Evernote は検索機能で情報をすぐに探せることが特徴ですが、情報＝ノートの数が増えてくると、どうしてもお目当てのノートがなかなか見つからない、といったことがあります。そこで今回は「ノートが見つからない！」を解決するための、検索や整理のヒントをご紹介します。
検索するときのコツ
キーワードで検索したときに「検索結果に出てくるノートの数が多すぎて、お目当てのノートが見つからない」といったことはありませんか？そんなときには、検索結果を絞り込んでいきましょう。
複数のキーワードで絞り込む
もっとも手軽な絞り込みの方法は、「キーワードを追加すること」です。例えば、「提案書」で検索するとたくさんのノートが出てきてしまう場合は、相手の担当者名を追加して「提案書 山田」という2つのキーワードで検索してみる、といった感じです。
Evernote が検索するのは、ノートにタイプしたテキストや、ファイル名だけではありません。写真の中に写っている文字や、Word・Excel・PowerPoint や PDF といった「ファイルの中身」まで検索してくれます。（ファイルの中身を検索するのは、プレミアム版の機能となります。）
ノートブックで絞り込む
「特定のノートブックを指定して、その中だけを検索する」こともできます。例えば、プロジェクトごとにノートブックを分けておけば、いま進行しているプロジェクトの情報だけをすばやく検索することもできます。
検索の条件を保存しておく
例えば、「日報のノートブックの中で、担当が ”山田” というもののみ定期的に検索したい」といった場合に、検索の条件を毎回指定するのは少し面倒ですよね。そんなときには、設定した検索条件を保存しておくこともできます。保存した検索条件は、そのままショートカットにも入れられるので、次回に検索するときにすぐ呼び出すことが可能です。
ノートを作るときのコツ
タイトルの付け方にルールを設ける
日報や名刺、見積書など「繰り返し、同じようなノートを作成する」という場合には、タイトルの付け方のルールを決めておくと、後から探しやすくなります。
例えば名刺であれば、「20181026_株式会社○○_山田太郎_名刺」といったように「日付_会社名_名前_種類」の順番でタイトルを付けるルールにしておきます。こうすることで、名刺を保存したノートのタイトルがきれいに揃うので、一覧から目的のノートを見つけやすくなります。また、チームで情報を共有する場合にも、ルールが決まっていると管理がしやすくなります。
関連するノートをリンクさせる
あるノートと関連する情報を参照したいときには、ノートリンクの機能が便利です。例えば、「山田さんの名刺のノート」から「山田さんへ提出した提案書」へのノートリンクを貼っておけば、関連する情報を辿ることが簡単にできるようになります。
よく間違える検索キーワードを一緒にメモしておく
「ノートに保存したはずなのに、検索でうまく引っかからないな…」ということはありませんか？もしかしたら、似たキーワードや、省略したキーワードで検索しているのかもしれません。
例えば、「送付状」で検索したのに引っかからず、よくよく探してみたら「送り状」と記載していた、といった場合です。こんなときには「よく間違えて検索してしまうキーワード」を、その都度ノートに追加していくようにします。すると、あいまいな記憶で検索をしたとしても、お目当てのノートが見つかりやすくなるのです。
整理のコツ
ノートブックとタグを活用する
ノートが増えてきたら「ノートブック」や「タグ」を活用してノートを分類・整理してみましょう。分類に悩んだら、「学校の授業で作るノート」をイメージすると、分かりやすくなります。よく検索する情報をノートブックやタグでまとめておくことで、引き出したい情報へすばやくアクセスすることができるようになります。
ノートブックの名前をひと工夫する
ノートブックが増えてきたら、一覧から目当てのノートブックがすぐ見つけられるよう、名前の付け方にも工夫してみましょう。例えば「01. 名刺」「02. 提案書」というようにノートブックの頭に数字を振っておくと、自分が並べたい順番に揃えることができます。
ノートブック名の先頭に絵文字を入れるのもオススメです。「?業務日報」のように、ノートブックの内容と関連した絵文字を付けておくと見つけやすくなるでしょう。ただし、全部のノートブックに絵文字を入れてしまうと逆にわかりづらくなるので、毎日使うものや、大事なものだけにしておきましょう。
情報は溜めておくだけでなく、使いたいときに引き出せてこそ価値があるもの。Evernote にはさまざまな情報の引き出し方が用意されていますので、ぜひご活用ください。
