この記事は NTTドコモによる寄稿です。
NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business
ペーパーレス化を実現するツールとして、プライベートでも仕事でも汎用性の高い Evernote。
ただ、「Evernoteを使っているけど、上手く活用できているか分からない」 ー このようなお悩みをお持ちの方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、Evernote の機能の中でも特に活用頻度の高い「タグ機能」についておすすめの活用方法をご紹介します。
「ノートの既読管理システム」としての活用
ノートをすぐに共有できるのも、Evernoteのメリット。例えば Evernote で議事録を作成して、その場でノートをチームメンバーへ共有すれば事務作業を大幅に削減することができますよね。
そんなとき、共有した情報がチームメンバーにしっかり伝わっているか確認することが出来たら更に便利ですよね。実はタグを活用することで、Evernote でもノートの既読管理を実現することができるんです。
タグを活用した既読管理システムは、以下のように設定できます。
１． ノートを共有するメンバーの個人名タグを作成
２． 共有するノートに、メンバー全員の個人名タグを設定
３． ノートを共有されたメンバーは、ノートを確認後自分のタグを削除
「誰がどのノートを見ていないのか」「誰がどのノートを確認する必要があるのか」を、一目で把握することができるので確実な情報伝達が可能になります。
また、個人名タグを作成するときには、タグの作成方法も工夫するとその後の作業効率が大幅にアップ。
その方法が、「タグの最初の一文字を特定の記号で統一する」というもの。サジェスト機能によって、個人名タグを素早く見つけられるようになります。
例えば、チームの個人名タグの頭文字をすべて「_」で統一すると、実際にノートへタグ設定をする際に「_」と入力しただけで、サジェスト機能で過去に作成した個人名タグのみが表示されますので、簡単に選択できます。
漢字をタグの先頭に持ってきてしまうと変換する手間もかかってしまうため、覚えやすい記号を活用するのがおすすめです。
作業のステータスをタグで表示
個人での利用でおすすめなのが、こちらの活用方法。
たとえば、「処理前」・「処理済み」などのタグを事前に作成しておくと、「とりあえず Evernote に資料を入れたけど、時間がないから後でゆっくり確認したい」といったときに非常に便利です。
「処理前」のタグを設定し、一日の終わりに「処理前」タグが設定されているノートを確認する習慣をつければ、保存した情報を確実に確認することができます。
また、Web クリッパーを使って Web ページを Evernote へクリップする際は、あらかじめ作成しているタグのみ設定することができるので、必要なタグを事前に作っておきましょう。
このように、タグのアイデア次第で様々な使い方ができる Evernote。仕事でも使いたい場合は、添付文書も検索でき、オフラインノートブック、コンテキストなど、より高機能な Evernote プレミアムか、管理者によるタグの管理も可能な Evernote Business がお勧めです。Evernote Business のお申込みはこちらから
