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受注書や営業日報のワークフローを Evernote Business に移行し FAX 通信コストの大幅削減と社員間の情報共有、さらにモチベーション向上を実現

1935 年の創業以来、菓子製造・販売で大きな実績を築き、1988 年の法人設立、さらに 2012 年の M&A と着実に成長を続けてきた株式会社金澤兼六製菓。同社では 2015 年 1 月から Evernote Business を導入して、これまで FAX で行っていた営業担当者からの受注ワークフローを大幅に効率化しました。また情報活用の面では、営業日報を Evernote Business 上に移行して、案件情報の共有やモチベーション向上を実現するなどの成果を挙げています。 (左から)株式会社金澤兼六製菓 専務取締役 中森 雄大さん・関東営業所 所長 嶋田 義之さん 情報共有と標準化に向け Evernote Business を採用 パウンドケーキ、煎餅、ゼリーなどの高品質な商品が人気を博し、全国に顧客を持つ株式会社金澤兼六製菓(以下、金澤兼六製菓)。同社が Evernote Business を導入したきっかけは、2012 年に実施された三重県の菓子メーカーの M&A だったと、専務取締役 中森 雄大 氏は語ります。 中森「この合併で 100 名以上を擁する生産拠点が新たに加わったのですが、そこを訪れて最初に抱いた印象が、業務や管理のシステムが非常に複雑化していることでした。もの作りにこだわる職人気質の半面、当人でないとわからない仕事が多く、異動や不在時の代わりがきかない。また、さまざまな業務文書も各担当者の PC 内に分散して保管されていたため、必要になるたびにどこにあるのか探し回らなくてはなりませんでした」 この状態を改善するために中森氏がまず目指したのが、情報共有と標準化の仕組み作りでした。具体的なツールやサービスを検討する中、Evernote Businessのセミナーに営業次長が参加し、そこで目にしたデモや事例を通して「これは使える」と感じてすぐに Evernote に問い合わせたのが、導入の直接の契機となりました。社内で現在 Evernote Business の運用リーダーの立場にある関東営業所 所長 嶋田 義之 氏は、最初に Evernote Business にふれた時の印象を、「とにかくFAXや紙の書類が多いのを改善したかったので、Evernote Business の話を聞いて、これなら可能なのではと感じました」と振り返ります。 一方、中森氏は、業務をシンプル化したいという希望に合致したことが、採用決定の大きな理由だったと語ります。同社の営業担当はベテランぞろいの分、年齢層が高く、PC の複雑な操作には慣れていないため、スマートフォンで簡単に使えるEvernote Business は最適のツールだとの判断でした。 FAX 送信を廃止して 140 万円の経費を削減 採用決定からすぐに、営業次長を含む

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「Evernote Business」の導入で、au損保がコストを大幅削減できた理由とは。

7 月 11・12 日の 2 日間にわたり「Evernote Days 2014 Tokyo」をお台場の日本科学未来館で開催しました。Evernote が日本で開催するイベントとしては過去最大規模。各業界の第一線で活躍する多彩なゲストやスピーカーを迎えて、「記憶の未来」をテーマにさまざまなセッションが行われました。 これまでに以下のセッションをレポートしてきました。 脳科学者・茂木健一郎氏が語る「イノベーションの起こし方」 投資の世界で勝ち残るにはどうすればいいのか——投資家・藤野英人氏が語る記憶の未来とは ライフハッカー、ハフィントン・ポスト、WIREDの現役編集長が語ったウェブメディアの現状と将来 写真で振り返る Evernote Days アンバサダーセッション 東大寺が1200年の歴史で受け継いできたものとは——東大寺住職・森本公穣氏が語る「記憶の未来」 「未来へと記憶を伝えるために大切なのはビジョンを持つこと」——MIT メディアラボ副所長 石井裕 氏が語る記憶の未来 デジタルレシピ研究家・花岡貴子さんと声優のほたかけるさんが、女性にオススメの Evernote 活用法を伝授 Evernote はなぜ「モノ」を売り始めたのか。井上ジェネラル・マネジャーが語る、Evernote の未来。 今回は Evernote 積田英明と、au損害保険株式会社 柳保幸 氏によるセッション「Evernote Business が作る新しいワークスペース – au損保に見る業務革新の条件」をレポートします。 「蓄積」「発見」「協力」「伝達」が Evernote の4つの軸 まずセッションに登壇したのは、Evernote の積田英明。自身も Evernote ユーザとして、仕事で気になったアイデアや提案書、プライベートの様々な情報を蓄積しているという積田は、Evernote を 4 つの軸に分けて解説します。 ・蓄積(知識・情報を蓄積) ・発見(強力な検索機能) ・協力(ノートブックの共有) ・伝達(プレゼンテーションモード) この 4 項目こそが、仕事を効率的に進める上で Evernote が重要なツールとなる理由だと積田は語ります。 「社内の打ち合わせなのに、Keynote や PowerPoint で資料を作成したりしていませんか? そうした時間を有効活用するために、Evernote では蓄積した情報を美しく表示することを可能にしています」 そうした「仕事における Evernote」をさらに推し進めたものが、Evernote Business です。個人のアカウントをそのまま利用できる Evernote Business は、現在 1

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au損保、ビジネス向けクラウドサービス「Evernote Business」導入により、業務の効率・機動力を向上 ~ 商品開発スピードの短縮化にも効果 ~

【報道発表資料】 「すべてを記憶する(Remember Everything)」ためのサービスを提供するEvernote Corporation(以下「Evernote」)は、au損害保険株式会社(以下「au損保」)が、ペーパーレス化の推進や、社内コミュニケーションの促進に向け、中小ビジネス向けクラウドサービス「Evernote Business」を導入したことをお知らせします。“いつでも、どこでも、誰でも” アクセスできる仕組みを構築することで、情報活用環境を変革し、同社の保険商品開発スピードの短縮など業務効率の向上に活用しています。   モバイル端末から手軽に利用できるという新たなコンセプトの保険商品を提供するau損保では、常に顧客や社会のニーズを捉え、タイムリーに商品・サービスに反映させることを目指しています。そのために各部署、社員間での情報共有を今まで以上に円滑化し、コミュニケーションをさらに活発化させ、業務の機動力を高める必要があり、誰もが手軽にかつスピーディに使える情報共有ツールとして、Evernote Businessを導入しました。   導入に至った経緯 採用にあたっては、様々な情報を蓄積していくことができるだけでなく、それらを簡単に検索したり、他の社員へ共有したりすることでお互いの業務に活用できるという点、また導入時の初期費用が発生せず、すぐに使える点が評価されました。また、エンタープライズ向けの情報系システムは、導入検討や導入後のトレーニングに時間がかかりがちですが、同社では普段から個人向けクラウドサービス「Evernote」に慣れ親しんでいた社員が多く、業務で導入する際にも違和感なくすぐに使いはじめることができる点も評価されました。 au損保での利用法 au損保では、営業活動に関わる報告書や、顧客と接する中で得られた商品に関するフィードバックやニーズ、プロジェクトの段取り・進捗などを、社員が日々Evernote Businessに書き込み、それらを経営陣や商品開発を担当する社内のメンバーが参照し、次のプロジェクトに活かしたりすることができるようになりました。これにより、従来のように対面での会議で新たな情報を得るのを待つ必要がなくなり、タイムリーに情報を入手・活用し、次の展開を考えられるようになったことで、よりスピーディに、効率よく新たな商品・サービス開発につなげることが可能になっています。 導入による効果 また、Evernote Businessの導入により、日々の業務において、データや資料を紙に印刷して保管・閲覧するということが減ったため、情報共有の効率化に加え、用紙・印刷コストの削減や紙資料を用意したり管理したりする人の時間の節約などの効果もありました。さらに、会議などで紙資料の準備・使用を削減した結果、最も注力すべき意見交換や創造的な議論に集中することができるなど、様々な場面で業務の効率化が実現しています。今後もペーパーレス化と意思決定の迅速化、そして生産性の更なる向上につなげるべく、Evernote Businessの活用方法・可能性を追求し、実践していくとのことです。 au損保では、2012年12月より一部の組織でEvernote Businessの導入を開始、2013年4月からは組織横断的に本格活用を始め、現在では約80名のユーザが利用しており、今後さらに拡大していく予定です。 au損害保険株式会社 専務取締役 柳保幸氏のコメント 「Evernote Businessを導入してから、商品開発やお客様への提案活動、社内会議等様々な業務の生産性と意思決定のスピードが飛躍的に向上しました。お客様のご意見やニーズを素早く取り入れ、商品開発に活かすために、社内および社外のプロジェクトに関わるメンバー間でビジネスノートブックを共有し、お客様からのフィードバックや提案活動のアイディア等、必要な情報をタイムリーに共有しています。メールのやりとりだけでは煩雑になりがちな情報や資料も、ビジネスノートブックで共有すれば、それぞれの情報の関連性がわかります。事前準備や今後何をすべきかが把握できるので、復習と予習が一気にできるという感覚です。 資料はデジタルデータのままEvernoteに入れるので、紙の資料がほとんどなくなりました。経営会議でもペーパーレスを推進していて、配布資料は会議の前にファイルでEvernote Businessにアップし、訂正があればそのファイルを修正するだけで、共有している人全員にすぐに訂正が反映されます。紙を極力排除し、Evernote Business上で情報を共有していくことは、単に紙代を節約するという以上に、情報の『見える化』が図れるのが大きなメリットです。関係する情報を一気に見渡すことができ、次のアクションに素早く結びつくようになります。問題意識を書いておくと、それに社員が回答したり提案を戻してきたりして、コミュニケーションが生まれるのです。 Evernote Businessをベースに情報の共有や蓄積をしていくことで、業務の生産性やスピードが格段に上がり、また、業務の正確性も高まったと言えます。」 Evernote Japanジェネラルマネジャー 井上健のコメント 「au損保様にEvernote Businessをご採用いただき、社内の情報共有のスピード、業務効率の向上に貢献することができ、大変嬉しく思っております。Evernote Businessは、世界で5,000万人に活用いただいている個人向けクラウドサービスEvernoteをベースとし、中小規模の企業・組織といった“ビジネス”で使いやすい機能を強化したサービスです。導入ユーザの皆さまにヒアリングをして驚かされるのは、実に様々な業種・職種・業務にて、私達の想像を超える活用の仕方をしていただいていることです。Evernoteでは今後も、Evernote Businessの導入拡大やサポートサービスの提供を通じて、オープンで生産的な職場環境づくりのお手伝いをしてまいります。」 導入事例や使い方がわかる Evernote Business セミナー Evernote Business の国内導入事例や、導入のメリットを知ることができる無料セミナーを随時開催しています。詳しい内容やセミナーの参加お申し込みはこちらから。 http://evernote.com/intl/jp/business/resources/webinars/   【イベントは終了しました】 Evernoteでは、2013年6月15日(土)にパシフィコ横浜で開催される国内最大規模の保険業界向けセミナーイベント「第15回 RINGの会 オープンセミナー」にブース出展し、本導入事例やEvernote Businessに関して詳しくご説明する予定です。ぜひSブースまでお越しください。   au損保について モバイル端末から「いつでも・どこでも・手軽に」利用できる新たなコンセプトの損害保険会社として、自転車事故に着目した自転車保険をはじめ、各種の保険を提供しています。また、自転車のルール・マナーや無事故を広く訴える「スマートサイクリングプロジェクト」など、様々な活動も展開しています。 本社:東京都渋谷区 代表取締役社長:島田 信之 ウェブサイト:http://www.au-sonpo.co.jp/ 「Evernote Business」について Evernote Businessは、社員の知識や情報を組織でスマートに活用するためのクラウドサービスです。カタログや提案資料、名刺、議事録、テキストメモ、音声録音やWebページなど、業務に必要な様々な情報を保存し、パソコンやスマートフォンなど、あらゆる端末で閲覧・編集できます。またOCRを含む優れた検索機能で、蓄積した情報を必要な時に、必要な場所で簡単に探し、活用することができます。2012年12月の提供開始以来、全世界で5,000社以上に導入されています(2013年6月現在)。価格はユーザ1人につき月額900円。 ウェブサイト: http://evernote.com/intl/jp/business/