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Evernote プレミアムでスキャナをもっと活用

気が付けば溜まっていた書類、手書きメモ、レシート、名刺などをまとめてデジタル化するのに便利なドキュメントスキャナ。これらの紙類のデータを保存する場所として多くのユーザに選ばれている Evernote ですが、スキャナをお持ちの方からは「有償版の Evernote プレミアムではどんなメリットがあるのか?」というご質問をよくいただきます。スキャナで読み取ったデータをさらに活用するために、Evernote プレミアムがどのように役立つかを具体的にご紹介します。 1) ノートの上限サイズが 200 MB に増量 ベーシック版(無料)では 1 ノートあたりの大きさが 25 MB までに制限されるのに対し、プレミアム版ではその 8 倍の 200 MB に増えます。枚数が数百ページを超える原稿をスキャンしたり、写真や画像が多く含まれる原稿をカラー設定でスキャンしたりすると 25 MB では足りない場合があるので、プレミアムなら安心です。 2) 月間アップロード容量が 10 GB に増量 毎月の合計アップロード容量がベーシック版(無料)の 60 MB から大幅増となる 10 GB に増えるので、Evernote の容量を心配せずにスキャンを続けることができます。 3) どの端末からでもスキャンデータが閲覧可能 ベーシック版でデータを同期できる端末は 2 台までに制限されますが、プレミアム版にはこの制限がありません。スキャンしたデータはお持ちのすべてのパソコン(Windows、Mac)、スマートフォンおよびタブレット端末(iPhone・iPad、Android)からいつでも参照することが可能です。 4) 画像と PDF の両方が検索可能 スキャナで読み取ったデータのファイル形式は通常、PDF(文書)または JPEG(画像)です。Evernote では画像内の文字を検索できますが、プレミアム版なら PDF ファイルに含まれる文字まで検索可能になります。 5) スキャン → PDF に注釈を追加できる スキャナから Evernote に取り込んだデータが PDF の場合、その PDF ファイルに注釈を入れることができます。単に原稿をデジタル化するだけでなく、そのデータにさらにコメントやスタンプなどを加えることで、例えば指摘事項を強調したり、業務の指示出しといった用途にも活用できるようになります。 PDF 注釈機能に関する詳細はこちら >> いかがでしたでしょうか?ベーシック版と比べた場合に、スキャナで取り込んだデータの活用の幅が大きく広がるのが Evernote プレミアムです。

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紙をデジタル化する利点とコツ〜ペーパーレスに向けて

みなさんの周りにはどんな紙がありますか?本、雑誌、新聞、クレジットカード会社から送られてくる明細、電話代や光熱費などの請求書、そして家電製品などの取扱説明書、旅先や美術館などで集めたパンフレットや資料、ちらし…、まだまだ他にもありそうです。 限られたスペースの中で物理的に紙を保存するのは悩みの種。紙がなくなったらどれだけ家がスッキリするか、ぜひ想像してみてください。 一方で、紙の良さはもちろんあります。例えば本を読むときにページを繰る感覚や、美しいノートブックに文字を書くときの感触は、電子書籍やスマホでは味わえないものです。 つまり、紙をなくすことそのものは、目的ではありません。Evernote でペーパーレス化を進めることの 3 大メリットについて理解し、紙とデジタルのいいとこどりを進めましょう。 なくさない・すぐに見つかる 紙に書いてある情報は、目で確かめないとどこにあるか見つかりません。それどころか、どこにいってしまったかを見つけるのも一苦労ですし、最悪のケースでは紙をなくしてしまったり、紙が劣化してしまっているかもしれません。細かく分類して見つけやすくファイリングしてあったとしても、該当の書類を見つけるためには最終的に人力が必要です。 Evernote では、タイプで入力したテキストを検索できるのはもちろんですが、ノートに添付した オフィス書類、PDF ファイルや写真の中の文字(手書き文字も!)まで検索できます。つまり、紙を撮影、あるいはスキャンして写真、または PDF ファイルなどでノートに保存しておけば、欲しい情報をすぐに見つけることができるようになります。 また、Evernote はファイル形式で保存しておくストレージサービスと違い、中身をすぐに目視で確認することができます。ファイルをダブルクリックしてみて「このファイルじゃなかった」とがっかりし、次のファイルをまたダブルクリック…の繰り返しを経験したことはありませんか?Evernote なら直接中身を見ながら探すことも可能です。 どこにでも持ち運べる 大量の紙を持ち歩くのは重いしかさばるし大変です。そもそも家にあるすべての紙を持ち歩くのは、不可能といっていいでしょう。 Evernote に保存した情報は、スマホ、パソコンから、いつでもどこからでも引き出すことができます。必要なときに、いつでも見られるように、Evernote に保存しておくと便利です。 人に見せるのも簡単 一旦デジタル化してしまえば、その情報を他の人と共有するのも一瞬で終わります。Evernote は相手が Evernote を使っていなくても簡単にノートを共有することができます。 次に、実際にデジタル化を進める際のヒントを 2つ。 大事なのは紙そのものですか?内容ですか? 紙そのものが必要なのか、あるいはそこに書かれた内容・情報が重要なのかを考えてみましょう。 例えば契約書はデジタル化したからといって原本を捨てるわけにはいきません。でも、デジタル化しておけば内容を外出先などから確認することはできます。 逆に、内容や情報が重要なケースの例は、マニュアルや様々なパンフレットなどです。Evernote に一旦保存してしまえばオリジナルの取扱説明書、ちらしなどは処分できます。最近は取扱説明書やパンフレットの PDF ファイルをダウンロードできる会社も増えています。こうしたファイルを入手して Evernote に保存すれば、さらに簡単です。 お子様の絵や工作で作った作品などを保存して、後でそれをなつかしむ、といった使い方もありますね。 カメラやスキャナを活用 Evernote カメラを利用して、身近な紙をデジタル化しましょう。Evernote カメラで書類などを撮影すると、書類の隅を自動的に検出し、画像を最適化して保存します。また、ポストイットノートなら、色毎にノートブックへの振り分けを行ったり、タグを付けたりすることも可能です。 さらに、大量の紙をデジタル化したいという方には、ドキュメントスキャナがおすすめです。その利点はとにかく速いこと。そして美しくデータ化することができます。 来週は、そのドキュメントスキャナの中でも Evernote との親和性が特に高い ScanSnap を開発・販売する PFU の社員インタビューをお届けします。

ベストマッチ: クラウドとスキャナ

Evernote は様々な他社製サービスやアプリと連携しますが、ソフトウェアだけではありません。ハードウェア製品、特に紙類をデータに変換するドキュメントスキャナとは相性抜群です。 スマートフォンやタブレット端末の登場によって、外出先でも自分のメモやファイルを気軽に閲覧できるようになり、2010 年頃を境に Evernote や Google ドライブ、Dropbox といったクラウドサービスの需要も一気に高まっていきました。ドキュメントスキャナを使って家にある雑誌や本をデジタル化する「自炊」という言葉が一般的に浸透し始めたのもこの頃です。 大量の書籍を短時間でクラウドへ保存できるので、部屋が片付くのはもちろん、以前なら押入れの奥にずっと埋もれていたような本を、モバイル端末からいつでも検索して読めるようになったことが人気を呼びました。特にドキュメントスキャナの ScanSnap シリーズ(PFU 社)は Evernote との相性が非常に良く、自炊ブームの火付け役になったと言われています。(2013 年には Evernote 限定モデルの ScanSnap を共同開発したほどです。) 数多くあるクラウドサービスの中で、スキャンデータの保存先として Evernote が多くのユーザに選ばれている理由には、次の要因が挙げられるのではないでしょうか。 マルチプラットフォーム: Mac、Windows、iOS、Android に対応しているので、どの端末からでも自分のデータにアクセスできます。 優れた閲覧性: Evernote の特長は、データが見やすく整理されることです。複雑なフォルダ階層がなく、ファイルを毎回ダブルクリックして開かなくても、中身を簡単に確認できます。 高度な文字認識: 活字だけでなく、手書き文字や写真の中の文字まで検索できます。プレミアム会員なら、スキャンした PDF ファイルの中まで検索可能です。 家庭からオフィス、自炊からペーパーレスへ スキャナと Evernote の組み合わせは、すぐに仕事の世界でも「ペーパーレス」というコンセプトのもと広まっていきました。長年溜まり続けてきた紙文書を整理するという課題は、どこのオフィスでも共通の悩みだったのかもしれません。 客先でもらった名刺やパンフレット、顧客との契約書、プロジェクトの企画書、レシート・領収書、製品仕様書、記入済みのアンケート用紙、ミーティングの手書きメモなどを Evernote へスキャンしておくことで、紙を大量に減らしたりデータのバックアップを残せるだけでなく、それらをすべて検索可能なデータとして社内でずっと保管できます。 ここで一つ、重要なポイントがあります。ペーパーレス化が目的でスキャナと Evernote を業務に使う場合は、上位機種のドキュメントスキャナを強くおすすめします。スキャナの性能がそのまま業務効率に直結するからです。 (高性能な)スキャナでできることの例を以下に挙げます。 高速読み取り: 機種によっては、50 枚の原稿を約 2 分でスキャンしてしまいます。複合機の前に立って 1 枚ずつスキャンするよりも、時間を大きく節約できます。 正確な読み取り: 給紙性能の評価が高いスキャナを選びましょう。2 枚以上を同時に給紙してしまう「重送」や紙詰まりエラーが頻繁に発生すると、スペック上の読み取り速度がいくら優れていても意味がありません。 スキャンデータの自動処理: 用紙サイズの検出、文字列の傾き補正、ページの向きの補正、白紙ページの削除といった画像処理が自動的に行われるので、作業時間の節約になります。 無線スキャン: USB ケーブルを使わずに、Wi-Fi 経由でタブレットやスマートフォンへ直接スキャンできる機種もあります。置き場所を選ばないので省スペースになります。 Evernote Business でも活用 法人向けサービスの Evernote Business をお使いの職場であれば、スキャンデータの保存先に社内で共有するビジネスノートブックを指定することで、会社の所有データとして有益な情報を蓄積しながら、一ヶ所に集約できます。 また、通常のスキャンは PDF 形式で保存されますが、Evernote

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ScanSnap Cloud で、Evernote をもっと便利に活用

すでにご存知の方も多いとは思いますが、株式会社 PFU の新しいサービス「ScanSnap Cloud」に、 Evernote が連携しました。ScanSnap Cloud は、 ScanSnap iX500・iX100 スキャナをご利用中のユーザに無償提供されるサービス。コンピュータやタブレット、スマートフォンを使わなくても、スキャンしたデータを、 Evernote をはじめとしたクラウドサービスに直接取り込むことができるというものです。 原稿の仕分けからデータの最適化、保存までがワンプッシュで可能に 紙の領収書や FAX、手書きのメモ、作業マニュアルや名刺、写真など、オフィスは様々な紙で溢れています。これらを簡単にデータ化して保存し、必要に応じて検索・閲覧できるようにするのが、ScanSnap Cloud と連携した Evernote です。 ユーザは、ドキュメントを ScanSnap にセットして、「スキャン」ボタンをプッシュ。これだけで、「文書」「名刺」「レシート・領収書」「写真」が自動判別され、あらかじめ指定した Evernote 上のノートブックに、データが保存されます。 このとき、イメージデータの最適化処理(自動サイズ検出、向き補正、白紙ページ削除など)は ScanSnap Cloud 上で自動で行われるため、ユーザが追加で作業を行う必要はありません。 さらに、「文書」のタイトルは、スキャンした文書の中から分かりやすいタイトルを抜き出し、日付と組み合わせることで、自動生成されます。 こうして Evernote 上に保存されたデータは、オフィスからだけでなく、出張先や電車の中など、いつでもどこでも見ることができます。Evernote の強力な検索機能は、画像の中の文字や手書き文字も認識しますので、必要なときに必要なデータをすぐに取り出すことができます。 ScanSnap iX500・iX100 スキャナをお持ちの方は、こちらのウェブサイトをご参照の上、ぜひお試しください。 * ScanSnap Evernote Edition スキャナに関しては、スキャンした文書の自動判別と、Evernote への自動保存をデフォルトで行っていただくことができます。そのため、ScanSnap Cloud との連携はございません。

大学教員がおすすめする、大量の論文を管理するための Evernote 活用術

成蹊大学・理工学部で教員として勤務し、「材料工学」分野を専門に研究を続ける酒井孝さん。自らの研究はもちろん、学生とのやりとりにも Evernote をご活用いただいているのだとか。どんな使い方をされているのか、詳しくお話を伺いました。 氏名:酒井 孝(さかい たかし) 研究室サイト: 成蹊大学・理工学部・システムデザイン学科・材料力学研究室 研究室 Facebook: 成蹊大学・理工学部・システムデザイン学科・材料力学研究室 Twitter: @sakai_zairiki 「個人用と研究室用、2 つのアカウントを切り替えながら使っています」 ――酒井さんは、学生さんとのやりとりにも積極的に Evernote を活用されているそうですね。どのような使い方をされているのでしょうか。 酒井:私は個人用と研究室用に2つのアカウントを持っています。両方ともプレミアムで契約していまして、それぞれを切り替えながら使っています。自分のアカウントには論文や研究資料などを入れ、研究室用のアカウントには学会誌などを入れています。 学会誌は1ヶ月に4〜5冊ほど届くのですが、これをイメージスキャナで PDF 化して、Evernote に入れてしまいます。私自身は普段、MacBook を使っているのですが、個人用と研究室用のアカウントは簡単に切り替えができるので、特に面倒だと感じたことはありません。この試みは 5 年以上前から行っていて、当時から今までの学会誌がすべて入っている状態です。 ――Evernote に取り込むことでどんなメリットが生まれましたか? 酒井:物理的にかさばらないのはもちろん、いつでもどこでも研究室アカウントから参照できるのは大きいですね。何よりもすばらしいのは、キーワード検索できること。もし、Evernote を使えないとなると、まず学会のウェブサイトから学会誌の目次を確認して、いつ頃の学会誌に求める内容が載っているのか見当をつけ、それから書架に並ぶ学会誌の現物を開くことになります。Evernote に学会誌を入れてキーワード検索を使えば、この手間を一気に省くことができますから。研究室の学生も Evernote を使っていますが、その便利さを実感するのは卒論や修論など論文を書くときでしょうか。 ――研究室での利用を機に、学生さんが個人的に Evernote を使いはじめるということはありましたか? 酒井:そういうこともあるみたいですよ。もともと、うちの研究室はクラウドを推奨していて、学生にはローカルな HDD にデータを入れるなと教えています。ローカルでは PC を落としたり、忘れたりする危険性がありますからね。データをアップするのは Dropbox。連絡には Facebook を使っています。 ――メールは使わないのでしょうか。 酒井:メールは便利なのですが、1:1 の閉じたやりとりになることが多いのです。クローズドではなく、オープンな形でやりとりすることを心がけています。何かお知らせを出すときもメールではなく、Facebook に配信していますね。Evernote のノートの共有リンクを Facebook に貼り付けて使うことも多いですよ。 「Evernote は、いわば研究室の書架がつねに目の前にあるようなもの」 ――酒井さんご自身のアカウントの使い方についても教えていただけますか。 酒井:まずは自分で執筆した論文の管理ですね。執筆した論文のすべてを PDF 形式にして Evernote に保存しています。論文集に掲載された論文は、通常は紙で 50 部のコピーが届きます。本来は打ち合わせなどで相手に渡して説明したりするのに使うのですが、これがとにかくかさばるんですよ(笑)。だったら PDF で送った方が早いですし、Evernote ノートのリンクを共有する方がいいですよね。 ――なるほど。論文は紙ですと、かなりの量になってしまいますよね。 酒井:そうなんです。全部を持ち歩くわけにはいかないですからね。自分の論文だけでなく、他の研究者が執筆した論文も同様に PDF で Evernote に入れてテーマごとに管理しています。これらのファイルを同期した

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「『意識させない』のが一番のコツです」Evernote Business 認定コンサルタントが教える、職場に Evernote を導入する秘訣

この記事はNTTドコモ様による寄稿です。 プライベートだけでなく仕事の現場でも注目されつつある Evernote。統計によると「仕事でも使っている」Evernote ユーザーはじつに全体の 3 分の 2。Evernote の便利さを会社にも広め、使い始めるにはどうしたらいい?日本ではまだ 2 名しかいない Evernote Business 認定コンサルタント(EBCC)の高木卓也さんにそのコツを伺いました。 氏名:高木卓也(NTTドコモ) リンク:NTTドコモ ビジネスプラス Evernote Business ※ Evernote Business 認定コンサルタント (EBCC) とは、Evernote Business に関する総合研修を修了した Evernote を知り尽くす公認のエキスパートです。2014 年 8 月 15 日現在、全世界で 23 名の認定コンサルタントがいます。 —— 個人で Evernote を使いこなしていくうちに、会社でも使えたらと思うことがありますよね。会社に Evernote 導入を勧める上で、どんな方法でその良さ、メリットを伝えていったらいいか、教えてください。 会社の場合、スマートフォンを使ったことがない方や、そもそもパソコンがあまり得意ではない方がいることもあり、Evernote を仕事で使うように浸透させるのは、なかなか難しいと思います。「Evernote というクラウドサービスを使い、社内情報を共有しましょう」と言ったところで、使ったことがない人には何が便利なのか、わからないですよね。Evernote がどんな仕組みで、どんなに便利かという話ではなく、まずは Evernote を意識しなくてもいいような逆転的な使い方から入って、便利さを実感してもらい、情報を Evernote にどんどん入れ込んでいくのがいいと思います。 「スキャナ」+「紙資料」の整理 —— 例えばどんな使い方でしょう? 一つめはスキャナを利用する使い方です。おそらくどんな会社でも、紙の資料ってたくさんあると思います。過去の資料をどんどんスキャンしてしまう。これで、とっておくかどうか迷っていた資料も捨てることができますよね。キャビネットの整理になりますし、なにより机の上が綺麗になります(笑) そもそもパソコンに不慣れだったら、今までどおり紙に書いてもらったものでいいんです。例えば紙に書いた報告書を ScanSnap でスキャンして送る。FAX で送るよりも簡単です。Evernote にはまったく触れていませんが、それでいいんですよ。 —— なるほど、それなら難しく考えずに使ってもらえそうですね。 もちろん最終的には Evernote を使いこなして欲しいと思いますが、徐々に慣れていけばいいんです。情報を溜め込んでいくうちに、「あ!こんなに便利」とか「案外いいかも」と思ってもらうことが大事です。どんどんたまる名刺もスキャナを使えばまとめて読み込むことができますし、他の人とも共有できるので、社員がどんな人と名刺交換しているのかを把握できます。 電話メモを共有 もう一つは、ポスト・イット® ノートを活用する方法です。外出中の社員宛に電話を受けた時、電話を取った人がメモを残しますよね。そのメモを、外出中の人が簡単に確認できるやり方をお教えしましょう。 —— そんな使い方があるんですか!ぜひお願いします。 ポスト・イット® ノートって色分けされていますよね。その色ごとに例えば黄色は鈴木さん、緑は佐藤さんと、どの色が誰宛かを事前に決めて、スマートフォンの Evernote アプリでタグやノートの振り分け設定をしておきます。準備はそれだけです。

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「ウェブ検索では見つからない、プライベートな情報こそ入れるべき」――五藤隆介さんの活用法

今回、お話を伺ったのは Evernote ペーパーレスアンバサダーに就任された五藤隆介さん。「ごりゅご.com」を主宰するブロガー・ライターの五藤さんは、Evernote をどのように活用されているのでしょうか。 氏名:五藤 隆介(ごとう りゅうすけ) ブログ:ごりゅご.com Twitter:@goryugo     「紙類の大半は現物がなくてもデータベースになっていれば十分」 ――五藤さんはペーパーレス化を図る上で Evernote をどのように使われていますか? 五藤「主な使い方としては、領収書や名刺、その他の捨てにくい紙類をまとめて入れています。たとえば年賀状って捨てにくくないですか? ものとしてとっておいてもそんなに意味はないんだけど、捨てるのは忍びないですよね。そういうときにスキャンして Evernote に入れておけば、いつでも書かれてあった内容を見返すことができるので、現物は安心して捨てることができます。それでも捨てられないという場合は、どこか引き出しの奥にでもしまっておけばOK。そう頻繁に現物を取り出す必要はないわけですから」 ――必要なものを選別して入れているのですか? 五藤「いるかいらないかを考えるのは後回しにしていますね。役所から送られてくる書類とか、チラシとか、そういうものはもらったらとりあえずスキャンすることにしています。いらないならその後消せばいいだけですし。領収書など、実物を捨ててはいけないものだけは保管してありますが、大半はデータベースに入っていれば十分なものばかりなんです」 ――結果的に紙は減りましたか? 五藤「減らせましたね。身の回りの整理整頓につながりました」 「ウェブ検索では見つからない、プライベートな情報こそ入れるべき」 ――他に Evernote はどんな使い方を? 五藤「メモ帳として使っている部分が大きいですね。覚えておきたいことや聞いた話なんかを、アプリのFastEverを使ってiPhoneからメモするんです。ToDoリスト専用アプリなどはむしろ使いません。これは僕が Evernote をPCで常に開きっぱなしにしているからかもしれませんね。わざわざ目的に応じて別々のアプリを使う必要を感じないんです」 ――最近 Evernote にはリマインダー機能も搭載されました。 五藤「ああ!リマインダーは革命的にイイ機能ですね。たとえば欲しいものの発売日とか、旅行で泊まるホテルの情報とか、そのとき必要な情報が上に出てくるのが最高です。昔はノートブックから探さないといけなかったのですが、かなり手数が減って楽になりました」 ――旅行でも使われるんですね。 五藤「旅行もペーパーレス化できましたよ。旅程や航空チケットを入れたり、パスポートナンバーを入れておいたり。旅行に行くときに必要な情報をひとつのオフラインノートブックにまとめておくと便利ですね。物質として必要なもの以外はすべて Evernote へ入れてしまう感じです。あとは見に行った試合のチケットとか、思い出になるものも保存したりします」 ――他にはどんな情報を? 五藤「自動車保険の申込番号とか、免許証のコピーとか、自分自身の情報を主に入れています。前はウェブクリップもやっていたのですが、最近はあまり積極的にはしなくなりました」 ――それはどうして? 五藤「個人的な考えなんですが、ウェブクリップって確かに役立つんだけど、そんなに重要な情報ではないと思っているんです。基本的にウェブ検索すれば出てきますからね。それよりも、人からは絶対に手に入らない情報の方が役立ちます。さっき言った保険の申込番号や免許証のコピー、色々な持ち物のサイズ、携帯電話をいつ契約したのか、漫画喫茶で何巻まで読んだのか……などは、個人の情報なので、ウェブ検索では出てきません。それが簡単に探せるところに Evernote の良さがあると思います」 五藤「なので、最近はウェブクリップでも、自分が買った物のページをクリップしています。これが地味に便利で、ノート内のURLを押せばそこからリンク先のページに飛んで、すぐに購入できるんですね。たとえばコーヒーメーカーのフィルターなど、消耗品を買うときに重宝しています。他にもネクタイの写真を入れておいて、お店に行って店員さんに『このネクタイに合うシャツをください』って聞いたりしています(笑)」 「コワーキングスペースの近くの食事処の情報を全公開しています」 ――自分自身の情報って案外覚えてないことが多いですもんね。 五藤「そうなんです。他に入れている情報も全体的にそんな感じですね。最近、Kindleでよく本を買うのですが、Gmailに購入確認メールが届いたら、Evernote に転送しています。あとは領収書も入れているので、それらをまとめて知り合いの税理士の人と共有しているんです。記帳前と記帳済みの2つのノートブックを共有して、記帳前に入れたノートの処理が終わったら記帳済みの方に移動してくださいという風にお願いしています」 ――それは合理的ですね! 五藤「おかげで領収書を渡すためだけに会うということがなくなりましたね」 ――時間の節約にもなりそうですね。 五藤「あとは……食事に行ったときのメモを写真と一緒に残してます。「見やすい自分データベース」的に。名古屋のコワーキングスペースの近くにあるご飯屋さんの情報は、そこに来ている人たちに全公開でURLを教えて共有しているんですよ。結局、視覚的な情報が一番強いので、ご飯を食べに行くときなんかは写真を入れたノートを見せると説明しやすいですね。『ここ食べに行かない?』って言えば伝わりますから」 ――もうガイドブックやグルメサイトの域ですね。 それと、Food って食に特化してるアプリではあるんでしょうけど、旅行とかイベントのアルバムとして使うのも実はオススメかもしれません。同じフォーマットで写真がまとまるのでなかなか見やすいです。 野球見に行った Evernote名古屋 ――Evernote を使ってペーパーレス化したいと考えている人にアドバイスをいただけますか。 五藤「Evernote の使い方として、よく名刺を入れなさいって言いますよね。僕も入れていますし、それもいいと思うのですが、名刺って後から見返すことがほとんどないんですよ。だから個人的にはプライベートな情報や思い出をためていくのがいいと思います」

「仕事効率化と情報共有に役立っています」――堀江賢司さんの Evernote 活用法

今回、お話を伺ったのは「Evernote 仕事効率化アンバサダー」の堀江賢司さん。7月20日に”業務用プリンターが使える世界一ワクワクする印刷工場”「HappyPrinters」正式オープンを控える堀江さんにとって、Evernote はどのように役立っているのでしょう。 氏名:堀江 賢司(ほりえ けんじ)(左) 所属:堀江織物株式会社・HappyPrinters Twitter: @kenji904 blog:東京ノマド 営業所 前回のインタビュー: 「Evernote でアナログとデジタルを一括管理」――製造業ノマドワーカー・堀江賢司さんの Evernote 活用術     「紙類をもらったらすぐにスキャンしています」 ――堀江さんには昨年、このブログでインタビューさせていただきました。あれから1年経って、Evernote の使い方に変化はありましたか? 堀江「基本的な使い方は変わっていません。ScanSnapを使った名刺管理や、ウェブクリップ、インターネットFAXを自分のGmailに送信することで自動的に Evernote に入るよう転送設定をしています。それにScanSnapの小さいモデルをいつも持ち歩いて、紙類をもらったらすぐにスキャンして Evernote に入れるようにしています。」 ――以前ですと紙の手帳も使われていましたが……。 堀江「最近、手帳を持たなくなったんですよ。以前は資料集を持ち歩いていたのですが、結局それは参照に使うだけなので、それならiPadでいいやと。オフラインノート(※プレミアム機能)を使えば布の原価表などを入れてどこでも持ち運べますからね。」 「店舗マニュアルや打ち合わせの議事録を共有しています」 ――7月20日に原宿で「HappyPrinters」というお店をオープンされるそうですね。 堀江「はい。デジタルインクジェットプリンターが主役の”世界一ワクワクする印刷工場”『HappyPrinters』を仕事仲間のデザイナーとOPENします。モノづくりを楽しみたいMakerな人たちと印刷会社の新しいつながり方ができる店、”作る工程”を楽しめる店をつくっていこうと思っています」 ――お店をオープンする過程で Evernote Business をお使いいただいたとか。 堀江「お店づくりは店長の杉原さんと進めていったのですが、そこで Evernote Business が役立ちました。たとえば、店舗の運営マニュアルが必要なので、事前に資料を作って Evernote で共有するとか。また、お店のオープンから時間が経ってプリント実績が増えてくると、ノウハウを広く共有した方が便利です。そのときは誰が何を印刷したのかをまとめて、リンクを公開するといったことも考えています。杉原さんと打ち合わせをした後、『HappyPrinters打ち合わせノート』にお互いがメモした議事録も書き入れて共有しています。」 ――Evernote Business を使ってみた感想はいかがですか。 堀江「Evernote Business は個人のノートブックが茶色、他の人と共有しているビジネスノートブックがグレー、と色違いでパッと見てわかるのがいいですね。よくあるグループウェアのように、使いたい機能が何度もクリックしないと見つけられないこともありません」 ――堀江さんの Evernote Business の共有ノートブックを拝見すると、『HappyPrintersネタ帳』や『HappyPrinters領収書・保証書』など、HappyPrinters関連のノートをさらにジャンル分けしていますね。 堀江「最初に細かくジャンルを分けてノートブックを作っておくことにしているんです。その方が”何を入れたらいいのかわからない”という状況に陥らなくて済みますから」 ――具体的にどんなノートがあるか教えていただけますか。 堀江「そうですね、たとえば『HappyPrinters機材関連情報』なら、プリンターやインクジェットのカタログをスキャンしたものだったり、説明資料やガイダンス、お役立ち情報などが一覧できます。『HappyPrintersネタ帳』にはウェブを見ていて気になった記事や、HappyPrintersに関係ありそうなネタを色々と入れている感じです。『HappyPrinters名刺入れ』はHappyPrintersに関係する方の名刺を店長と私でどんどん入れるノートブックです。名刺にはその方とどのイベントで名刺交換したのかがわかるように、イベント名でタグ付けしています。それ以上細かいタグづけは面倒なだけであまり意味がないですから。Evernote Business は、店長と二人で持ち寄った情報が入ったナレッジマネジメントのツールになっています」 ――SkitchやEvernote Clearlyも引き続き使っていただいているのですね。 堀江「ええ、クリップする際、サイトのデザインがごちゃっとしているときはClearlyを使っています。Skitchはデザインの修正案を店長とやりとりするときに使っています。たとえばこの画像は元々ワードで注釈を入れているファイルなんですが、そこにさらに新機能の『スタンプ』を使ってコメントを入れています。あと最近だとiPadでPenultimateも使い始めました。意外とサクサク書けるのが気に入っていて、ウェブサイトや製品のコンセプトをサッと書くのに使っています」 「Evernote と他のツールを使い分けています」 ――Evernote の他に仕事の効率化を図るために使っているツールはありますか? 堀江「私は Evernote での共有は”見てくれたらいいなぁ”くらいの感覚で使っていて、共有したことを積極的にお知らせしたい場合はFacebookを使うことにしています。そこは使い分けですね。ウェブの記事を後で読むのにはPocketを使っています。Evernote にもクリップはするのですが、ニュースや仕事に関係のない単に面白い記事などはPocketで読み、Evernote に入れるのは仕事やHappyPrintersに関係した情報です」 ――最後にアンバサダーとして、Evernote を始めようと思っている人にアドバイスをいただけますか。 堀江「Evernote

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「使い始めてから、とにかく紙が減りました」──森美術館館長・南條史生さんの活用法

アートと Evernote。一見遠い存在に見えがちですが、アート分野でも Evernote を使って自分の仕事や創作に役立てている人がいらっしゃいます。六本木ヒルズ・森美術館館長の南條史生さんはさらりと自分流に使うその一人。海外を飛び回り、慶應義塾大学講師も務めるなど、多忙を極める日々の中で Evernote がどんな役割を果たしているのか、南條さんにお話を伺いました。 氏名:南條史生(なんじょう ふみお) 所属:森美術館   「紙類は全部スキャナで取りこんで Evernote に上げています」 ――南條さんはお仕事とプライベート、どちらで Evernote をお使いですか。 南條「仕事でもプライベートでも使うけど、どちらかといえば仕事ですね。海外へ行くことが多いので、出張のノートブックを作って、そこに飛行機のチケットや旅のスケジュール、現地の情報など必要なものをどんどん入れておきます。このノートブックをオフラインノートとして設定しておいて、インターネットにつながらない旅先でも自分に必要な情報を確認しています。旅行や出張が終わったら、それが旅のアーカイブになるわけです。写真だけは Flickr と Picasa を使ってますけどね」 ――なるほど、旅の準備と記録を同時に Evernote で行えるわけですね。 南條「プライベートだと、レストランの情報を入れてますよ。これから行きたいレストランの情報とか、一度行ったレストランのショップカードとか。雑誌で気になったお店があれば、ページをスキャンして保存しています。日本と海外でノートブックを分けて整理していますね」 ――仕事で世界中を飛び回る南條さんならではの使い方ですね。 南條「他には、送られてきた展覧会のチラシとか招待状も保存していますね。紙ものは全部スキャナで取り込んでそのまま Evernote に上げています。仕事柄、とにかくデスクに紙が多いんですよ。デスクの横幅が 2メートルくらいあるんですが、すぐ書類やファイルが積み上がってしまいます。一番困るのは大きな会議やプロジェクトの報告書で、捨てるわけにもいかないけど、1 冊あたり 数十ページあるので、全部とっておくと、とんでもないことになる。そういうときはスキャンして、Evernote に上げ、現物は処分しています。同じように本も、月に 50冊くらいはスキャンして電子化しているんです。もっとも、アート関係の本は裁断するのがもったいないのもあるので、そういうものは残しますけどね」 ――Evernote を使うことで紙を減らすことができたのですね。 南條「Evernote を使い始めたこの 1 年で紙は相当減らしたと思いますね。とはいえスキャンして減る量より増える量の方が多いから、毎日戦ってますよ(笑)」 「Evernoteのいいところは、うろ覚えでも情報を引き出せること」 ――お仕事柄、それは仕方ないことかもしれませんね(笑)。そもそも南條さんがEvernoteを使い始めたきっかけは? 南條「最初は名刺の処理をするために使っていたんですよ。それから違う使い方も考え始めて、邪魔な紙類はスキャンするようになりました。名刺は今でもスキャンして入れていますよ。実は名刺のノートブックは秘書と共有して使っているんです。これなら秘書の方で名刺が必要になったとき、いちいち私が名刺を探して伝えなくても秘書が自分で検索して探せますからね」 ――南條さんは慶應義塾大学で講師もされていますが、講義にも役だっていますか? 南條「講義の資料やメモは Evernote に保存していますね。その(Evernoteの)ノートを、講義の直前にアシスタントにメールで送って、配布用資料をプリントしてもらいます。講義の概要はもうできているので、毎年それを手直しして、現状にあったものに改訂して使っていくわけです」 ――そういう、”あとから使うもの”を入れておくと便利ですよね。 南條「そういう意味では、アーティストの情報とか、そのうち行きたい展覧会の情報なんかも入れていますね。Evernote のいいところはあとから検索できること。たとえば水戸美術館で展覧会があったなってときに、タイトルがはっきりしなくても『水戸』とかで検索すれば出てきます。うろ覚えでも構わないのが強いですね。アーティストも同じで、名前を覚えていなくても、『上海のギャラリーで会った』とか、そういう断片的なキーワードから情報を検索で引き出せるのが便利です」 「バックアップは、むしろクラウドの方が信頼性が高いです」 ――名刺にしてもアーティスト情報にしてもそうですが、ずっと覚えておくほどでもないけど、完全に忘れるわけにはいかない情報の倉庫として使われているんですね。 南條「そうですね。それにバックアップの意味もあります。実は一度、仕事で撮りためてきた写真がハードディスクの故障で消えてしまったんですよ。そのときは別のハードディスクにバックアップをとっておいたから助かったのですが、そうやっていちいち複数のハードディスクにバックアップする作業も大変だし、だったら大切なものはクラウドに上げておけばいいやと」 ――Evernote に限らず、クラウドサービスを仕事で使うとなると、セキュリティを気にされる方も多いです。 南條「セキュリティの心配もわかりますけど、コンピュータに入れた時点でどうしたって漏洩する危険性はありますからね。ハードディスクが飛んだ事件があってからは、むしろクラウドの方が信頼性が高いという結論に至りました。もちろん自分でハードディスクでバックアップしておくことも大切なんですが、加えて Evernote を使うといいですよね。私にとって Evernote は、バックアップと整理整頓、そして仕事の管理をするための重要なツールなんです」 ――ありがとうございました。