様にページを区切って表示させることもできます。プレゼンテーションモードでチーム全員で資料全体の構成や資料の内容を確認しながら、提出用のスライドを作成していくなど、ペーパーレスで資料のブラッシュアップを行うこともできます。この様にチームでの情報収集・資料作成にも便利に Evernote を活用していただけます。

いかがでしたでしょうか?仕事での利用であれば、情報の共有・管理方法が充実した Evernote Business がおすすめです!NTTドコモが提供するビジネスプラス Evernote Business について、もっと詳しく知りたいかたはぜひこちらをご覧ください。 

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