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使い方と事例

個人デスクの大掃除:会社のデスクを片付けよう

気づけば2019年も残すところあと 2 週間強。

ちょうど手続きの節目が重なって書類作成に追われていた、という方もいらっしゃるかもしれません。気がつけば会社のデスクも自宅の机も書類や手紙で山積みになり、仕方ないのでとりあえずクリアファイルにまとめて大掃除終了……なんてことは例年ないでしょうか?

今回は「個人デスクの大掃除」と銘打ちまして、 Evernote を活用した個人デスクの片付け方法をご提案いたします。

この記事は株式会社PFUとのコラボ記事です。PFU の記事はこちら

片付けの手順

あまりにも色々積み上がっているデスクだと何から手をつければいいやら悩まれるかもしれません。まずは、下記の分類で箱を用意し、積み上がった書類を分別していきましょう。

まず、箱もしくは紙などで分別エリアを作ります。大まかに「仕事関連」「仕事に関係ない」「明らかに捨てるもの」の三種類から始めましょう。
まず、箱もしくは紙などで分別エリアを作ります。大まかに「仕事関連」「仕事に関係ない」「明らかに捨てるもの」の三種類から始めましょう。

たとえばお客様からいただいた資料や社内の資料は「仕事関連」、健康診断のお知らせや経費申請しないレシート、気になっていたキッチンカーのチラシは「仕事に関係がない」、買う予定のないコンタクトレンズのチラシや既に本体を捨ててしまった電化製品の説明書などは「明らかに捨てるもの」に入れてしまいましょう。

社内外資料や名詞は「仕事関連」、私用で捨てられないものは「仕事に関係ない」、捨てそびれていたものやこれを機に捨てたいものは「明らかに捨てるもの」へ分別します。
社内外資料や名詞は「仕事関連」、私用で捨てられないものは「仕事に関係ない」、捨てそびれていたものやこれを機に捨てたいものは「明らかに捨てるもの」へ分別します。

しかし、書類以外にも積み上がる山の要因があるかもしれません。

  • 捨て忘れていたゴミ
  • お土産でいただいて美味しかったので覚えておきたいお菓子の箱
  • なんとなく気に入っていて捨てづらいインク切れのボールペン

それらは一旦箱に入れて机の下などに置きましょう。

先輩から任されたままだったり、責任者が曖昧だったため一旦引き取った経緯があったり、自分の裁量で捨てられない大きな荷物がある場合、これも箱に入れるか包むかして、

  • いつ頃から、誰に言われて保管し続けていたか
  • 荷物の内容物と覚えている(考えうる)用途

などを紙に書いて貼り、一旦置いておきましょう。

紙類の処理

さて、これで一旦机の上に何が積まれていたか把握できるようになりました。
続いて、整理したもののうちでも紙類の整理に入りましょう。

先ほど「仕事関連」の箱に入れた書類を、さらに細かく分類します。

「仕事関連」に入っていたものをさらに「名刺」「進行中」「完了済」で分類します。進行中や完了済みのものは、その中でさらに「社内用」「社外用」「お客様からいただいた資料」などに細分化して分類してもわかりやすいかもしれません。
「仕事関連」に入っていたものをさらに「名刺」「進行中」「完了済」で分類します。進行中や完了済みのものは、その中でさらに「社内用」「社外用」「お客様からいただいた資料」などに細分化して分類してもわかりやすいかもしれません。

分類後、紙面で保管しておく必要のないものについては写真に撮って Evernote にPDFで保存してしまいましょう。

この際、 Evernote で「進行中」「完了済み」というノートブックを作成し、その中に案件ごとの名前のノートを作って「写真を挿入する」機能をご利用いただくと、後々共有が必要な際にまとめて共有することが可能です。

参考:https://help.evernote.com/hc/ja/articles/209005637

紙面で保管しておく必要のあるものについても、クリアファイルやバインダーにまとめてラベリングします。

この作業の過程で、「これは未受注だけど進行中」「これは受注したけど凍結中」という絶妙な立ち位置の案件に関する書類が出てくるかもしれません。その場合、チャンスです!書類を Evernote に保存し、公開URLもしくはメールアドレスでの編集権限招待でチームまたは取引先と共有し、案件の進展を図りましょう。

名刺は Evernote で写真撮影すると、自動的に名刺と認識されて名前や社名、メールアドレス、電話番号などの情報が整理されてノートに格納されます。

こちらも「名刺」というノートブックを作成し、そのノートブック内に保存されるよう設定してから一気に写真を撮ってしまうと、後々連絡情報が必要になった際に検索が容易です。

続いて「仕事に関係ない」箱に入れた書類たちです。

こちらも、紙面で保存しておく必要のないものは Evernote で「確認済み」「後で読む」などのノートブックを作成し、写真を撮ってノートに格納してから処分してしまいましょう。

最後は机の下に入れておいた紙以外のもの

「紙以外のものはさすがにスキャンして PDF で保存するわけにもいかないでしょう」

そう思われた方もいらっしゃるでしょう。

ですが、先ほど例に挙げたような「お土産でいただいて美味しかったので覚えておきたいお菓子の箱」は写真に撮って、 Evernote で「思い出」というノートブックを作成してノートに保存してしまうことが可能です。

Evernote では、写真に写った文字も検索対象になるため、そのお菓子をくれた人の名前と大体の日付を付箋に書いて一緒に写してもいいかもしれません。

先輩から預かった大きな荷物や、たまたま行くあてがなく自分が引き取ってしまった荷物も、この機会に社内にシャウトアウトして正しい位置に返しましょう。本当に自分の担当でないのならば、いつまでも面倒を見てあげる必要はありません。

整理する紙が多すぎる!

さて、ここまでは書類を一枚一枚自分の手で写真を撮って Evernote に格納する整理方法をご紹介いたしました。

しかし、本当に忙しくて信じられないほどの枚数の書類や名刺がある場合、手で一枚ずつ処理するというのは考えるだけで大変な仕事です。

そんな時におすすめなのが、株式会社 PFU の ScanSnap

こちらを使えば、膨大な量の名刺や書類もセットするだけで指定したノートブックにどんどん格納されていきます。

スキャンされた PDF も、画像内の文字検索機能が働くので後から検索が可能です。詳しい連携の方法はこちら

また、整理した名刺や書類をチームで効率的に共有したい場合、 Evernote Business のご利用をお勧めいたします。

あとはほんのちょっと頑張って手を動かすだけ

いかがでしたでしょうか。

今回は年末という時期的特性に合わせ、個人デスクの大掃除をテーマにお送りいたしました。

Evernote では今回ご紹介いたしました機能以外にも様々な機能がございます。下記のサイトをご覧いただき、ご自身のニーズにあった使い方もお探しいただけます。

https://help.evernote.com/hc/ja

この記事は株式会社PFUとのコラボ記事です。PFU の記事はこちら

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