チームで効率的に仕事をするために、タスクやプロジェクトを管理するツールをお使いの方も多いと思います。
期限を設定して優先順位を付け、タスクを進めていくことは、仕事を成し遂げるための大切なポイントです。
Evernote でも「リマインダー」の機能を使うことで、特定の日時に通知するよう設定をすることが可能です。今回はその機能を活用して、チームの仕事を円滑に進めるためのヒントをご紹介します。
リマインダーを使って会議アジェンダの書き忘れを防止
これまで「会議」と言えば、「出席者が同じ場所で一堂に会して」行われることが一般的でした。しかし近年では、ツールの発展や生活スタイルの多様化によって、「オンラインによるリモート会議」も増えてきています。
リモート会議を効率よく進めるためには、参加者が事前にアジェンダを作り、出席者と共有しておくことが大切です。
Evernote の共有ノートブックの機能を使ってアジェンダのノートを作成すれば、出席者がそれぞれ書き込んだ内容が自動で同期され、簡単に共有することができます。
さらに、アジェンダの共有忘れを防ぐためにも、会議前に通知を受け取るべくリマインダーを設定しましょう。共有されたノートにリマインダーを設定すると、そのノートに参加しているメンバー全員に通知を送ることができます。
例えば、毎週水曜日に定例ミーティングを行っているなら「前日、火曜日のお昼 12:00 に通知する」というようにリマインダーを設定しておきます。こうすることで、事前にアジェンダをまとめておくよう、出席者に促すことができます。
特にオンラインで会議を行う場合、ホワイトボードなどを使ってその場で議事をまとめていくことが難しいので、事前にまとめたアジェンダを Web 会議ツールの「画面共有」機能を使って参加者で共有しながら進めると効果的です。
リマインダーを使って営業の情報をスムーズに共有
「複数のメンバーが情報を連携しながら、ひとつの仕事を進めていく」というのは、皆さんもさまざまな場面でご経験があると思います。
例えば「事務担当者が電話で問い合わせを受け、その情報をもとに営業担当者が商談を行う」というような場合です。
このような場面でも、先ほどご紹介した「共有ノートブック」と「リマインダー」との組み合わせで、効率よく業務を進めることができます。
先ほどの例ではまず、問い合わせを受けた事務担当者が、共有ノートブックにヒアリング内容をメモしておきます。営業担当者の手元にもメモが自動的に同期されるので、問い合わせの内容をスムーズに共有することができます。
さらに、リマインダーを活用することで、情報共有や商談をさらに効率化することが可能です。
例えば「事務担当者がリマインダーをセットし、営業担当者が問い合わせ内容を読み忘れないように通知を送る」や、「営業担当者が自分で訪問 1 時間前にリマインダーをセットして、問い合わせの内容を見返してから商談に臨む」といった活用方法があります。
このように、リマインダーを活用して「ノートの内容が通知されるタイミング」をコントロールすることで、効率よく業務を進めることができます。
リマインダーを使ってルーティンワークを忘れず処理
一定の期間ごとに繰り返し行うような業務は、予めマニュアルを作っておくと効率よく進めることができます。
Evernote は、業務マニュアルの作成にも便利です。デスクトップ版のアプリでは、簡単な操作でスクリーンショットを撮影することができます。撮影した画像には矢印や文字などで注釈を入れることができるので、視覚的に分かりやすいマニュアルを作ることが可能です。
（画像への注釈の描き込みは、デスクトップ版・スマートフォン版のいずれでも可能です。）
このマニュアルに、リマインダーと「タグ」を合わせた活用方法をご紹介しましょう。
例えば「立替経費精算」のように、毎月の締め切りが決まっている業務は、リマインダーを使って締め切り前にメンバーに通知が送られるよう設定しましょう。
さらに、その業務を処理すべきメンバーの名前を、ノートに「タグ」として付けておきます。処理が終わったメンバーは、ノートから自分のタグを削除するようにすれば「誰が処理して誰がまだ処理していないのか」、状況をすぐに把握することができます。
例としてご紹介した立替経費精算のように、発生する頻度が少なかったり、手順が煩雑だったりする業務ほど、つい後回しにされてしまいがちです。
しかしマニュアルとセットで運用することで手を付けやすくなり、スムーズに業務を進めることができるようになります。
働き方改革の推進や、新しい生活様式の拡がりによって、私たちの働き方は近年、大きな変化を遂げてきました。
特に、同じ場所で働いていれば「ちょっとひと声かける」だけで済んでいたコミュニケーションが、リモートワークのように「働く場所が物理的に離れると、難しくなってしまう」ということもあるのではないでしょうか。
しかし、大きなプロジェクトを成し遂げるためにも、日々の業務を滞りなく進めるためにも、チームワークが必要であることは昔も今も変わりません。
新しい時代のチームでコミュニケーションを円滑に行うために、「リマインダー」をはじめ、Evernote の機能をぜひご活用ください。
