Tag スキャン

スマホ・タブレットで書類を簡単にスキャン

モバイル版の Evernote アプリには、紙文書やチラシ、領収書、名刺、付箋、ホワイトボードなどを手軽にスキャンできる「ドキュメントカメラ」という人気の機能があります。お持ちの iPhone、iPad または Android 端末のカメラを書類の上にかざすだけで、きれいにデジタル化して Evernote に保存することが可能です。 シンプルな操作手順 ドキュメントカメラの操作は、ほとんどが自動化されています。原稿の撮影(フォーカスとシャッター操作)、傾きやコントラストなどの補正、および種類の判別などが自動的に処理されるので、操作がとても簡単です。 1. モバイル版の Evernote アプリを起動します。 2. カメラモードを起動します。 iPhone・iPad の場合: 中央下の「+」を長押しして表示されるカメラアイコンを選択します。 Android の場合: 右下の「+」をタップして表示されるカメラアイコンを選択します。 3. 端末のカメラをかざすと自動的にスキャンが始まり、きれいに補正したデータが生成されます。 4. データを確認したら、保存ボタンをタップします。 ビジネスパーソンに役立つ「名刺スキャン」 ドキュメントカメラは原稿の種類を自動判別してくれます。それが名刺の場合は、記載された名前、社名、役職、メールアドレス、電話番号といった連絡先情報を抽出したノートに自動変換されるので大変便利です。(注: この機能をご利用いただくには Evernote Business または Evernote プレミアムが必要です。) *名刺スキャンについて詳しくはこちら Evernote に入れるメリットは? 一度 Evernote に保存されたデータは他の端末にも同期できるので、原本が手元に無くてもパソコン・タブレット・スマートフォンの Evernote アプリからいつでも参照できるようになります。さらに、Evernote では画像内の文字も検索可能なので、スキャンした書類のデータを見つけるのが簡単です。 検索対象には活字と手書き文字の両方が含まれます。ポスト・イット(付箋)に書いたメモや、ホワイトボードに残した議事録などもぜひスキャンしてみてください。 Evernote for iPhone・iPad を App Store からダウンロード >> Evernote for Android を Google Play からダウンロード >>

PFU 佐藤さんが実践するハイブリッドテクニック

軽量かつパワフルなスキャナシリーズ「ScanSnap」や、iPhone アルバムスキャナ「Omoidori」といったスキャナ製品を発売する株式会社 PFU。同社の製品と Evernote の相性は抜群で、ScanSnap Cloud では取り込んだ書類を自動的に分類し Evernote にアップロードする連携機能も備えています。 そんな PFU で「Omoidori」に携わり、営業だけでなく企画や PR も担当する佐藤菜摘さんは、Evernote も使いこなしており、ScanSnapと組み合わせることでアナログとデジタルのハイブリッドな仕事環境を作り上げました。 そんな佐藤さんの Evernote 活用テクニックを取材しました。 手書きでメモした紙を ScanSnap と Evernote で電子化 ――本日はよろしくお願いいたします。佐藤さんはいつごろから Evernote をお使いに? 佐藤:2013 年くらいから使い始めました。ただ、最初は登録しただけという感じで、本格的に使いだしたのはここ 1、2 年くらいです。それまで私はものすごいアナログ人間で、手帳もノートも紙のものを使っていたんですよ。 ――それがなぜ Evernote に? 佐藤:忘れ物やなくし物が多くて、せっかく手帳を使っていても生かせないことも多かったんです。何とかならないかなと考えて、Evernote を使うことにしました。 ――Evernote の使い方を教えてください。 佐藤:私、メモ魔なんです。もとはノートやらメモパッドなどあらゆる紙にメモが分散していたのですが、今は Evernote に何でも保存するようにしています。たとえば仕事について思いついたアイデアのメモです。まず A4 の紙やメモパッドにアイデアを書いて、それを ScanSnap でスキャンします。ScanSnap Cloud で Evernote と連携しているため、スキャンしたデータは自動的に設定しておいたノートブックに保存されていくというわけです。スキャンし終わった紙は捨ててしまいます。紙の枚数が少ないときは、スキャンアプリ Scannable を使うこともありますね。 紙と電子のいいところ取りをしている ――Evernote に直接メモするのではなく、紙に書いたものをスキャンするのですか? 佐藤:はい。やっぱり紙には紙のいいところがあるんですよ。たとえば図形や絵を描いたり、マインドマップみたいにどんどんアイデアを展開していくのは手書きの方が圧倒的に楽ですし、速いです。だけど、紙のままでは後から検索することもできませんし、なくしてしまったらそれまでです。なので、「紙でアイデアを形にして、それを電子化して Evernote に保存する」というやり方が私にはベストだったんです。 ――なるほど。紙と電子のいいところ取りというわけですね。 佐藤:ええ。他にも紙の方が向いている場面はあります。たとえば商談中のメモにしても、まだまだ PC をいきなり開くのに向いていない業界は多いです。そういった場合も、ノートに手書きでメモしておいて、後からスキャンというやり方は有効なんです。 ――ちなみに ScanSnap Cloud で Evernote に保存すると、ノートのタイトルはどうなるのですか? 佐藤:日付+テキストの一番上の行がそのままタイトルになります。画像だけで文字が何もない場合は日付になりますね。 タスク管理も Evernote で ――他にはどんな使い方をされていますか?

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もしウェディングプランナーが Evernote を使ったら?

人生の最も幸せな瞬間である結婚式。その舞台裏を支えるウェディングプランナーの仕事は、接客や企画、外部との調整、予算・進行管理など多岐に渡ります。特に、一人のプランナーが終始担当する場合は、同時進行で複数のお客さまの進行状況を把握して、作業を進めていかなくてはなりません。 そこでポイントになるのは、いかに効率的にかつミスなく進められるか、ということ。今回は、私自身が見聞きしたことをもとに、ウェディングプランナーの仕事で Evernote Business を役立てる方法をお伝えしたいと思います。特に、自由なスタイルの演出ができる、小・中規模の式場にお勤めの方におすすめなので、ぜひ参考にしてみてください! 議事録を共有し、作業ミスや対応の遅れを防止 まず、お客さまごとにノートブックを作りましょう。お客さまの個人情報を保管しているデータベースは別にあるかと思いますが、Evernote Business は定型化できない情報(紙、写真、イラストなど)を保存しておくのに最適なので、併用することをおすすめします。 お客さま別ノートブックには、打ち合わせの議事録を保存。結婚式の当日を迎えるまでに、一組のお客さまと何度も打ち合わせを重ねて、細かいことを決めていきますよね。いつ何を提案したか、どんな要望があったか、次回までの ToDo と作業進捗を一つのノートにまとめていきましょう。また、締め切りの ToDo を含むノートにはリマインダーを設定すると、忙しいときでも「うっかり忘れてた!」ということがありません。 自分が接客や外出をしているときに、お客さまから問い合わせの電話がある場合も多いと思います。そんなとき、別のスタッフが対応することになっても大丈夫。Evernote Business 内の議事録を見れば進行状況がすぐに分かるので、その場ですぐに回答することができ、ひいてはお客さまの満足度アップにもつながります。 ノートブックには、紙類をスキャンしたものも入れましょう。たとえば、お客さまからお預かりしたプロフィールシートや招待状・フォトアルバムの申込書などの各種提出物。さらに、引き出物やプチギフトが決まったら、ギフトカタログの商品掲載ページもカメラで撮って保存しておくといいでしょう。これで必要なとき必要な情報にすぐアクセスできるので、「あの資料、どこ行ったっけ?」と探し回ることがなく、作業の無駄がなくなります。 過去の知識・経験を活用し、オリジナルのプランを提案 演出の自由度が高ければ高いほど、お客さまが希望するテーマや雰囲気に合わせて、内容を細かく提案していくことが必要になります。「自分たちらしさを出したい、けど具体的な案が思い浮かばなくて…」というお客さまも多いと思いますが、そんな時こそ、プランナーの腕の見せどころです! そのために、過去に自分が担当したユニークな結婚式や、Web サイト、雑誌で見つけたさまざまな結婚式のイメージを、共有のビジネスノートブックに保存しておきましょう。この蓄積されたイメージと、事前にヒアリングしたお客さまの理想の結婚式のイメージを組み合わせることで、オリジナルの結婚式プランが提案できます。多くの業務を抱える中、リサーチや企画を毎回一から行うのはとても大変なので、過去の知識や経験をなるべく生かすようにするといいでしょう。 このほか、装花やメイク、司会、写真撮影などを委託している業者の情報も、共有ノートブックに保存。過去の仕事ぶりやお客さまからの評判はどうだったかなどを一緒に書き込み、定期的に見返すことで、サービスの質の維持・向上にも役立ちます。 無駄な作業を省いて、大事な作業に時間を費やす サービス業はどこも競争が激化しています。ブライダル業界でも、次々と新しいサービスが出ているだけでなく、結婚式場以外の場所で式を挙げたり、あるいは式を挙げないという方も増えています。そんな中、「選ばれる式場」になるために必要なのは、情報を保存・検索するための手間を省いて、「お客さまと向き合う」という大事な作業により多くの時間を費やすことではないでしょうか。 では最後に、モチベーションが上がる Evernote Business の活用法をご紹介したいと思います。Evernote Business は、基本的にはチームで使うものですが、自分だけしか閲覧できない「非公開ノートブック」を作ることができます。そこに、お客さまからの感謝の言葉や、もらった手紙・ハガキなどを保存しておきましょう。モチベーションが下がってしまったときにこっそり読むと、きっとパワーが湧いてくると思います!

ラグビー協会コーチングディレクター兼 U20 日本代表ヘッドコーチ・中竹竜二さんの活用法

日本ラグビーフットボール協会で、コーチングディレクターとラグビー U20 日本代表のヘッドコーチを兼務する中竹竜二さん。一方で、TEAMBOX 社の CEO というビジネスマンとしての顔も持つなど多忙を極めています。そんな中竹さんにとって欠かせないツールが Evernote。ラグビーの世界で Evernote はどのように使われているのでしょうか。中竹さんにお話を伺いました。 氏名:中竹 竜二(なかたけ りゅうじ) ラグビーの試合についてとったメモを写真に撮って Evernote に保存しています。 ――中竹さんは日本ラグビー協会のコーチングディレクターであり、同時に U20 日本代表のヘッドコーチでもありますが、Evernote はどんな場面で役立っていますか? 中竹:一番使っているのは、ラグビーの試合についてのメモです。選手の動きや、気づいたこと、戦略などを試合中や移動中のあらゆる場面でどんどん書き込んでいきます。といっても、タイピングやフリックで Evernote に打ち込むというよりは、手書きでノートにメモをとり、それを写真に撮って Evernote に入れていくことが多いですね。 ――手書きの方がお好きなのでしょうか。 中竹:そんなことはないですよ。普段はMacを持ち歩いていて、タイピングしています。以前はすべてデジタルで作業していましたが、今年から現場を受け持つようになって、それでは間に合わないことが増えてきたのです。というのも、その場で書き込む内容はテキストだけではなく、図や絵を使うことも多いんですね。そういう場面では、アナログなノートとペンの方が有効です。ただ、遠征ごとにノートをとっていると、ノートがどんどんたまってきてとにかくかさばるのです。Evernote は後から確認するのにとても見やすくて便利なので重宝しています。 それから、遠征ではコーチ陣と一緒にどこでもシートを使って試合のレビューを行うのですが、それも写真で撮って Evernote に入れていますね。とにかく自分で書いたものをすべて撮って入れています。こういうメモは、後からだと思い出せなかったりしますからね。 ――選手やコーチの前で話す機会も多いと思います。 中竹:週の頭に報告会を開いています。そういうときは Evernote のプレゼンテーションモードを使います。Apple TV を使って画面に映し出していますね。 ――そもそも、中竹さんが Evernote を使い始めたのは何がきっかけだったのでしょうか。 中竹:2010年頃に使い始めたのですが、一番の動機はMacで書いたメモを外出先でも見たいということでした。それから、ペーパーレス化したかったのもありましたね。捨てたいけど、このページだけはとっておきたいという紙ものが多くて、それを写真に撮って Evernote に入れていました。 「グラノーラ会議」の議事録を Evernote で社員と共有。日々の成長につなげる。 ――中竹さんが CEO を務めていらっしゃる TEAMBOX 社についても教えてください。そもそも TEAMBOX 社ではどんなお仕事を? 中竹:スポーツマネジメントをビジネス界に転用していくという業務を行っています。企業のトップレベルに対して、単に知識を学ぶのではなく、普段はしない体験――”カオス体験”と呼んでいます――をしてもらいながら成長を促すというマネジメントです。現在、ビジネスマネジメントはかなりスポーツの世界に入ってきていますが、逆はあまりないんですね。しかし、コンディショニングのチェックやトレーニングの仕組み、データの使い方など、スポーツの方がビジネスよりも優れている分野はたくさんあるのです。こうしたスポーツのマネジメントの仕組みを、ビジネスの世界にわかりやすく置き換えるという仕事です。 ――中竹さんならではですね。その業務でも Evernote をお使いいただいていますか? 中竹:もちろん使っています。個人でも使いますが、社員とノートブックを共有して使うことも多いです。 ――ノートブックを拝見してみると、ユニークなノートブックがありますね。特にこの「グラノーラ会議」というのは? 中竹:名前の通り、グラノーラを食べながらする会議です(笑)。誰かが会議に名前をつけたいねと言い出して、一人が「朝、グラノーラを食べながらやりたい」といったことで決まりました。実際にはそんなにグラノーラを食べているわけではないんですが……(笑)。 ――(笑)。 中竹:グラノーラ会議で私は基本的に Mac のメモアプリを使うのですが、これを Evernote と連携させており、書いた内容が Evernote に保存されるようにしています。グラノーラ会議に出席する社員とこのノートブックを共有して、それぞれが皆で一つのノートを編集しています。わかりやすく言うと議事録ですね。 ――議事録を Evernote で共有することのメリットはありますか?

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片付けのコツは「本当に好きなものだけを残す」こと——小西紗代さんに聞く主婦のための収納術

収納サロン『神戸のちいさな収納教室』を主宰するなど、整理アドバイザーとして活躍する小西紗代さん。プライベートでは主婦であり、二児の母でもある小西さんの提案する片付け術には、Evernote が大きな役割を果たしているのだとか。Evernote 整理収納アンバサダーでもある小西さんに、片付けられない人向けの整理法を伺いました。 氏名:小西紗代(こにし さよ) サイト:ちいさいおうち ~神戸のちいさな収納教室~ Facebook: @chiisaiouchi.sayo 本当に好きなものだけを残せば、いらないものが見えてくる ——小西さんは神戸で収納教室を開催されていますが、片付けに悩んでいる主婦の方は多いのでしょうか。 小西「大勢いらっしゃいますよ。物が捨てられない、片付けられないという主婦は多いです。なぜかというと、主婦って”持っていたい”んですよ。お子さんが学校から持ち帰るプリントも、旅行で買った思い出の品も、新聞や雑誌から切り抜いたページをまとめたファイルも、全部を持っておきたいと考えるんです。物が捨てられないというのは、持っていると安心できるからというのが理由として大きいんですね」 ——なるほど。家族がいると物も増えますしね。 小西「そうなんです。主婦の場合、自分一人だけの問題ではなくなるんですね。たとえばお子さんが3人いると、それぞれ学校行事の日が違っていたりして、プリントの管理だけで一苦労です。さらに自分でも仕事をしていたりすると、もう頭の中がぐちゃぐちゃになって整理できなくなってしまいます」 ——そうならないためには、どうすればいいのでしょう。 小西「やはりまずは物を捨てることからです。私は講座でよく、本当に好きなものだけを残せばいらないものが見えてくる、と話しています。自分の好きなものだけ残して、家を自分の好きなものだけのお城にするんです。一番好きなものなら長く使いますし、それ以外はなかなか買わなくなりますよね。必然的にものが増えにくくなります」 過去の思い出と未来の不安は気にしない ——とはいえ、「今度使えるかも」と思うと捨て難いものも出てきます。 小西「過去の思い出と未来の不安は気にしないことがコツですね。たとえば思い出にしても、別に現物で持っていなくてもいいのです。写真を撮ってデータ化すれば物は捨ててしまえます。私は子育て18年目になるのですが、どこかで捨てないといけない時ってくるものなんですよ。私は”捨てる”ではなく”お別れする”と呼んでいます」 ——思い出の品だけでなく、学校のプリントなども写真を撮って捨てるのでしょうか? 小西「そうですね。撮った写真の保存には Evernote を使います。先ほど主婦は”持っていたい”んだと言いましたが、Evernote ならすべての情報をつねに持ち歩けます。学校のプリントはもちろん、保険証の番号やカード番号、明細、使っている化粧品の品番、買う予定のもの……すべて Evernote に入れてあります」 ——小西さんが Evernote を使うようになったきっかけは何だったのでしょう。 小西「私が開催している収納教室で、3年くらい前に生徒さんからお薦めしていただいたのがきっかけです。ただ、最初はノートが増えすぎて、整理もしていなかったことから挫折してしまい、1年ほど使っていなかった時期がありました」 ——挫折経験があるのですね。 小西「それで、どうして挫折したのかを考えた結果、タグとノートブックを使わずにノートを増やしすぎたのが原因だったと気づいたんです。以来、タグとノートブックできちんと整理するようにしています」 ——タグとノートブックはどのように使い分けているのでしょうか。 小西「タグはパッと思いついた言葉でつけています。ノートを探すとき、検索も使いますが、タグをバーッと見ていって探せるようにもしているんです。逆引きみたいなものですね。ノートブックは分類分け。ノートブックをさらにまとめてスタックにできるのでとても便利です」 ——かなり細かく分類されていますね。 小西「はい。細分化するのがコツですね。先日、東京で開催した講座で Evernote を紹介したのですが、生徒さんにはとにかく細分化するよう言っています」 Evernote が主婦にとって理想的なのは、いくらでもデータが入れられること ——なぜ Evernote が整理ツールとして便利だと思われたのでしょう。 小西「なんといっても保存容量が無制限にあるところです。無料プランだと毎月のアップロード容量は60MBに制限されますが、それだって上手に使っていけば Evernote 自体には無限に入れていくことができます。多くのクラウドストレージの場合、全体容量に限界があるため、増えた分はどこかで減らして調整しないといけません。何度も言うように主婦はすべてを持っておきたいので、いくらでもデータが入る Evernote は主婦向け整理ツールにぴったりなのです」 ——なるほど。 小西「個人的にはリマインダー機能と、メール内容を Evernote に転送して保存できる機能が気に入っています。リマインダーは子どもの学校行事関係のノートに設定しておくと ToDo 的に使えますし、メール転送機能だと日付や相手などメールのヘッダやフッタ情報、やりとりの履歴なども一緒に入るのが便利です」 ——ちなみに、生徒さんにはまず Evernote で何をするよう教えているのでしょうか。 小西「まずは私の講座で使っているレジュメを入れるところからですね。その後は生徒さん自身の使い方で Evernote を使われているようですが、やはり学校関係の書類を入れる方が多いです。とにかく書類を手にとったらすぐに Evernote のドキュメントカメラで撮影して入れること。一旦どこかに置いてしまったらダメです。すぐに撮影して入れて、現物は捨てるのです」 ——そうするとノート数はかなりの数になりそうですが、小西さんのノート数は400くらいと、それほど多くはありませんよね。後からノートを消しているのですか? 小西「そうですね。これは人によっても違うと思いますが、私は”記録”と”情報”を分けて考えています。”記録”は残しておかないといけないもので、情報は使い終わったら捨てる、つまり削除するものです。たとえば新聞広告に載っていた新商品の爪切りを主人のために買ってあげようと思って、その部分を撮影して入れておいたのですが、これは買い終わったら捨ててしまいます。一方で、ギフトというノートブックに何をいつ誰に贈ったかという贈答の記録をつけているのですが、これは後から見返したときに役立つので、そのまま残しています。残すものと捨てるものを分類しておくと、いたずらにノートが増えないので整理が楽になります」 ——ノートを拝見していると、写真が入っていることが多いですね。たとえば化粧品にしても、品番をテキストでメモしているのではなく、写真を撮って入れていらっしゃる。 小西「写真の方がわかりやすいですからね。書き写すと間違うこともありますし、化粧品などは写真を撮って見た目で探す方が早く見つかることも多いんです。Evernote のドキュメントカメラは本当に優秀で、スキャナを買わなくてもこれだけでOKなんです。本当はScanSnapなどを買うといいのでしょうけど、主婦的には高い買い物なんですよね(笑)。その点、Evenote は iPhone だけで完結できるから楽です。ただ、生徒さんの中にはそもそも iPhone

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