リモートワークをスムーズにするチームの書類管理法

私たちの「仕事の仕方」は、この数十年でさまざまな変化を遂げてきました。
手書きだった書類はパソコンで作ることが当たり前になり、手紙は電子メールに置き換わり、人と会わなくてもインターネット上で取引が完結するようになり……。
そして、私たちの仕事の仕方が、また大きな変化を迎えようとしています。時間や場所にとらわれずに働くことができる「リモートワーク」が今、急速な拡がりを見せています。
環境の変化に対応して新しいやり方を取り入れ、そして「これまでのやり方を、どのような形で新しいやり方にアップデートするか」を考えることが、これから仕事を円滑に進めていく上では欠かすことができません。
そこで今回は、新しくリモートワークを始めるための「書類の管理法」について、3つのステップに分けてアイデアをご紹介します。

この記事は株式会社PFUとのコラボ記事です。PFU の記事はこちら。

STEP 1: 会社の書棚を Evernote × ScanSnap でクラウド化する

業務で必要な書類はパソコン上で管理することが多くなったとはいえ、まだまだ私たちの身の回りには「紙」で動いている仕事もたくさんあります。ファイリングのルールを定めて、書棚で保管している方も多いのではないでしょうか。
まずはこうした「アナログの情報」を、どこからでも確認ができるようにクラウド化しましょう。
Evernote は、データを「ノート」と「ノートブック」という単位で管理します。
「ノート」は、ルーズリーフのような 1 ページの紙。 「ノートブック」は、ルーズリーフをとじたファイル。
これらが収まっているのが「Evernote という書棚」だとイメージしていただくと、分かりやすいのではないかと思います。
また、書棚ではファイルを「部署ごと」「書類の種類ごと」といった単位でまとめて保存することが多いかと思いますが、Evernote Business の機能である「スペース」を活用することで、同じような使い方ができます。
（個人でご利用の方は「スタック」という機能をお使いいただくことで、ノートブックをまとめることができます。）

このように、Evernote を活用すればクラウド上に会社の書棚を再現することができます。
そして、紙で管理している書類を Evernote に取り込むときにおすすめなのが、株式会社 PFU のドキュメント・スキャナ「ScanSnap」です。
オフィスの複合機でも紙をスキャンすることはできますが、スキャンしたデータを一つ一つパソコンに保存し、それから Evernote へ収納するのでは手間がかかります。
ScanSnap なら、スキャンしたデータを Evernote へ直接収納することが可能。大量の書類を効率良くクラウド上へ保管することができます。

また ScanSnap から読み込んだ書類をはじめ、Evernote ではPDFやMicrosoft Word、Excelなどのファイル内の文字を認識し、検索結果に表示させる機能もあります。後から Evernote で検索するときに、書類が見つけやすくなるのも大きなメリットです。
まずは会社にある「紙」をクラウド上に保管し、どこからでも見られる仕組みを作りましょう。

STEP 2: アナログのワークフローをクラウドに移行する

資料作成など「個人でできる作業」は、リモートワークでも比較的行いやすい業務です。
しかし、メンバー同士が書類をやり取りする「ワークフロー」をどうやって行うかは、物理的に離れた場所で仕事をするときの大きな課題となります。
書類を紙で提出しなければならない、承認のために捺印をしなければならないということになると「そのためだけに出社する」ということになりかねません。
代表印や社判を捺印しなければならない重要書類の場合は、専用のワークフロー・システムの導入を検討した方が良いでしょう。一方で、重要度はそこまで高くはないが通常業務としてワークフローの記録を残しておきたい場合には、Evernote を活用できます。
Evernote なら、書類のデータと一緒にメモを記録することができます。例えば、作成した書類のファイルと一緒に確認者のコメントを記録しておけば、簡易的なワークフローを作ることができます。

このように、「今までは紙で行うことが当たり前だった業務」でも、一度その前提を取り払って「オンライン上で行うことができないのか」を検討してみましょう。

STEP 3:Evernote で業務の書類を作成する

STEP 1 と STEP 2 で「今までアナログで管理していた書類をクラウドに移行」した後は、新しく書類を作成するときに Evernote を使うことで、さらに効率よく書類を管理することができます。
冒頭ご紹介したように、Evernote の「ノート」は 1 枚のルーズリーフのようなイメージですが、この 1 枚のなかにはテキストのメモだけでなく、いろいろなものを記録することができます。

社内の文書は Word・Excel・PowerPoint などの「Office ソフト」で作成することが一般的です。Office ソフトはとても便利なツールですが、一方で「ファイルを開かなければ中身が確認できない」「関連するものも別ファイルで保存しなければならない」という使いづらさもあります。
Evernote を使えば、関連する情報を簡単にまとめることができ、まさに「ノートのページを 1 枚ずつめくる」ように、中身を見ることができます。そして、強力な検索機能によって探したい情報をすぐに見つけることも可能です。

「これまでのやり方」を変えようとするときには、いろいろなストレスが発生します。最初はうまく行かずに「従来のやり方のままの方が良いのではないか」と感じることもあるかも知れません。

しかし、時代や環境の変化とともに、これからは多くの仕事で IT・デジタル・クラウドといったものを「使うことが前提」になっていくのではないでしょうか。
どこにいても、チームワークよく仕事を進めるために、Evernote をぜひご活用ください。

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この記事は株式会社PFUとのコラボ記事です。PFU の記事はこちら。