オフィスの整理整頓に、複合機で Evernote に自動保存

この記事は NTTドコモによる寄稿です。 NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business 2016 年も残り約 1 ヶ月になりました。働くみなさんにとって、年末に向けてやる事の一つといえば、オフィスの整理整頓ではないでしょうか。身の回りの整理をして、気持ち良く新たな年を迎えたいですね。 今回は会社にある複合機を使い、デスクに溜め込んでしまった資料や、保管場所に悩む全ての書類を、Evernote へ簡単に保存する方法をご紹介します。 大量の資料をスキャンするには、スキャナーを使用すると良いでしょう。ご存知のとおり、日常的にスマートフォンや ScanSnap を使い、名刺や配布された資料を Evernote へ保存するのはとても便利です。しかし、大量に溜まった書類を一度にスキャンする場合には、少し時間がかかってしまいます。そこでスキャナーの出番ですが、会社にある複合機を利用した場合の手順をご説明します。 やり方は 2 通りです。まずは、複合機にメール送信機能が有るか無いかをご確認ください。 複合機にメール送信機能がある場合 お使いの複合機に、スキャンしたデータをメールで送信する機能がある場合、Evernote のメール転送機能を使って保存するのが最も簡単です。会社のパソコンが Windows でも Mac でもご利用可能です。 1. Evernote 転送用メールアドレスを確認しましょう。 Evernote 転送用メールアドレスは、Evernote にメールを転送して保存するためのアドレスです。アドレスは、☓☓☓☓☓☓@m.evernote.com のような形式で、各ユーザに専用のものが割り当てられます。自分のアドレスは、アカウント設定から確認ができます。 2. 複合機に転送用アドレスを登録しましょう。 複合機のアドレス帳にスキャンデータの宛先を登録します。登録方法は、ご使用の複合機ごとに異なりますので、お調べ頂き、設定してください。 3. 複合機でスキャンするとメールが送信され、自動的に Evernote に保存されます。 なお、メールの件名を変更することができれば、指定したノートブックに保存することも可能です。メール送信については「実は仕事で使えるメール機能。どこからでも投稿、追記、リマインダー」も参考になります。 複合機にメール送信機能がない場合 お使いの複合機がメール送信できず、フォルダへの保存のみの場合は、Evernote Windows 版にあるインポートフォルダ機能を使うのが便利です。(Windows のみ対応) 1. 複合機の保存先をネットワークドライブに割り当てましょう。 複合機でスキャンしたデータの保存先がファイルサーバのフォルダの場合、そのフォルダを Windows の「ネットワークドライブの割り当て」で任意のドライブ名に指定します。 2. Evernote でインポートフォルダを指定しましょう。 Evernote Windows 版で、インポートフォルダを 1. で割り当てたドライブ名に指定します。 Evernote for Windows でインポートフォルダを作成する方法 3. 複合機で保存先を指定してスキャンすると、Windows PC を経由し、自動的に Evetnote に保存されます。

Continue reading…