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リモートワークで重要なコミュニケーション

7 月 24 日のテレワーク・デイに向けてその準備方法や、実際の Evernote Japan での実施方法についてご紹介してきました。 面と向かって話していれば、相手が理解できたかを表情から伺って説明方法を変えたり、また、分かりにくいところに関しては図表や文章を指し示して「この部分についてですが…」といった説明をすることも簡単ですが、リモートで働く同僚とのやりとりは細かいポイントが伝わりにくいこともあります。 今回はそうした問題を回避するために、どういったポイントに気をつけたらいいかについてまとめてみました。テレワークに限らず、普段のコミュニケーションでも使えるテクニックばかりです。 メールの基本 まずは分かりやすいメールにするためのコツです。 タイトルの重要性 タイトルにはどういうアクションが必要なのかを明記するのがよいでしょう。例えば回答が必要なメールのタイトル冒頭には【要回答】【○○までにご回答お願いします】を付ける、何かしらの期限を伝えるメールや、再度返答を促すメールタイトルには【リマインド】【再送】を付ける、など。 To と cc の使い分け 会社やチームによっても活用方法が違うと思いますが、多くの場合、To にはこのメールの内容をお願いしている相手を、cc には参考情報として知っておいてほしい相手を入れます。cc で来たメールを自動振り分けして後で読むフォルダにいれる人もいますから、文面で cc の人へのお願い事項を入れたとしても処理を後回しにされてしまう可能性もあります。 メールの書き方 長いメールは、開いた瞬間に相手を身構えさせてしまいます。忙しい時に長文メールを受け取り、「あとでじっくり読もう」と閉じてしまったが最後、結局処理するのが後回しになってしまった…、そんな経験はないでしょうか。 目的をまず書く まずは何を目的としたメールかをはっきりさせるとよいでしょう。回答が必要なのか?その場合期限はいつなのか? メールの内容 文章を書くときには、相手の立場や考え方を念頭においた上で「どんな書き方をすると一番伝わるか?」を考えて書きましょう。これはメールに限ったことではありませんね。 相手はこの件について、どれくらい知っているかを考えてみましょう。経緯や前提まで説明する必要があるか? 相手の部署や会社で、この言葉が通じるのか?社内でしか使われていない略語などは、毎日使っていると外部の人が理解できるかを忘れがちです。 長いメールになる場合は、箇条書きにしたり、番号を振って伝えたい事柄を見た目にもはっきりさせるといいでしょう。 そして、送信前にはメールを通しで一読することをおすすめします。誤字脱字、コピー&ペーストをした後に不要な部分を削除するのを忘れてしまう、といったことはやってしまいがちです。 チャットの場合 チャットでは長い文章を推敲せずとも、短いメッセージを続けて送信できるのがよいところです。相手がチャットできる環境であれば、すぐに質問も受けられますし、普通に会話するのと同様のコミュニケーションが可能です。 一方、相手からの回答がすぐに来ない場合もあります。メッセージを見逃しているだけの場合もあるでしょうが、お客様の対応をしていたり、他の仕事で手が話せない状況であることも考えられます。よって、回答がないからといって、何度もメッセージを送るのは迷惑になってしまう可能性があります。急ぎで返信が必要な場合には電話をかけるのも一考でしょう。 画像やスクリーンショットを活用 百聞は一見にしかず。視覚に訴える説明は、より直接的に伝わります。さらに、単純に画像やスクリーンショットを添付するよりは、そこに分かりやすい指示も描き込めば、さらに分かりやすくなります。Evernote では、ノートに添付した画像に矢印や図形、文字を使って説明を描き込むことができます。 Evernote プレミアム、Evernote Business では、PDF ファイルへの描き込みも可能です。しかも、描きこんだポイントを「注釈サマリー」として追加することもできます。 以下で、Evernote で画像に描きこみを行いたい場合の編集画面呼び出し方法をご説明します。 Windows の場合 1. ノートを開き、注釈を入れたい画像上にポインタを合わせると、以下のアイコンが表示されます。 2. 左側の「注釈」ボタンをクリックします。 Mac の場合 1. ノートを開き、右上に表示される「注釈」ボタンをクリックします。 2. ノート内に含まれる画像の一覧が表示されますので、注釈を入れたい画像をクリックします。 3. 1.の代わりに、注釈したい画像上で右クリック(Control + クリック)し、「この画像に描き込み…」を選択することも可能です。 iPhone・iPad の場合 1. ノートを開き、注釈を入れたい画像をタップします。 2. 画面下に表示される「注釈」ボタンをタップします。 Android の場合

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さまざまな場所で活躍するスタッフの情報共有とコミュニケーションを Evernote Business がサポート

レザースーツなどのバイク用ウェアで知られる株式会社クシタニ。「KUSHITANI」ブランドの高い品質は、世界の GP(グランプリレース)ライダーから個人まで幅広い愛好家たちを魅了しています。同社では全員が Evernote のアカウントを持ち、Evernote Business を中心にあらゆる社内の情報共有を行うことで、業務の効率化と社内コミュニケーション促進を実現しています。 社員全員がアカウントを持ち全情報を Evernote で共有 株式会社クシタニ(以下、クシタニ)における Evernote 活用の特色は、社員全員がアカウントを持っていることです。同社では、特に社外秘とされる資料を除いたほとんどの情報を Evernote Business 上に公開。経営陣や管理職から全国の店舗スタッフまでが必要に応じて閲覧、共有できる仕組みを提供しています。現在は管理担当者を中心に 9 名が「Evernote Business アカウント」、営業担当者を中心に 10 名が閲覧・編集権限やファイル容量およびノートブック数が強化された「プレミアムアカウント」、そして残りの全社員、約 30 名が保存・閲覧のみ可能な「無料アカウント」を持っています。 同社が初めて Evernote を導入したのは 2010 年。それ以前にも他のグループウェア製品を導入したものの、スケジュール管理が主体で、業務で扱う各種ファイルが添付できないといった問題がありました。そこでより使いやすいツールを探していたところ、Evernote が目にとまったと、同社の広報部 櫛谷 信夫氏は語ります。 (左から)株式会社クシタニ 広報部 櫛谷 信夫さん・株式会社クシタニ 世田谷店スタッフ 藤野 亜弓さん 櫛谷「どんな形式のファイルでも簡単に保存・共有できるところが評価のポイントでした。今では、業務に必要なすべてのファイルが Evernote Business 上に置かれています」 出勤簿や各店舗の売上報告書などもすべて Evernote Business 上に保存しているため、社員は毎日使用するうちに自然と操作を覚え、IT ツールの導入時にありがちな利用頻度や習熟度のばらつきもなく全社的に定着することができたといいます。 社内外への情報発信ツールに Evernote Business を活用 Evernote Business 導入以前から約 3 年間、「プレミアムアカウント」と「無料アカウント」のみで業務を大きく効率化してきた同社が、さらに Evernote Business の導入を決めたのは 2013 年 7 月。カタログ制作のワークフロー改革がきっかけでした。 櫛谷「年 2 回のカタログ制作では、それまでも Evernote でライターやデザイナーとの素材の受け渡しや情報共有を行ってきましたが、アイテム数やページ数も徐々に多くなり、容量の問題や商品情報のセキュリティも考慮して Evernote Business

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