たまった紙類をデータ化する際に、みなさんはどんなツールをお使いですか？「スマートフォン用のアプリで足りる」「ドキュメントスキャナの方が便利」と意見が分かれるところですが、それぞれに違うメリットがあります。今回はそのメリットを比較するにあたり、スマートフォンは Evernote アプリ (iOS/Android)、ドキュメントスキャナは自動給紙型の ScanSnap (iX1500/500) を前提に説明します。
手軽さならスマートフォン用アプリ
携帯性を重視するなら、どこにでも持ち運べてすぐに起動できるモバイル端末に勝るものはありません。家やオフィスにいなくても、外出先からスマートフォンやタブレット 1 つで書類を素早くスキャンすることができます。
使い方はとても簡単です。Evernote アプリの場合、カメラモードを起動すると、端末を書類の上にかざすだけで自動的にスキャンが始まります。読み取ったデータは見やすく自動補正されるので、あとは保存ボタンをタップすれば操作完了です。
また原稿に触れずにスキャンするので、手が濡れていても紙を汚さずスキャンできますし、手書きの付箋やホワイトボードのように定型サイズの書類以外の物もスキャンできる点がとても便利です。
おすすめのスキャン用途:
- 家にある紙類（マンション管理組合や自治会からの案内、学校の印刷物など）
- 外出先でもらった名刺
- 会議で使用したホワイトボードの内容
- 裁断したくない本・雑誌の一部ページ
- 掲示板の紙、箱に付いた伝票、お酒のラベルなど剥がしたくないもの
スピード＆品質ならドキュメントスキャナ
Evernote を含めほとんどの iOS/Android スキャンアプリは無料で入手でき、機能面でも進化を続けています。したがって数万円するドキュメントスキャナを使いたい場合、最初のコストがハードルになりがちです。一方で、例えば 30 ページ以上の文書を 1 枚ずつスマートフォンでスキャンしていくのはとても面倒な作業です。また、意外と盲点なのが両面印刷された書類のスキャン。片面の倍の手間がかかることになります。そんな時は、両面＆連続スキャンができるドキュメントスキャナが活躍します。例えば「ScanSnap iX1500」に A4 サイズの原稿を 30 枚セットすると、両面・片面に関わらず約 1 分でスキャンが完了します。スマートフォンを使った場合と比較して多くの時間を節約できるため、少し長い目で見れば簡単にコストの元が取れるはずです。
スピード以外のメリットはどうでしょうか。ドキャメントスキャナの場合は解像度、ファイルサイズ（白黒かカラー）、ファイル形式（PDF か JPEG）、原稿の種類に応じた保存先などを自分のニーズに合わせて細かく設定することができます。
また、折り目やシワが付いた書類でもきれいに読み取れるので、質の高いスキャンデータの生成が可能です。
おすすめのスキャン用途:
- 10〜100 ページ単位の原稿全般
- 両面印刷された書類
- 文字の歪みや傾きを避けたい、契約書などの重要文書
- 裁断した書籍、マニュアル、漫画など
- 大量にたまった名刺
- 財布の中に折り曲げて保管していたレシート
- できるだけ高解像度でデータ化したい写真
これから年末にかけて、会社のデスクや家の中を整理する方も増えてくると思います。Evernote アプリとドキュメントスキャナをうまく使い分けて、ぜひ片付けを効率化してみてください！
