仕事はすべて一人で進められるわけではありません。ミーティング、打ち合わせ、会議など、二人以上で時間を共有しなくてはいけない時間は少なくないのでは。今日は 1 日のうち何時間を会議に費やしましたか？
会議に時間をとられてしまうと、進めたい作業の時間が削られてしまい、結果的に残業しなくてはならない…そんな方も多いと思います。今回はいくつかのポイントに分けて、会議の時間を減らす方法を考えてみましょう。
まずは、あなたが会議を開催する側である場合、以下のポイントで考えてみましょう。
会議の目的をはっきりさせる
会議を行う目的は以下のようなものがあります。
- 参加メンバー間で情報を共有し、認識合わせをする場
- 何らかの決定を下す場
- アイデアを持ち寄ったり、自由に議論する場
例えば、情報共有を目的とする会議の場合、情報を共有するために全員のメンバーが一堂に会する必要があるか？を考えましょう。例えばメールやチャットでの共有ではだめなのか？それぞれから提出された報告書に目を通すというやり方ではだめなのか？など。緊急事態で全員の認識レベルをただちに合わせる必要がない場合は、代替方法があるのではないでしょうか。
ミーティングにいるべき人を最適化する
何らかの決定を下す場であれば、当然その判断ができるメンバーが参加しなくてはなりません。一方、必ずしもそこにいる必要がない人を呼ぶことは、その人の仕事時間を奪うことであり、また人件費を無駄に使っていることに他なりません。「なんとなく」「一応」呼ぶのではなく、ミーティングの目的を達成するためにこの人が本当に必要か？を考えましょう。
議題を事前に共有し、必要に応じて準備してもらう
話したい題材、決めたい事柄など会議の目的、そして、それに関連する情報を前もってミーティングの参加者に共有しましょう。
また、むやみに 1 時間単位の会議を設定せず、議題にあわせてフレキシブルに時間を決めましょう。繰り返しになりますが、ミーティングには人件費がかかっていることを意識しなくてはなりません。
アクションアイテムをまとめ、議事録を共有
会議が終了したら、そこで決まったこと、やることなどを参加者や関係者と共有します。誰が、何を、いつまでにやる、といったアクションアイテムも明確にしておきましょう。Evernote の議事録テンプレートもぜひご活用ください。
また、あなたが会議に参加する立場である場合、以下のポイントを考えてみましょう。
本当に参加する必要があるかを主催者に確認
会議に出席しても自分は何も発言せずに終わったという経験はありませんか？あなたにとって参考になる情報が得られたかもしれませんが、その報告書・議事録だけを読めばよかったのかもしれません。定期的に開催されるミーティングだった場合は、主催者に今後このミーティング参加する必要があるか？なぜ自分が呼ばれたのか？を質問してみるのもよいかもしれません。
