使い方と事例

Evernote を整理する

Evernote はテキストだけでなく、写真などの画像内の文字、PDF などのファイルの中身(プレミアムのみ)まで検索できるため、細かく整理しなくてもすぐに情報が見つかるのが特長です。

ただ、人によっては「それでも細かく整理したい」という方もいるでしょうし、「不要な情報は定期的に削除したい」という方もいると思います。私自身、個人のノートの数は 2,500 とそこまで多くはありませんが、年末に 1 年の振り返りの意味も含めて Evernote を整理してみました。

そこで今回は、実際に行ったノート整理の方法をいくつかご紹介したいと思います。

「無題」または「重複」ノートを削除

「あとで入力しようと思って、空のままノートを放置していた」ということは意外とよくあるもの。そんな時は、自分の Evernote アカウントで「無題」(または「untitled」)と検索してみてください。

また、「全く同じ内容のノートが二つあった」ということもあると思います。タイトルが重複しているノートを見つけるには、以下の手順に従ってください。

  • Mac の場合: ノートの表示オプションで [並べ替え] → [題名]
  • Windows の場合: ノートの表示オプションで [ノートの並べ替え] → [タイトル]

タイトルが重複しているノートが見つかったら、ノートの中身をチェック。全く同じ内容だったら、どちらか一方を削除すると良いと思います。

ノートブックを整理する

私が Evernote を使い始めの頃は、すべての情報を「決まった箱」に収めたくて、ノートブックを細かく分けていました。でも実際に見てみると、数えるほどしかノートが入っていない(つまり有効活用できていない)ノートブックが複数あるのが分かりました。

また、ノートブックがたくさんあると「この情報はどこに入れるべき?」と悩む原因にもなり、結果的に無駄な時間を生むことになってしまいます。そこで、ノートブック自体を整理することにしました。

たとえば、「読み終えた記事」というノートブック。これは文字通り、一度 Web クリップして読み終えた記事を入れておくためのものでしたが、ノートは 18 個しか入っていません。次に「日常に役立つこと」と「仕事に役立つこと」というノートブック。どちらもノート数はそれなりにあるのですが、「この情報はどっちに入れるべき?」と悩む原因になっていました。

そこで今回、「参考になった記事」というノートブックを新たに作成。上述の 3 つのノートブックから残したいノートだけを移動しました。これで、3 つあったノートブックが 1 つになって、新たに情報を保存する際も迷うことがなくなります。

ときめかない情報は消す

片付けコンサルタントの近藤麻理恵さんが発案した、大人気の「こんまりメソッド」。片付けをするときに、そのカテゴリのものを全部出して、その中から「ときめき」を感じるものだけを選ぶという手法です。これを Evernote のノート整理にも応用してみます。

私は野球観戦が趣味なので、「野球」というノートブックを作って、好きなチームや選手の記事、パンフレット、チケット、イベント情報などをすべて保存しています。中でも多いのが Web クリップした記事。2017 年だけで 300 件近く保存したので、来年、再来年と続いていくことを考えると、一度見直した方が良いと思いました。そこで「こんまりメソッド」の出番です。

検索対象を「野球」ノートブックにして、検索ボックスに「source:web.clip」と入力します。

すると、「野球」ノートブックの中の Web クリッパーで作成されたノートのみが表示されます。あとは出てきたノートをひたすら見て、今後も残したいか、情報が古すぎないかなどを判断し、該当しないものは削除していきます。結構時間がかかりましたが、この作業で 211 件まで減りました。

この方法は、趣味のものに限らず「あとで読む」あるいは「業界研究」「参考情報」など Web クリップをたくさん保存しているノートブックを整理するときにも役立つと思います。

その他の整理のコツ

上記のほか、「ゴミ箱」内ノートの削除と、使わなくなったタグの削除も行いました。

  • 「ゴミ箱」内ノートの削除
    実は Evernote のノートは、ノートブックから削除すると、一旦「ゴミ箱」ノートブックに入ります。この「ゴミ箱」内のノートを消すことで、アカウントから完全に削除することができる仕組みになっています。ただし、「ゴミ箱」から削除してしまった情報は、サポートにご連絡いただいても復元できませんので、ご注意ください。
  • 使わなくなったタグの削除
    以前「料理の種類(和・洋・中など)や材料(にんじん・豚肉など)でタグ付けすると便利」という記事をどこかで見て、すべてのレシピにタグ付けしていた時期がありました。ただ、細かくタグ付けするのが私の性格には合わず、いつからかタグ付けを断念。そこで思い切って、使わなくなったタグをすべて削除しました。

Evernote には 100 人いれば 100 通りの使い方があって、「こう使うのが正解」というものはありません。上述のタグのように「真似したけど上手くいかなかった」という場合もあるかもしれません。ぜひ色々試して、自分の性格や目的に合った使い方を見つけてみてください。

また、定期的にノートを見返すと、過去の自分が何に興味があったのか、何をしようとしていたのかなどの気づきが得られるのでおすすめです。検索ボックスに「created:20170101」と入れると、2017 年 1 月 1 日以降に作成したノートが表示されますので、昨年の振り返りに活用してみてください。

Evernote プレミアムでノートをさらに便利に

プレミアムに登録