みなさんは場所を選ばない働き方「モバイルワーク」を実践していますか？
一昔前はオフィスでの作業環境に比べて制限があったモバイルワークも、ノート PC、スマートフォン、タブレット端末といったハードウェア面の進化はもちろん、ネット接続環境の改良、クラウドの活用により、オフィスと遜色のない仕事ができる環境が着実に整ってきました。
一方、モバイルワークの導入によって個々人の働き方の自由度が高まったのに対し、チームとして仕事を進める部分については生産性が下がったという話もあります。しかし、それは本当でしょうか？
オフィスにいるからといって、常に他のチームメンバーと話ができるというわけではありません。電話応対中のこともあるでしょうし、会議に出席のため席を外していることもあるでしょう。「席を外していた同僚のデスクにメモを残してきたのに、音沙汰なしで連絡がなかった」そんな経験をしたことがある方は少なくないはずです。
問題は、場所や時間にあるのではなく、同僚・仕事のパートナーとの意思疎通、コミュニケーション方法が明確化されておらず、またそれが実践されていないことです。
ルール作りとその徹底
モバイルワークでは「どのように連絡を取れるようにしておくか」がより重要になってきます。オフィスで仕事をするメンバーとも共通のルールを作っておきましょう。
以下はあくまで一例です。
手段を決める・ツールの使い分け
- 緊急の用件は電話で、それ以外はチャットやメールで。
- 緊急度は部署や担当者によっても変わってきます。日頃からお互いのプライオリティを確認し、社内の関連部署との理解を深めておくことが大切です。
- 個人的なやり取りはチャットで、複数の人が関わる件はメールで。あるいは、複数の人が入ったチャットルームやグループチャットを活用することもできます。
- 回答が必要な件はチャットで、報告の場合はメールで。
チャット
- チーム全員が同じツールを使うことが重要です。
- お互いにステータスを常に確認できるようにしておきましょう。
- 「オンライン」のステータスなのに返事がないと、相手が困る場合もあります。
メール
- メールの書き方ルールも作っておくと良いでしょう。
- To: や CC: の使い分けについて。CC: で送った人は、「参考情報」として送られていると認識します。返事が欲しい人は必ず To: に入れましょう。
- BCC: の使い方には細心の注意を払いましょう。
- 件名のつけ方。長いメールのやり取りでは、件名と内容が全く違ったものになってしまっていることもあります。途中で件名を変更する必要がある場合もあります。
- 「お疲れ様です」などメール冒頭の挨拶や、返事として送る「ありがとうございました」だけのメールを撤廃する、など。毎日大量のメールをやり取りする会社では、こうしたルールによってメールを処理する時間を削減する効果があります。
- 重要事項を伝えたいときに、長いメールを書く時間、そしてそれを推敲する時間をとりすぎていませんか。クイックに対面でミーティングをしてしまった方が、より伝えたいことが伝わり、問題をその場で解決できることもあります。
重要なことは、チーム全員が同じルールに基づいて連絡を取ることです。「メールをしたのに返事がなかなか返ってこない」とイライラしたりすることもなくなるでしょう。
また、チャットやメールはお互い顔を合わせていないために、真意が伝わりにくい場合もあります。文章にすると必要以上にきつい内容になってしまうこともあります。「このメッセージを受け取ったら相手はどう受け取るか」について、常に注意するよう心がけましょう。
共有する
どんな仕事も、チームで働く際にはすべてのチームメンバーが知っておくべき情報があると思います。こうした情報は一ヶ所にまとめておきましょう。Evernote なら共有ノートブックを使うことで、すべての情報を一つのノートブックに簡単にまとめておけます。
共有するノートブックができたら、このノートブックにどういう情報を集めていくのかをはっきりと決めておきましょう。
リマインダーを使うと、ノートブックの中で常に一番上の必要なノートを表示することができるようになります。ノートブックの説明や使い方、目次、重要事項などをまとめておくと便利です。
また、Evernote Business では、ビジネスノートブックを使って、会社・チームの全員と共有することもできます。会社・チーム内のユーザなら誰でも、共有されたノートブックにアクセスし、自分のノートブックリストに追加できます。
