年が明けて早 2 ヶ月が経過いたしました。「もうそんなに？」と驚かれた方も、「まだ 2 ヶ月か」と思われた方も、新年度を迎える準備は進んでいるでしょうか。
次の年度こそは効率の良い仕事スタイルで生産性を上げて結果を出す、という目標をなんとなく立てては結局 1 年が慌ただしくすぎてゆく流れに、既視感を覚える方もいらっしゃるかもしれません。
今年はぜひ、「効率の良い仕事スタイル」の確立を目指し目標達成への第一歩を踏み出しましょう。ただ、 4 月にいきなり新しい手法を取り入れても定着は難しいでしょうから、年度終わりの繁忙期が見え隠れし始める今だからこそ、新年度の良いスタートを切るべく準備を始めませんか。
今回は仕事の効率化を軸に、デジタルキャビネットの導入と運用をご紹介いたします。
この記事は株式会社PFUとのコラボ記事です。PFU の記事はこちら。
デジタルキャビネットとは？
耳慣れない単語かもしれませんが、普段キャビネットで物理的に管理していたファイル類を電子化してデジタルで管理することを指します。
下記に、電子化して管理できるファイルの例を挙げて参りましょう。
- 各種書類など紙類と電子ファイルの保管
- プロジェクトごとの書類管理
- 年間予定とタスクの管理
１・電子データと紙類の保管
4 月は日本では新年度となり、多くの学校や企業で物事が始まるタイミングです。規模の大小を問わず新体制への移行があったり、新規・既存プロジェクトへの新規参入または引継ぎがあったり、もしかしたら新入社員の教育を担当するようになるかもしれません。
そういった際に増えるのは、社内メールやチャットで回ってくる各種の資料や書類です。普段なら一応目を通して締め切りなども覚えておけるのに、忙しさの重なる時期では思いがけず忘れてしまうといったことがあります。時にはそういった書類の中に提出期限の近い申請書の類が混ざっていたりして、何ヶ月か経って夏も近くなった頃に「あれ？ 申請していないんですか？」と言われるようなこともあったり。
そんな時にもデジタルキャビネットとして Evernote をご活用いただけます。
Evernote には文書・音声・画像などの様々な種類のファイルを保存していただけますが、とくに文書ファイルと画像ファイルに関しては強力な文字検索機能が働きます。
たとえば Excel ファイルを保存していただいた場合、ファイル内のセルの中に記入された単語も Evernote 上での検索対象になります。つまり、「ファイル名や送信者を思い出せないけれど含まれていたキーワードは覚えている」というエクセルファイルも Evernote に保存してあればその覚えているキーワードで検索して見つけることができます。同じく、Word ファイルや PDF ファイル、さらに JPG や PNG などの画像内に含まれる文字も検索対象になります。
Evernote に保存する際には「ノート」を作成し、そのノートの中にファイルを添付する形で保存していただけます。手渡しされた紙類に関しては、渡されたものを再度提出する必要がある場合や原本を手元に保存しておかなければならない理由がないかぎり、渡された時点で Evernote 上で写真を撮って電子化して保存し、紙の媒体は処分してしまいましょう。撮影した写真データも、もちろん文字検索の対象です。場合により、手書きの文字も検索対象になります。
さて、提出期限や返信期限など締め切りのあるファイルの場合、Evernote ではノートにリマインダーを設定することも可能です。締め切りまでに余裕を持って作業を終わらせる時間を逆算し、リマインダーを設定して計画的に取り組みましょう。
書類を Evernote に入れて運用する方法に慣れてくると、せっかくなので今まで手元に紙ベースで保管していた様々な資料を Evernote で管理したい、とお考えになるかもしれません。
しかし、年単位で保管してきたお客様の資料や名刺、社内資料などを一枚いちまい手動でスマホで写真を撮る、と考えると、非常に億劫な気持ちになりがちです。
そんな時に大活躍するのが、 ScanSnap というスキャナーです。
最新版の ScanSnap iX1500 ではカバーを開けるだけで高速で起動し、一度に 50 枚まで書類をセットすることができます。読み取りの速度は 1 分間あたり 30 枚* となっている上、業務用スキャナー開発のノウハウを取り入れた紙詰まりなどを防止するブレーキローラーも組み込まれています。
手差しモードでは封筒や長いレシートのような形の書類もスキャンができ、さらに専用ガイドを取り付けることで複数枚の名刺やレシートもより簡単にスキャンすることができるようになります。
このようにして ScanSnap でスキャンされた書類は両面スキャンで Evernote に直接保存することができます。過去のお客様資料や名刺を一括して Evernote に保存しておけば、急な訪問などでオフィスに戻る時間がないような時にもお手持ちの全ての端末から、検索で一発で資料を呼び出すことが可能になります。
*……白黒原稿は 600 dpi 、カラーおよびグレー原稿は 300 dpi までの場合
２・プロジェクトごとの書類管理
先ほどはとりあえずいろいろな書類を Evernote という電子のキャビネットに入れておく方法をご紹介いたしました。今度は一歩進んで案件や目的ごとに、いわばバインダーを変える方法をご紹介いたします。
Evernote で作成するノートはルーズリーフのようなイメージで、一枚一枚に写真やエクセルなどのデータを保存することができます。この章では、こうして作成された一枚一枚のノートたちを、さらに便利に管理する方法のうちでも、最もメジャーな二種類の方法をご紹介いたします。
一つ目はタグによる管理です。
昨今 SNS などで使われているハッシュタグやタグ付け機能に似たこちらの機能では、ノートひとつひとつにタグを付与することによってそのタグがついたノートを後でひとまとめに閲覧することができるという機能です。ルーズリーフに貼った付箋のようなイメージの機能と言えます。
最近更新された Evernote の検索機能なら、このタグを含んだ検索の利便性が格段に向上しましたから、タグのみで数十もの案件や案件ごとに重複したファイルの管理も非常に容易になりました。
さらにこのタグは「スタック」という機能でタグ自体をさらに階層化して管理することができます。詳しくはこちら。
二つ目はノートブックによる管理です。
こちらはルーズリーフをバインダーにまとめるようなイメージで、ノートをひとところにまとめる機能です。固有のプロジェクトにのみ使用されるノートや、そのプロジェクトに参加している複数のメンバーとノートを共有したい場合にも非常に便利に使われます。
ひとつのノートはひとつのノートブックにしか所属できない、という面もありますが、タグでは「このタグがついた複数のノートを一気に誰かと共有する」ということができない代わりに、ノートブックでは「このノートブックに入っている複数のノートを一気に誰かと共有する」ということができます。
まとめるべき書類や名刺など紙情報の多いプロジェクトなら、先ほどご紹介した ScanSnap をご活用いただくことも可能です。スキャンした書類をどのノートブックに保存するかをご自分で設定することができますので、必要な時に必要な場所に効率的に書類を保存することができます。
さて、共有したファイルの運用方法ですが、ビジネスに特化したプランにはさらに便利な用法があります。Evernote Business にはスペースという機能があり、スペースに格納されているノートは更新された順にトップページに「誰が」「いつ」更新したかが逐一表示されます。なので、チームメイト同士で進捗状況を確認し合うことが可能です。
３・年間予定とタスク管理の一元化
さて、皆様は仕事の年間予定をどのように管理されているでしょうか。お手元の紙手帳ベースで管理するのが簡単という方もいらっしゃると思いますし、会社のメールアドレスのドメインでウェブ上のカレンダー機能をご利用になっているという方も多いと思います。
カレンダーの管理で時々取り沙汰されるのは、カレンダーに紐づいたタスク管理の方法とそのタスクに関連した資料の管理方法です。カレンダーアプリにミーティングの予定を入れた時や、前回会議で使用した資料や前回の記録を添付したい場合、別途メールを送る必要が出、さらに少し先の予定になるとメール自体がどこに行ったか分からなくなってしまった、というご経験はありませんか。
そんな時にご利用いただきたいのが、Evernote のテンプレート機能です。
Evernote には様々な種類のテンプレートが存在し、その中にはいろいろな種類のカレンダーノートがあります。
たとえば2020月間カレンダーというテンプレートの場合、今年のカレンダーが Evernote のノート内で表としてすでに曜日分けも済んだ状態で表示されます。
この中に、特定の日付で必要になるワードファイルを表の中に保存したり、または関連するノートの公開リンクを添付しておいたりして、さらにこのノート自体をチームで共有してしまえば必要書類に全員が一度にアクセスすることができるようになります。
また、ある程度の期間で実施されるキャンペーンや大きな一年の流れで予定を一覧にしたい場合は2020年間カレンダーをぜひご利用ください。 1 ヶ月のうち、土曜と日曜のマスのみ着色されたシンプルなカレンダーがそのままご利用いただけますので、例えば 5 月の第 3 週のみ 1 週間かけてキャンペーンが行われるときは該当する日付のマスを選んで結合し、情報を書き込むだけでわかりやすいカレンダーの表になります。
これらのカレンダーは Evernote の表機能を利用して作成されています。この表の中には画像ファイルを挿入することもできます。なので、毎日オフィスに届く郵便物のうち、原本を手元に残す必要はないけれど記録しておくべき郵便があった場合など、その場で写真を撮ってカレンダーのマス内に保存していただく、という手法も可能です。
さらに、たとえばオフィスで育てている観葉植物のその日の様子を写真に撮っておさめておく、といったようなオフィス内のコミュニケーションにご活用いただくことも可能です。
また、タスクごとにノートを分けておくことで、期日の前に作業時間を見込んでリマインダーの設定も可能です。カレンダーとタスクの管理を Evernote に一元化することにより、予定とタスクの関係を把握するのにアクセスするツールを統一することができます。
不精だからいろいろ溜まってしまった……
さて上記では毎日コツコツ記録するような形での用法をご紹介いたしました。こういった習慣を今から少しずつつけることで 4 月の新年度で忙しくなっても導入がいささか簡単になる……とは言いつつ、忙しいとどうしても書類整理などのタスクは優先順位が下がりがちなものです。
そうこうしているうちに、郵便物や参考資料のコピー、または名刺などが一枚一枚手で処理するには途方もないような寮になってしまった……ということもあるかもしれません。
そんなときにも、ScanSnap の出番です。
多い日と少ない日を合算し、例えば 1 日あたり 5 枚の紙類が手元に回ってきたとします。 1 ヶ月に 20 日間出勤すると、 1 ヶ月で 100 枚の紙類を処理しないといけないことになります。これらを毎日コツコツ Evernote に格納できれば良いですが、ちょっと忙しくて溜まってしまった、というときこそ文明の力にスキャンを手伝ってもらいましょう。
新年度のスタートダッシュをキメるために
いかがでしたでしょうか。
今回ご紹介した手法はごく一般的なもので、読み終わってから「知っていることがたくさん書いてあったな」と思われる方も多いかもしれません。
難しいのは、実際に継続して取り組んでみて、しかもそれを習慣化することです。
実施する中でご自分に合ったメソッドを開拓されることもあると思います。そんなときはぜひ、弊社公式 Facebook コミュニティで、使い方を他の方にもシェアしてください！
今年も Evermote を生産性と効率化のお供としてぜひご活用ください。
この記事は株式会社PFUとのコラボ記事です。PFU の記事はこちら。
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