2019 年に開催された 1 日あたりのミーティングの数をご存知ですか？ その数、実に 1100 万件 (英語記事)。年間にすると 4 億件ものミーティングが行われたことになります。さらにその後、パンデミックで在宅ワークやハイブリッドワークが増えたことにより、ミーティングに費やされる時間は増加の一途を辿っています (英語記事)。
一般的に、「ミーティング」は仕事に関するフォーマルなものだと考えられています。しかし、本当にそうでしょうか？ よく考えてみると、ミーティングは様々な場面で発生していて、私たちの日常生活に不可欠なものだと言えます。歯医者の診療も、パーソナルトレーナーとのセッションも、「ミーティング（人に会うこと）」に他なりません。ですから、ここで「ミーティング」が意味するところを新しい視点で捉え直してみましょう。
「ミーティング」の概念を再定義し、新しく捉えた概念を生かすのに適したツールを使えば、仕事だけでなく毎日の様々なシーンで、人と会う機会を非生産的なものから生産的なもの、成果を出すものへと転換できます。
ミーティングのように情報を記録する
「思い浮かんだアイデアを書き留めなければ、そのアイデアはあなたが部屋を出るよりも前に、あなたの頭から出て行ってしまう」
— Richard Branson
現代社会の目まぐるしいスピードのなかで、ノートを取ることは時代遅れだと考える方もいるでしょう。しかし、ノートを取ることは有益な技能であり、スキルです。そして、人生のあらゆる面において計り知れないメリットがあります。
効果的なノート・テイキング（ノートの取り方）は、生産性を高めるだけでなく、考えをわかりやすい形で整理することにより新しい概念の理解を早めます。家庭の問題に対処するための家族会議から、子どもの教師との面談、医師の診察、ご近所との持ち寄りパーティーまで、ノート・テイキングのスキルを応用することで、やりとりがスムーズになり、人と会うことの成果を最大限に高められます。
ノートの取り方には様々な手法がありますが、それらには議事録を作成する時といくつかの共通点があります。
- 目標を設定する。その「ミーティング」で何を達成したいのか、達成するために最も効果的なステップは何かを明確にします。
- 優先順位を決める。人とのやりとりやタスクのうち、最も重要なものと、それほどでないものを分類します。
- 質問を用意する。人と会う前に、聞くべきことや確認すべきことを書き出しておきます。
- 要約する。キーワードやフレーズを書き止めます。細かいことをすべて記録するのではなく、最も重要なポイントに的を絞ります。
使いこなしのヒント: 議事録テンプレートは、仕事の会議に限らず、様々な用途に幅広く使えます。Evernote では、簡単かつ直感的に議事録を作成できます。また関連情報とともにすべてを一か所に保管できるので、「ミーティング」が終わった後も簡単にノートを見返せます。
アイデアを行動に移す
役員会議であれ、PTA であれ、家族会議であれ、生産的なミーティングに共通するのは、対処すべき問題を解決したり目標を達成したりするために、懸案事項をアクションアイテムに変え、優先順位と期限を決める場所であるということです。
家族会議を例にとって見てみましょう。
- 問題を明らかにする → 家事の分担がきちんと行われていないので、家の中がぐちゃぐちゃである
- 目標を明らかにする → 家の中を片付けて掃除し、きれいな状態を保つ
- 話し合ってお互いの意見を取り入れながら実行すべきアクションアイテムと担当者を決める → 家事（夕飯の後片付け、掃除機をかける、洗濯物を畳む等）をアクションアイテムに分け、空いている時間とできることに応じて、誰がどのアクションアイテムを担当するかを決定する
- 各アクションアイテムの期限と頻度を決める → 夕飯の後片付けは毎晩テレビを見る前に行う、掃除機は週に 1 回日曜日の夜までにかける等
アクションアイテムを設定したら、各自が分担をこなし責任を果たすために、進捗を管理することが重要です。また、アクションアイテムは定期的に見直しましょう。全体的な効率を高めるために変更できることはないですか？今のやり方に改善できる点はありませんか？
使いこなしのヒント: アクションアイテムをタスクとして書き出し、リマインダー、期限、フラグを設定しましょう。自分にあった方法でタスクと関連情報をカスタマイズします。また、Evernote のタスクは他の人に割り当てることもでき、割り当てられた相手はメモや提案を追記できます。これにより全員が同じ認識を共有して簡単に足並みを揃えられます。
すべてを一か所で
スケジュール、設定されたタスク、最新情報、優先順位の変更など、全員が必要な情報を持っていることに加え、持っていない情報はいつでも必要な時にすぐにアクセスできることが、ミーティングで決めた目標を成功させる鍵となります。1 か所ですべての情報にアクセスできれば、いくつものアプリを行ったり来たりしたり、最新のプランを確認するために複数の資料を照合したりする必要もありません。そして何より重要なのは、それがプロジェクトメンバーであれ家族であれ、関係者全員が同じ情報を共有していることです。
目標の達成は、やるべきことを明確にすることに始まり、責任を持って実行することで終わります。期限と期待値を定めたタスクを設定することで、全員が何をすべきかしっかりと理解できます。そして、各自がタスクを実行するために必要な情報を持っていること、責任を持ってタスクを完遂する意欲があることが大切です。どのタスクにも担当者と期限が決まっていて、何をすべきかわかっていれば、予定どおりのスケジュールと予算で速やかに目標を達成できます。
使いこなしのヒント: 仕事、プライベート、学校など、大切な情報をすべてホーム画面にわかりやすく集約して、毎日の生活をスムーズに進めましょう。
すべての「ミーティング」を意義あるものに
好きでも嫌いでも「ミーティング」は避けることができません。仕事でもプライベートでも「人と会うこと」は私たちの生活に欠かせないものだからです。意味のあるミーティングとは、周囲の人々とつながり目的や目標を共有できる場であり、個人的な成長の機会でもあります。Evernoteを使えば、ミーティングだけでなく、忙しい毎日のあらゆるところで、手軽に情報を整理し進捗を管理できます。
