会社でわからないことがあった場合、みなさんだったらどうしますか？終身雇用が主流だった時代、わからないことがあればなんでも社歴の長い先輩に聞けばわかったかもしれません。
しかしながら、非正規雇用が増加を続け「一生同じ会社で働くこと」が必ずしも普通ではなくなりつつある現代、会社の常識は変わりつつあります。必ずしも社歴が長い人が近くにいるとは限らず、また仕事によっては、社員のみにとどまらず外部の協力会社やパートナー企業であったり、すでに会社を去ってしまった契約社員が重要な役割を担っていることもあります。
こうした変化の中で、会社の共有財産であるチームの知識をしっかり残すためにはどうしたらよいのでしょうか？
ルールを作成する
まず「どの情報をどこに保存するか」というルールを作成して、チーム全体で徹底するようにしましょう。この際、複雑なルールを作成するのではなく、できるだけシンプルで誰にでも分かりやすくすることが重要です。
Evernote には書類、写真、音声ファイルなど、あらゆる形式の情報を保存しておくことができるほか、必要に応じてパソコンでもスマホでもタブレットでも欲しい情報を簡単に見つけ出すことができますので、コンピュータに不慣れな方でも簡単に使い始めることができます。また、Google ドライブや Slack との連携もできますので、あちこちに保存された情報も一元的に管理できるようになります。
チーム内で共有する
せっかく保存された様々な記録、知識も、誰にも見られなければ宝の持ち腐れです。必要な情報を、それを必要とする人たちと共有しましょう。
Evernote Business なら、特定の人への共有、会社全体の共有など、コンテンツによって権限を変えることも簡単です。ノートリンクや目次を活用して、分かりやすい情報として共有しましょう。プロジェクトの担当者が退職してアカウントを消去したとしても、Evernote Business に保存した情報は消えません。たとえあなたが会社を去ったとしても、あなたが残した知識が構成まで会社に残り続けます。
知見を深める
共有された情報が社内で知られるようになると、それに対してのコメントやフィードバックをもらうことができるようになります。「見られている」「フィードバックがもらえる」ということがさらに情報を共有しようというモチベーションとなり、さらに社内の情報共有が進むようになります。
Evernote Business をお使いのお客様からも、報告書やノートを他の誰かが読んでくれている、コメントがもらえる、ということから、その質が向上したという声を聞きます。以下の導入事例もぜひご覧ください。
