使い方と事例

時間を無駄にせず有意義な会議を行うには

「会議とは、意思に反して選ばれた不適当な人たちが、不必要なことをすることだ」

– 作者不明

どこかの厭世家のこの言葉は、大げさで厳しすぎるものかもしれません。しかし、会議に対する人々の不満を簡潔に言い表していることは確かでしょう。会議は重要なものとはいえ、多くの職業人が日々の業務に必要不可欠なものだとはみなしていません。「仕事を中断するもの」「時間の無駄」だと考えています。確かに会議が苦痛なものになることも少なくありません。

しかし、その状況に甘んじる必要はありません。生産的な会議では、メンバー間のコミュニケーションと情報共有 (英語記事) が活発化し、問題の解決、異なる意見の調整、パフォーマンスの向上、チームワークの構築、そしてプロジェクトの前進が可能になります。事前に計画して準備を整えて臨むことで、会議にかかる時間を効率的に短縮することができ、参加者が時間を無駄にすることなく、必要な情報をしっかりと吸収して日々の仕事に戻れます。

最近のLucid Meetings の調査 (英語記事) によると、調査参加者の 45% が週に約 1 回会議を主催し、週に 3 〜4 回会議に出席しています。これらの会議時間を削減できれば他のタスクに割ける時間は確実に増えます。ただし、単に時間を削減するだけでなく、実りある会議にしなければ意味がありません。

会議から得るものが増えれば、総合的な生産性が高まります。驚くような成果が得られることも少なくありません。会社での会議を、参加者が積極的に関与する意義のあるものにするために、以下のヒントを参考にしてみてください。

生産的な会議は明確なアジェンダの作成から

アジェンダを明確に設定することで、会議の目的が定まり、的を射たアイデアが出やすくなります。アジェンダが曖昧だと、論点があやふやになり、議論が脱線してなかなか結論に辿り着けません。そうなると会議時間が延びるだけでなく、話し合いの大部分が無駄になってしまいます。

良いアジェンダとは、会議の目的を決め、完了すべき具体的なタスクや ToDo を明らかにするものです。アジェンダを作成する際は、以下の点を考慮しましょう。

  • 事前に、会議で話し合いたいことがないかどうかチームメンバーに確認します。メンバーから質問や問題点があげられたら、アジェンダに含めます。
  • 出席者が十分に準備をできるように、少なくとも 1 日前には全員がアジェンダを確認できるようにします。
  • 各議題を適切なチームメンバーに割り当てます。
  • チーム全員がアクセスでき、会議の準備からフォローアップまでプロセス全体を処理できるプラットフォームを使用します。

使いこなしのヒント: Evernote のテンプレートを使って、会議のアジェンダを整理しましょう。定例会議の場合は、カスタムテンプレートを作成して毎回メンバーに共有しておけば、次の会議までに各自話し合いたいポイントを記入できます。

スマートに議事録を取る

アジェンダの構成をしっかりしておけば、会議のロードマップとして機能するので、時間を無駄にせずすべてのポイントをカバーできます。話し合うべき優先事項が決まれば、チームとして問題に取り組み、解決策やアイデアを話し合うことができます。

会議の次のステップは、話し合った情報や結論をまとめてチームメンバーに伝えることです。これは不可欠なステップですが時間がかかるものでもあります。会議が終わってからフォローアップまでの時間があけばあくほど、重要な詳細が埋もれやすくなってしまいます。そこで、会議中に情報を正確に記録して、このステップを大幅に効率化しましょう。情報を一元的に集約する場所を決めて、すべての議事録を同じ場所で整理、共有すると便利です。

使いこなしのヒント:

  • 議事録は独立した 1 つの文書にすることもできますし、アジェンダと同じ文書にまとめることもできます。独立したノートを作成する場合は、リンクを作成して相互に関連するノートをすぐに開けるようにしましょう。
  • 重要な情報を取り落とさないようにするには、会議を音声録音しましょう。議事録ノート内から直接、デスクトップでもモバイルでも録音できます。会議中に使用したホワイトボードを写真撮影した画像や、文書、手書きメモなどを議事録に添付することもできます。多様な形式の情報を一か所に保存できるので、会議の情報を漏れなく記録し、すぐにアクションに移れます。

議事録をタスクに変換する

さて、会議は成功に終わりました。チームメンバー全員が積極的に参加し、的を絞った議論でいくつかの重要な問題に関して、チームとして前進することができました。議事録は正確に記録され、適切なチームメンバーに共有されています。しかし、ここで忘れてはならないのが、会議の決定事項をアクション可能なタスクにつなげることです。せっかく話し合っても実行に移さなければ意味がありません。

決定した目標に対する進捗状況を測定するには、アクションアイテムが必要になります。アクションアイテムとは、会議で話し合い、目標を達成するために完了すべきアクションのことです。各アクションアイテムには必ず担当者を割り当て、期待される結果を定義して期限を決めることが重要です。アクションアイテムはできるかぎり明確に定義し、各チームメンバーの他の業務に支障をきたさないかどうか確認する必要があります。また、全員が同じ認識を共有し、自分が行うべきことを理解しているかチェックするため、会議後にフォローアップを行うことも大切です。

使いこなしのヒント: アジェンダと議事録を同じプラットフォームで管理して、簡単にタスクをチームメンバーに割り当てましょう。Evernote なら、議事録を素早くアクションアイテムへ変換できます。タスクを割り当てたメンバーには、リマインダーや通知を送ることができるので、全員がスケジュール通りに責任を持って自分のタスクに取り組めます。また、メンバーはタスクの詳細や進捗状況を共有された元のアジェンダに記入することができます。

Evernote で会議を最大限に効率化

適切なアプローチと適切なプラットフォームで臨めば、会議は時間の無駄にはなりません。生産的で効率的な会議を行ってチームの成果を高めましょう。

「やった!」と思えるような会議にしてください。

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