この記事は NTTドコモによる寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business
Evernote での名刺管理、どのように活用していますか？
個人利用の場合、そのまま名刺を保存するだけでも十分便利ですが、会社や組織で共有する場合、あらかじめ名刺を保存する共通のルールを決めておく必要があります。
今回は、会社で名刺を共有することを前提に、スマホの設定を工夫することで「誰が・いつ・どこで」名刺交換をしたかが自動的に保存される方法をお教えします。
ノートブックとタグを事前設定
事前設定は、Evernote のアプリから行います。Evernote のカメラ機能には、機能ごとに保存先のノートブックを選べるようになっています（名刺以外にもポスト・イット® ノートを活用した方法もあります）。さらに、決まったタグを自動的につける機能（現在 Evernote iPhone・iPad 版のみ）もあるので、今回はこの 2 つを事前設定します。
- Evernote のアプリから、 設定＞全般＞カメラ＞名刺 を選択
- 名刺の設定画面で、「ノートブック」を選択
- Evernote Business の場合：「ビジネス」をタップし、保存したいノートブックを選択（今回はあらかじめ共有しておいた「会社共有名刺」を選びます）
- Evernote プレミアムの場合：他の人と共有したノートブックを選びます
- 名刺の設定画面に戻り、「タグ」を選択
- あらかじめ作っておいた自分の名前のタグを選びます
以上で事前設定は完了です。
「誰が・いつ・どこで」の情報を自動共有
以上の設定により、以下の 4 つが自動化されます。
- タグ：「誰が」名刺交換したか、個人の名前が自動的にタグ付けされます
- 日付：Evernote の標準機能で「いつ」交換したか保存されます
- 位置：スマホの位置情報により「どこで」交換したか保存されます
- 共有：自動的に共有ノートブックへ保存されます
実際に名刺を交換したら、事前設定をしたスマホで名刺を撮るだけで、名刺に書いてある情報だけではなく、「誰が・いつ・どこで」名刺を交換したのかが自動保存されます。さらに保存先は共有ノートブックに設定してあるので、会社の他のメンバーにも自動的に共有されるわけです。
さらに、Evernote プレミアムもしくは Evernote Business なら、コンテキスト機能によって同じ会社の人の名刺も表示されるようになるので、社内のメンバーが誰とつながっているかもわかるようになり、さらに便利になります。
このように名刺管理にも最適な Evernote を、会社として利用するには Evernote Business がおすすめです。お申し込みは Evernote の Web から、もしくは NTTドコモのビジネスプラスから。ビジネスプラスでは 1 ユーザから請求書払いにも対応していますので、クレジットカードがなくてもお手続き可能です。
まずはプレミアムから試してみたいという方には、ドコモの Android 端末を購入すると、もれなく 1 年間 Evernote プレミアム が無料で使えるキャンペーンも継続していますので、この機会にぜひお試し下さい。
