この記事は NTTドコモによる寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business
2016 年も残り約 １ ヶ月になりました。働くみなさんにとって、年末に向けてやる事の一つといえば、オフィスの整理整頓ではないでしょうか。身の回りの整理をして、気持ち良く新たな年を迎えたいですね。
今回は会社にある複合機を使い、デスクに溜め込んでしまった資料や、保管場所に悩む全ての書類を、Evernote へ簡単に保存する方法をご紹介します。
大量の資料をスキャンするには、スキャナーを使用すると良いでしょう。ご存知のとおり、日常的にスマートフォンや ScanSnap を使い、名刺や配布された資料を Evernote へ保存するのはとても便利です。しかし、大量に溜まった書類を一度にスキャンする場合には、少し時間がかかってしまいます。そこでスキャナーの出番ですが、会社にある複合機を利用した場合の手順をご説明します。
やり方は 2 通りです。まずは、複合機にメール送信機能が有るか無いかをご確認ください。
複合機にメール送信機能がある場合
お使いの複合機に、スキャンしたデータをメールで送信する機能がある場合、Evernote のメール転送機能を使って保存するのが最も簡単です。会社のパソコンが Windows でも Mac でもご利用可能です。
1. Evernote 転送用メールアドレスを確認しましょう。
Evernote 転送用メールアドレスは、Evernote にメールを転送して保存するためのアドレスです。アドレスは、☓☓☓☓☓☓@m.evernote.com のような形式で、各ユーザに専用のものが割り当てられます。自分のアドレスは、アカウント設定から確認ができます。
2. 複合機に転送用アドレスを登録しましょう。
複合機のアドレス帳にスキャンデータの宛先を登録します。登録方法は、ご使用の複合機ごとに異なりますので、お調べ頂き、設定してください。
3. 複合機でスキャンするとメールが送信され、自動的に Evernote に保存されます。
なお、メールの件名を変更することができれば、指定したノートブックに保存することも可能です。メール送信については「実は仕事で使えるメール機能。どこからでも投稿、追記、リマインダー」も参考になります。
複合機にメール送信機能がない場合
お使いの複合機がメール送信できず、フォルダへの保存のみの場合は、Evernote Windows 版にあるインポートフォルダ機能を使うのが便利です。（Windows のみ対応）
1. 複合機の保存先をネットワークドライブに割り当てましょう。
複合機でスキャンしたデータの保存先がファイルサーバのフォルダの場合、そのフォルダを Windows の「ネットワークドライブの割り当て」で任意のドライブ名に指定します。
2. Evernote でインポートフォルダを指定しましょう。
Evernote Windows 版で、インポートフォルダを 1. で割り当てたドライブ名に指定します。
Evernote for Windows でインポートフォルダを作成する方法
3. 複合機で保存先を指定してスキャンすると、Windows PC を経由し、自動的に Evetnote に保存されます。
この方法で自動保存する場合、設定した Windows パソコンを起動しておく必要があります。
このように個人でノートブックにまとめた情報を、Evernote Business では簡単にチームに共有できます。Evernote Business のメリットは「Evernote Business で実感する 3 つのメリット」もご参照ください。
ぜひ年末の忙しい時間を有効に使ってみてはいかがでしょうか。
Evernote Business は、Evernote の Web もしくは NTTドコモのビジネスプラスからお申し込み可能です。ビジネスプラスでは 1 アカウントからの請求書払いにも対応していますので、スモールスタートから始めたい、という方におすすめです。ぜひ Evernote Business をご利用いただき、便利さを実感してください。
