もしウェディングプランナーが Evernote を使ったら?

人生の最も幸せな瞬間である結婚式。その舞台裏を支えるウェディングプランナーの仕事は、接客や企画、外部との調整、予算・進行管理など多岐に渡ります。特に、一人のプランナーが終始担当する場合は、同時進行で複数のお客さまの進行状況を把握して、作業を進めていかなくてはなりません。 そこでポイントになるのは、いかに効率的にかつミスなく進められるか、ということ。今回は、私自身が見聞きしたことをもとに、ウェディングプランナーの仕事で Evernote Business を役立てる方法をお伝えしたいと思います。特に、自由なスタイルの演出ができる、小・中規模の式場にお勤めの方におすすめなので、ぜひ参考にしてみてください! 議事録を共有し、作業ミスや対応の遅れを防止 まず、お客さまごとにノートブックを作りましょう。お客さまの個人情報を保管しているデータベースは別にあるかと思いますが、Evernote Business は定型化できない情報(紙、写真、イラストなど)を保存しておくのに最適なので、併用することをおすすめします。 お客さま別ノートブックには、打ち合わせの議事録を保存。結婚式の当日を迎えるまでに、一組のお客さまと何度も打ち合わせを重ねて、細かいことを決めていきますよね。いつ何を提案したか、どんな要望があったか、次回までの ToDo と作業進捗を一つのノートにまとめていきましょう。また、締め切りの ToDo を含むノートにはリマインダーを設定すると、忙しいときでも「うっかり忘れてた!」ということがありません。 自分が接客や外出をしているときに、お客さまから問い合わせの電話がある場合も多いと思います。そんなとき、別のスタッフが対応することになっても大丈夫。Evernote Business 内の議事録を見れば進行状況がすぐに分かるので、その場ですぐに回答することができ、ひいてはお客さまの満足度アップにもつながります。 ノートブックには、紙類をスキャンしたものも入れましょう。たとえば、お客さまからお預かりしたプロフィールシートや招待状・フォトアルバムの申込書などの各種提出物。さらに、引き出物やプチギフトが決まったら、ギフトカタログの商品掲載ページもカメラで撮って保存しておくといいでしょう。これで必要なとき必要な情報にすぐアクセスできるので、「あの資料、どこ行ったっけ?」と探し回ることがなく、作業の無駄がなくなります。 過去の知識・経験を活用し、オリジナルのプランを提案 演出の自由度が高ければ高いほど、お客さまが希望するテーマや雰囲気に合わせて、内容を細かく提案していくことが必要になります。「自分たちらしさを出したい、けど具体的な案が思い浮かばなくて…」というお客さまも多いと思いますが、そんな時こそ、プランナーの腕の見せどころです! そのために、過去に自分が担当したユニークな結婚式や、Web サイト、雑誌で見つけたさまざまな結婚式のイメージを、共有のビジネスノートブックに保存しておきましょう。この蓄積されたイメージと、事前にヒアリングしたお客さまの理想の結婚式のイメージを組み合わせることで、オリジナルの結婚式プランが提案できます。多くの業務を抱える中、リサーチや企画を毎回一から行うのはとても大変なので、過去の知識や経験をなるべく生かすようにするといいでしょう。 このほか、装花やメイク、司会、写真撮影などを委託している業者の情報も、共有ノートブックに保存。過去の仕事ぶりやお客さまからの評判はどうだったかなどを一緒に書き込み、定期的に見返すことで、サービスの質の維持・向上にも役立ちます。 無駄な作業を省いて、大事な作業に時間を費やす サービス業はどこも競争が激化しています。ブライダル業界でも、次々と新しいサービスが出ているだけでなく、結婚式場以外の場所で式を挙げたり、あるいは式を挙げないという方も増えています。そんな中、「選ばれる式場」になるために必要なのは、情報を保存・検索するための手間を省いて、「お客さまと向き合う」という大事な作業により多くの時間を費やすことではないでしょうか。 では最後に、モチベーションが上がる Evernote Business の活用法をご紹介したいと思います。Evernote Business は、基本的にはチームで使うものですが、自分だけしか閲覧できない「非公開ノートブック」を作ることができます。そこに、お客さまからの感謝の言葉や、もらった手紙・ハガキなどを保存しておきましょう。モチベーションが下がってしまったときにこっそり読むと、きっとパワーが湧いてくると思います!