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生産性向上

集中力を高めて、やるべきことを確実に終わらせる 4 つの方法

コーヒーを片手にラップトップの電源を入れて、深呼吸をひとつしたら、さあ集中する時間です。空白のノートを開き、プロジェクトプランを立てようと意気込んでデスクに向かったものの、1 〜 2 時間後に気づいてみれば、仕事はほとんど進んでいません。代わりに SNS やスマートフォンをチェックしたり、考え事をしたりして時間を過ごしてしまいました。

世界的に難しい状況のなか、不安な気持ちを抱えながら、次々と入ってくるニュースや初めての在宅勤務に対処するのに精一杯で、仕事に集中するのは不可能に思えます。しかし、先行きの見えないこうした時期においては、生産性を一気にピークにすることを目指すのではなく、一日を通じて集中しやすい時間帯を見つけて、徐々に気が散らないようにしていくのが得策です。

そこで今回は、タスクに集中して仕事を確実に終わらせる 4 つの方法をご紹介します。

1. 気が散る要因を無視するように脳を鍛える

長い時間にわたって集中する必要がある場合、実は短い時間に区切るのが有効です。Boston Attention and Learning Lab のジョー・デグティス氏とマイク・エスタマン氏の研究(英語サイト)によると、やるべきことを終わらせる最も効果的な方法は、少しの時間集中して、その後短い休憩をとり、また集中に戻ることだそうです。

有名なポモドーロ・テクニック(英語サイト)も、この理論を基にしています。ポモドーロ・テクニックでは、仕事の時間を 25 分ごとに区切り、あいだに 5 分の休憩を挟みます。この 25 分の作業時間のことをポモドーロと呼び、4 ポモドーロ完了したら、20 〜 30 分の長めの休憩をとるというサイクルを繰り返します。

これなら簡単に実践できそうに思えますが、たとえ 25 分という短い時間でも最初は意外と気が散ってしまうものです。Evernote 認定コンサルタントで Getting Things DoneⓇ(GTD)を実践しているステーシー・ハーモン氏は、ポモドーロ・テクニックを使って先行きが不透明な時期に集中する方法(英語)と題して、ポモドーロ中に気が散らないようにする方法を公開しています。

ハーモン氏は、気が散る要因に対処する最善の方法は、それが内的要因なのか外的要因なのかを理解することだと言います。内的要因とは自分の中から出てくる気持ちや考えのことです。たとえば、デスクに座った途端、メールをチェックしたくなったり、インターネットで気になることを調べてみたくなったりすることです。こうした思いに駆られたときは、それらを書き出して可視化しましょう。書き出しておけば、そのことはいったん忘れてやるべきタスクに集中できるので、貴重なポモドーロ時間を無駄にせずにすみます。

外的要因とは、他の人から作業を中断されることです。たとえばプロジェクトに関して同僚が助けを必要としていたり、友人からテキストメッセージが送られてきたりすることです。ポモドーロ中はそのポモドーロを完了することが目標なので、数秒以上気をそらされるべきではありません。ハーモン氏は、相手に「今、ポモドーロ中だから 25 分後に返答します」「今、集中しているところなので、後でお願いします」などと伝えて後から対応することを奨めています。

これを繰り返し実践していくうちに脳が鍛えられ、内的要因にも外的要因にも影響されず 25 分間しっかり仕事に集中できるようになります。

使いこなしのヒント: この Evernote テンプレートを活用して、ポモドーロ時間を計画しましょう。

2. 自分の「縮日リズム」に合わせてタスクをスケジュールする

私たちの集中力は一日、一週間を通じて変動します。サッとメールを書いたりプロジェクトをこなしたりできる日もあれば、デスクに座って仕事を片付けるのがとても大変に思える日もあります。生産的でない時間を完全に無くすのは不可能ですが(そして無くすことを目指すべきではありませんが)、自分が最も力を発揮できる時間帯を把握して(英語記事)、一日のスケジュールを最適化することは可能です。

人間は「概日リズム」と呼ばれる約 24 時間周期で変動する体内時計をもっています。これよって、私たちは寝たり、起きたり、体調が変化したりします。この 24 時間は、さらに 90 分の集中サイクルで構成されていて、これは「縮日リズム」と呼ばれています。

自分の縮日リズムを理解するには、集中力、やる気、体調(エネルギーレベル)を毎日同じ時刻に、1 時間ごとに記録してみましょう。日々のルーティンに変化があった場合はそれも記録しておきます(たとえば、昼休みに散歩に出かけたなど)。これを 1 〜 2 週間続けると自分のパターンが見えてくるはずです。自分の集中力とエネルギーが最も高い時間帯と低い時間帯を特定して、それに合わせてタスクを割り振りましょう。

たとえば、創造性と戦略性が要求されるプロジェクトは集中力が高まる時間帯に取り組むようにし、簡単な日々の事務処理を集中力が低下して気が散りやすい時間帯に割り当てます。

使いこなしのヒント: この Evernote テンプレートを使えば、一日の集中力、やる気、体調を簡単に記録できます。

3. 考え事をする時間を作る

生産性に関する戦略では、あちこちに考えが飛ばないように思考を鎮めるアドバイスをされることが多いと思います。しかし、敢えてあれこれ考え事をする時間を作るほうが実は効率的なことがわかっています。直感的に理解し難いかもしれませんが、ポイントは予め時間を決めることにあります。

ハーヴァード大学のポール・セリ氏によると、考え事をする行為には 2 種類あるそうです(英語記事)。意図的に考えを巡らせる場合と、意図せず思考が散漫になる場合です。生産性に悪影響を与えるのは後者のみで、たとえば簡単なタスクを行いながら意識的に考え事をする時間をとっている人は、1 日中ランダムにあれこれ考えてしまう人に比べて集中力を削がれることが少ないそうです。

「行っているタスクが簡単なものであれば、他のことを考えてもパフォーマンスに悪影響はありませんし、むしろ問題解決やプランニングなど、考えを巡らせることで得られるメリットがあります」とセリ氏は BBC の記事(英語)で語っています。

具体的な実践方法としては、1 日 10 〜 15 分、自由に考え事をする時間をとってみましょう。ただ、その時間は慎重に設定する必要があります。たとえば昼食後にデスクを片付けている時や、コーヒーを買いに散歩に出る時などがおすすめです。こうすることで、仕事に集中している時や大切な会議の途中に、別のことを考えてしまうことが少なくなるはずです。

使いこなしのヒント: 意識的に考える時間を作るために、Evernote でリマインダーを設定しましょう。

4. 適切な環境を選ぶ

行動を変える近道の 1 つは、環境を変えること(英語記事)です。たとえば、日中に座っている時間を減らしたいとしたら、オフィスにスタンディングデスクを設置するとよいでしょう。集中力を高めたい場合も同じで、適切な環境を整えることが大切です。

ダニエル・J・レヴィティン氏は「異なる種類の作業に別々のスペースを用意することで、脳の海馬が記憶を作り出すメカニズムを利用することができます。まったく異なる 2 つのプロジェクトに取り組んでいる場合、それぞれのプロジェクトに別々のデスクやテーブル、あるいは家のなかの一部分を割り当てます。こうして環境を切り替えることで、脳のリセットボタンが押され、生産的かつ創造的に考えることが可能になるのです」と、著書『The Organized Mind (英語ページ)』の中で語っています。

たとえば、在宅勤務をしている場合、普段テレビを見る場所であるリビングルームのソファに座って仕事をするよりは、仕事専用のホームオフィスのほうが集中しやすくなります。

ホームオフィスを作るスペースがない場合でも、視覚的に環境を変えることで同じスペースを異なる目的に使うことができます。たとえば、ダイニングテーブルで仕事をするとしましょう。「ダイニングテーブルは食事をする場所」という意識を切り替えるために、普段のテーブルクロスを外してお皿やグラスを片付け、代わりに仕事用のノートや、オフィスから持って帰ってきた観葉植物、パソコンの外部モニタなどを置くようにします。重要なのは、仕事が終わったらこれらをすべて片付けること。仕事をするときだけ、仕事関連のものを置くようにすることで、気持ちが切り替わり集中しやすくなります。

使いこなしのヒント: 仕事をするスペースの写真を撮ったり、そこに置くもののチェックリストを作りましょう。そうしておけば毎日準備するのがラクになり、仕事にとりかかりやすくなります。

見通しの立たない時期に集中力を保つ

やるべきことを終わらせられるかどうかは、仕事の内容だけに左右されるわけではありません。もちろん、タスクが複雑であればそれに応じた能力が必要になります。しかし、それだけでなく、その時の気分や環境、自分の周囲で起こっていることも、仕事を完遂できるかどうかに影響します。

ストレスが多い状況だったり、刻一刻と状況が変化するようなときは、小さな方法の積み重ねで集中力を保ちましょう。毎週新しい方法を 1 つずつ試してみて、自分に合う方法を見つけてください。そして、新しい勤務形態で頑張っている方は、集中できたときは存分に自分を褒めてあげるのを忘れないでください。

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