キッチンタイマー、目覚まし時計、ときには同僚からのせっつき。リマインダーには様々な形がありますが、適切に設定することで、一日の予定をスムーズに運ぶことができます。この度 Evernote には新しい形のリマインダーが登場しました。Google カレンダーの予定に関する通知機能です。うまく活用して忙しい毎日をしっかり管理しましょう。
予定の通知機能を使うと、事前に会議を計画する場合も、その場で即席の会議を始める場合も、ワンクリックで既存の議事録ノートを開いたり、新しい議事録ノートを作成したりできます。カレンダーの予定からいつでも議事録を開くことができるので、決定事項やアクションアイテムをすぐに参照することができ、日々のタスクを確実にこなせます。
あなたの会議スタイルは？
事前にアジェンダを設定し、話し合うポイントを詳しく決めておくタイプですか？ それともその場でチームから自由にアイデアを出してもらうタイプですか？ どのような会議スタイルの場合でも、Evernote を使えば議事録や資料のノート、スケジュール、タスクをまとめてシームレスに管理できます。早速その方法を見ていきましょう。
「会議がたくさんあり準備する時間がない」タイプ
月曜日の朝 8 時。田中さんは週 1 回の定例会議のためのノートをまだ作成できていません。一週間の始めるにあたり最高のスタートとは言えませんが、心配は不要です。Evernote がついています。
会議開始時に、田中さんのコンピュータに通知がポップアップ表示されます。通知をクリックすると Evernote が立ち上がり、事前に書式設定されたノートが開きます。このノートには会議の招待状から取得された情報（会議日時、説明、参加者、リソースや会議へのリンクなど）がすでに自動入力されています。また、タスクやアクションアイテムを記入するスペースも用意されています。参加者たちが週末にしたことを雑談しているほんの少しの間に、田中さんは会議の準備をすっかり整えることができました。
使いこなしのヒント: 仕事用、家族用、趣味用など複数のカレンダーを使い分けている方は、Evernote Professional または Evernote Teams をご利用いただくと、すべてのカレンダーを接続し、仕事の予定にもプライベートの予定にも簡単にノートをリンクできます。また、接続したすべての Google アカウントのプライマリカレンダーの通知を受け取ることができるので、どんな予定も漏れてしまうことはありません。
「会議はしっかり準備してから参加する」タイプ
鈴木さんのモットーは「アジェンダなくして出席するべからず」です。流れにまかせるのは好きではなく、事前にしっかり考え、リサーチと情報収集を行って、アジェンダや資料を準備しておきます。こうすることで、情報に基づいた最良の意思決定ができるからです。そんな鈴木さんでも、準備した情報を会議中に見つけられないことあります。皆が注目していると思うと焦ってしまいなおさら見つけるのに手間取ってしまうのです。
火曜日の 12 時 50 分。鈴木さんは、大手顧客との打ち合わせ用にノートを準備しています。準備が終わったら、そのノートを関連する予定にリンクしておけば、必要な情報がすべて一か所で見つけられます。1 つの予定に対して、いくつでもノートをリンクできます。
打ち合わせが始まる前に、鈴木さんのタブレットに通知がポップアップ表示され、リンクしたノートを開くように促します。鈴木さんはワンクリックで必要なノートを開くことができます。ノートには、前回の製品に対するフィードバックから顧客が今月出かける旅行先まで、顧客に関して収集したすべての情報が揃っています。その結果、顧客と有意義な会話を交わすことができ、関係性を深められました。必要なときに必要な情報がすぐに表示できる Evernote の機能により、無事に顧客との契約も更新することができました。さらに、ノートのリンクにより打ち合わせ中に情報が見つからなくて焦ることもなくなったので、冷静沈着で頼れる人だと評価されています。
使いこなしのヒント: リンクした既存のノートを開くのか、新しくノートを作成するのかに応じて、規定の通知時間を変更することができます。たとえば、会議開始時刻に新しいノートを作成するための通知を受け取ってその場で議事録をとれるようにしたいという方もいらっしゃれば、会議の 10 分前にリンクしたノートを開いて、会議に備えて見直したいという方もいらっしゃるでしょう。ご自分に合った通知時間を設定してください。
「会議が終わったら、すぐに仕事に取りかかりたい」タイプ
佐藤さんの辞書に「先送り」の文字はありません。会議が終わったらすぐにアクションに移ります。木曜日の午後 7 時半。月 1 回行われている教育委員会の会議も終盤に近づいてきました。議長は佐藤さんなので、皆が佐藤さんの指示を頼りにしています。予算の計画、教科書の注文、募金イベントの準備などやるべきことは山ほどあります。でも大丈夫。Evernote がついています。
会議終了時に、佐藤さんのラップトップに通知がポップアップ表示され、フォローアップすべきアクションアイテムがないかどうか確認するよう促します。通知をクリックすると、アクションアイテムを記載した既存のノートが開き、そこで委員会のメンバーに各タスクを割り振ります。こうすることで参加者全員が、実行すべきタスクと誰が何をすべきかを明確に理解して会議を終えることができます。
使いこなしのヒント: Mac では Cmd+T、Windows では Alt+T で、アクションアイテムを即座にトラッキング可能なタスクに変換できます。入力し直したり、カット&ペーストする必要はありません。タスクに変換したら、期限やフラグを設定したり、その場で他の人に割り当てたりできます。
どんなときも慌てない
仕事も生活も忙しい現代で、すべての会議に準備万端で臨むのは簡単ではありません。またせっかく準備していても、会議中に重要な情報をどこに保存したかわからなくなってしまうことも。Evernote で Google カレンダーの予定通知を使えば、日々の予定を落ち着いて滞りなくこなせます。必要な情報をいつでも手元に用意して、周囲が驚くような会議の達人になりましょう。
ご注意: Evernote Personal プランで接続できる Google カレンダーアカウントは 1 つです。複数のアカウントを接続するには、Evernote Professional または Evernote Teams をご利用ください。ご自身のニーズに合ったプランを見つけるには、こちらのプラン比較をご覧ください。
